企业档案信息化实践体会

刘欢

大数据时代的背景，科学技术手段的日新月异地发展，信息产生、处理、传输、存储的方式都已发生根本性质的转变，这对整个社会体系已造成颠覆性的变革，这是一个信息化的时代。而档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，作为重要的基础性工作，就更应该贴合信息化时代的特征，必须以信息技术的利用为前提，才能做到与时俱进，不断推动档案事业的全面、协调、可持续发展。正是因为档案信息化建设改革刻不容缓，国家陆续出台了多项法律法规，从立法的角度出发，指导企业档案信息化事业的规范、有序发展，并在不断加大支持保障力度。在信息化的大潮里，我作为一名档案从业者，有幸参与、并见证了我国档案信息化进程的不易与艰难，但我更坚信，我们将直面挑战，解决难题。

自本世纪初以来，我们加快推进传统载体档案数字化的步伐从未停止过，并且已成为全国范围内所有档案部门加强档案资源体系建设过程中的一项重要内容。

2002年11月，国家档案局、中央档案馆发布《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出要“加快档案资源数字化”。

2005年，国家档案局、中央档案馆发布《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，强调“推进各级基础档案信息资源库建设”。

2005年9月，档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》出台。

……

2014年，国家档案局颁布《数字档案室建设指南》，明确提出“资源建设是数字档案室建设的根本。”数字档案室应以数字档案资源建设内容为出发点，一方面是传统载体档案进行数字副本和数字资料备份、汇编，另一方面，及时将各门类新型电子档案按照齐全完整、统一标准规范进行归档管理，当然，这也对数字档案室开展各门类电子档案汇编规划工作，指出需尽最大努力实现各阶段工作成果的质量严格达标的要求。

最近，国家在作为档案事业工作开展的纲领性指导文件——《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中更加清晰地提出“各地区各部门各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。”并鼓励、提倡建立档案室工作新格局，要求“各级党政机关、企事业党委单位要大力支持档案部门加强统筹协调和业务指导，确保归档文件材料符合要求;把档案信息化纳入本单位信息化建设建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。”这些要求，强调了国家对档案工作将以系统、宏观的方式进行把控，同时也具体明确了档案工作所涉及的各级人员的职责。我作为一线档案工作者，将认真学习、贯彻执行《意见》指导精神，对这些新的工作职责将坚定地落实在档案信息化具体工作中。

从我国档案数字化政策、标准发布实施的发展进程可以看出，资源建设在档案信息化的核心地位无可动摇，具有国家认可、引导、支持保障的重要高度。我公司在进行资源建设项目过程中，对数字化成果质量的要求也十分严格，积极地制定和形成了较为完善的资源建设采集管理流程、制度、质量保证体系和采集整理规范，为我司档案信息化提供了系统的制度建设保障，也就为档案事业工作的积极开展奠定了坚实的基础。

现阶段，分公司档案系统按资源建设各项要求指标，顺利完成了结构化数据库与文档库的数据采集、属性提取、结构化和电子化数据入库与上传，更好地为公司的科研生产提供了高效、快捷、可靠的资源服务。我们在实践工作中积极完善了勘探成果数据与资料数据库系统，实现馆藏地质资料的统一规范化管理。

勘探成果资料是公司最重要的资产之一，为了完成对勘探成果资料的统一管理，提高勘探成果资料的数字化程度和资料应用能力，根据公司统一规划部署，分公司勘探部和研究院组织了勘探成果资源建设项目的实施。作为一名档案人员参与了整个项目的建设过程，让我对档案信息化的认识更多了一层。

具体来说，我们将目前档案室馆藏资料按照标准、规范的指示，完成了资料收集、数据结构化、文档电子化、成果资料入库与上传等工作，实现了馆藏资料的数字化、规范化，逐一实现全面化。并完成清理资料时应同步更新的电子化资料及时进行上传，遵从档案信息化“安全保密”的根本原则，最大程度地覆盖相关资源共享的范围，也实现了档案管理工作能提供更加快捷、优质的服务。

而勘探成果資源建设工作的开展，不仅为逐步完善地质资料的网络管理、地质资料制度建设提供了坚实的基础，也体现了我公司与时俱进，不断主动优化档案服务水平，提升档案利用效率的决心。

该项目先后分五期进行实施，历时近五年，构建了管理和应用平台，实现了勘探成果资料的统一管理，进而促进资料的应用，提高检索效率，为勘探增储服务。勘探成果档案资料在实践应用中，极大地方便研究项目资料的查询，大大缩短了科研人员收集整理资料的时间。而以往，外委外协项目在收集资料后得自行复印归档，一般都得花费2-3天时间复制准备相关资料。现在查询审批通过后，我们基本上半天就能完成资料的收集。另外，档案信息化对档案资料的保护起到了很好的作用。

我相信，对企业档案信息化进程而言，这仅仅是一个开始。资源建设作为档案信息化建设的基础和核心，由于管理对象发生了重大的变化，档案管理手段也要做出相应的调整，我们的工作理念也应有转折性的改变和突破，需要我们始终坚持以创新式思维去积极应对工作中的挑战。