浅析房产档案管理

牛俊霞

【摘要】本文通过对房产档案管理进行探究，阐述了房产档案管理的现状并提出了目前我国房产档案管理中存在的问题，以及如何进一步提升档案管理的水平。

【关键词】房产 档案 管理

房地产档案主要记载的是房屋的权属情况，所以必须要保证房地产档案的真实性，对于房屋的产权人、产权范围必须要有明确的记载，这样在进行房屋产权审核以及各种产权纠纷中档案才能起到重要凭证和参考的作用。要想发挥房地产档案的真正作用，保证档案的真实性是十分重要的。对一个城市经济的发展也具体一定的影响，随着经济和社会的发展，房产档案的重要性日益凸显，当然房地产档案管理过程中也存在亟待解决的问题。

1 房产档案管理的现状

1.1 房产档案的兼容性。由于房产管理过程中运用不同的技术，因此整理房产档案就要理解这种兼容性，才能更加科学有效的对房产档案进行管理。根据房产档案的特点，在对档案管理过程中要科学分类、整理，集中保管，这样就会更好的让房产档案发挥房产管理工作中的作用，为地方经济做贡献。

1.2 房产档案数量大、形式多、分散。各级房地产管理部门在进行房产管理工作中都会形成大量的管理资料，形式又是多样的，有文字，表，图，光盘，录像等等，在归档之前都在各个基层的房产管理、规划部门，甚至在一些个人手中。这些特点就会给房产档案管理工作带来巨大的难度。

1.3 房产档案管理抵抗风险能力较低。房产档案属于非常重要的产权材料，但是在我国产权档案抵抗风险的能力较低是一直存在的问题，造成这一现象的主要原因是受到人们对于经济思想观念的影响，在遇到一些较大型的自然灾害时或者一些不可抵御的因素时，产权档案进行抵抗风险的能力强弱就会明显的显现出来，在我国产权档案抗风险能力就非常弱。

2 房产档案管理中暴露的问题

2.1 资料保管技术性强。房产档案的数量大、形式多、分散，电子档案又是数字化信息，这个对存储设备要求很高，电子设备容易修改，也容易坏，因此电子档案保存有困难。

2.2 利用率低。在房地产档案管理中，这些档案的开放程度很低。这样的话对检查机关来说，查阅相关房产资料都是很困难的，更别说普通大众了，一些档案中还会附加一些跟房子相关的图片、录像、录音、重要数据的底板和其它影像资料等。但是，随着人们物质水平的不断提高，这些资料已经无法满足人们在这方面的需求。

2.3 重视程度不够 。房地产登记工作中有相当多的员工和房地产登记的管理者都存在这样一些误区，他们认为房地产档案的管理工作就是文件复制拷贝，也就是平常的记录一下，主要工作是保持事务性工作，不是房地产登记的主要工作，也不能为房地产登记机构创造额外的经济效益，只要安守本分，做好本职工作，保证房地产档案不丢失，房地产档案信息不泄漏，可以应付内部人员调阅，日常的对外利用、群众查询就行了。

2.4管理水平和管理手段落后。很多房地产登记的大部分员工没有经过专业的房地产档案知识培训，不了解房地产档案的重要性，对房地产档案文管理的要求、房地产档案材料的收集和整理、归档、装订等业务不是很熟悉了解。在房地产档案的收集、整理和管理过程中，工作人员的房地产档案管理意识淡薄，不按照规则对房地产档案进行整理，导致了归档出现延迟、装订不合格的现象。

3 如何进一步提升档案管理水平的对策

3.1 加强房产档案管理的信息化系统构建。建立一个全面的网络信息管理系统，充分发挥档案管理人员的作用。档案管理部门要在保护档案用户合法权益、促进档案信息开发利用、有效地维护国家档案完整与安全的前提下，加强档案法规的建设，以国家档案法规为基准，制定一套完善的符合本单位档案利用的法规制度。房产档案管理的信息化系统的构建，可以从信息采集标准，档案数字化，系统数据库应用，网络化使用等等，只有全方位的进行考虑和实施，才能更好的发挥房产档案的作用。政府应该管理部门要对自己的文件标准和规范；档案管理立卷要“以我为主”为原则进行归档；保障房产档案的质量。

3.2 抓紧房地产档案的收集工作。档案齐全完整是最关键的，由于房地产档案来源比较分散，所以要求房地产档案管理部门要切实做好房产档案材料的收集工作。当前制定了房地产文件材料归档范围、各类兼职、各类房产档案归档制度、分类方案以及专职档案员责任制的岗位目标。要选能力强的工作人员帮助收集整理房地产资料、协商房地产档案的移交问题，并深入到相关部门进行业务指导以确保做好收集工作。房产地址不清和字迹不规范、材料不全等情况要重新整理以保证系统规范和材料完整。最后要严把质量大关，认真归档卷数及案卷质量并检查档案移交目录。

3.3 加强房地产信息动态管理工作。针对房地产档案动态性的显著特点，房地产档案形成后，房产权利和房地情况不是固定不变的，房产物权处于不断转移和变更之中，动态周期极其不确定，长则几年、几十年，短则几个月、甚至几天。房地产档案体系中的簿、档图必须作相应的更改，档案目录及档案材料作动态注记，档案管理部门应加强房产信息动态管理工作，提高房地产档案的真实性、系统性和完整性。

3.4 加强深层次的信息服务。在提供服务之前要对房地产档案用户进行调查研究，准确地把握住客户的信息需求方向，有針对性地为客户提供准确的、高品质的信息服务。例如在房屋拆迁时，一些民用房屋由于使用年限已久，很难出具相关的文物保护证明，这样的话房地产档案管理部门就可以提前调查搜集整理出相关的原始资料信息，有效的为用户解决问题。

3.5 建立完善的基建档案管理网络。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立基建档案管理网络体系。要深化职能，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以制度的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员自建设项目开始，就积极介入、深入基层，加强工程建设人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。应根据建设单位的实际情况和具体要求，制定基建档案管理实施细则，细则应主要明确基建档案的归档范围、归档要求以及基建档案的移交与整理、保存与借阅等方面的具体规定。这样就可以在基建档案管理过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

4结束语：

房地产档案资料在社会经济活动中发挥着重要的作用，因此，我们要加强在房地产档案信息方面的开发，尽量提高档案信息的利用效率。从当前我国的现状来看，我们要尽最大努力解决房地产档案管理工作中存在的一些问题，以便使我国房地产档案管理工作得到十足地发展，从而促进我国经济的发展。

参考文献：

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