信息时代档案管理工作面临的问题及对策

王偲璇

云南电网有限责任公司文山供电局 云南文山 663000

摘要：随着改革开放的不断深入，我国社会经济得到了很大的发展，我国在各个领域都取得了很大的进步，尤其是在信息技术方面已经取得了非常大的进步。信息技术快速发展的同时也促使着我国档案管理工作体系不断改进和完善，尤其是档案管理各方面的工作做得更加到位，不过档案管理仍然存在很多的问题。本文首先介绍了档案管理工作里面存在的几点问题，最后给出了改善档案管理工作的几点建议。

关键词：信息时代；档案管理；问题；对策

当前看来，我国的档案管理工作所涉及到的内容非常复杂，并且涉及的面比较广，在当今形势下如果仍旧采用传统的档案管理方法已经很难满足档案管理工作的要求。随着计算机信息技术的不断发展和进步，档案的管理工作也逐渐由手工模式的传统管理逐步转变为了应用计算机信息技术的现代化管理，完美适应了当前档案管理工作的需求。为了能够实现相关机构的进一步发展，早日适应现代化管理的需要，利用计算机信息技术对档案进行管理成为了一种必然选择。

一、信息时代档案管理工作面临的问题

（—）管理人员档案管理意识缺失

很多的档案管理人员对档案管理工作缺乏重视，对档案管理工作存在误解和轻视，认为档案管理工作无关紧要，因此绝大多数的档案管理人员工作积极性不够高。由于档案管理工作没有得到应有的重视，因此档案工作在实际开展的时候一直处在无序的状态，并且档案自身的巨大作用也不能够得到有效发挥，失去了档案管理工作的意义，导致档案管理工作不能够满足当前行业发展的需要。

（二）档案管理人员能力不够

很多机构内部的档案管理人员通常都是由机构其它部门的内部员工兼任，这些人本身根本就不具备档案管理的相关知识和能力，相应的也就很难满足档案管理工作的基本要求。再加上档案管理人员一般都是年龄偏大的员工，学习能力降低再加上由于他们缺乏专业系统化的档案管理知识和技能培训，致使在进行档案管理工作时仅仅依靠日常经验进行，不能满足当今信息化时代对档案管理的要求。

（三）计算机信息技术档案管理手段比较单一

当今我国已经步入信息化时代，计算机信息技术同样也得到了很大程度的应用，计算机信息技术同样也被广泛应用到档案管理工作中。档案由于我国档案管理工作体制比较落后，使得档案的数字化科学化管理流于形式，纸质档案仍然占据档案资料的重要位置。

二、改善档案管理中面临问题的策略

计算机信息技术本身具有非常广泛的内容，把计算机信息技术广泛应用于对档案的管理工作中可以说是属于系统管理技术领域。当前我国计算机信息系统管理的自动化主要还是由操作系统通过一定的程序实现的，操作系统本身的主要作用就是对计算机信息软件、硬件资源进行充分利用，从而实现计算机信息系统的高速运转达到提高计算机信息解题时效、提高计算效率、降低费用等的目的。针对当前我国院档案管理工作中存在的问题，提高计算机信息技术在档案管理工作中的应用，可以从以下几个方面入手：

（一）建立健全部档案管理制度，让档案管理走向规范化、制度化

为了保证对档案进行更加科学高效的管理就需要建立新型的档案管理制度，有了科学规范的管理制度才能够保证对档案管理工作的规范化实施。有关的部门要把对档案所需有关信息的收集工作放到重要位置进行对待，确保收集到的信息的准确性、及时性，同时还可以通过利用电子计算机实现对档案的信息规范化管理。

（二）强化对档案管理的重视程度

首先要保证管理人员能够对档案管理工作给予足够的重视，因此首先要做的就是要提升档案管理工作人员对这一工作的认识程度，能够充分认识到档案管理工作所具有的重要意义。为了能够帮助管理人员提升对档案管理工作的认识，还可以做好对档案管理工作重要性的宣传工作，提升单位内部员工对这一工作的整体认知水平，从内心深处重视起来。

（三）改善部门机构档案管理设施

要想能够迎合时代的发展需要，实现档案管理工作的现代化发展，还需要建立和健全档案管理设施，因为档案管理现代化本身就是一个非常复杂的系统化工程，它会涉及到计算机信息、网络、信息交互、数据传输等多个领域。所以为了能够实现档案管理工作的信息化，就需要投入大量的资金，增加档案管理设备的投入，并且提升工作人员的档案管理水平。同时要想实现档案管理工作走向信息化还需要购置专门的计算机信息、数码相机、打印复印设备、刻录机等设备并且对这些设备进行电子文档一体化管理。

（四）引进专门人才保证档案计算机信息管理的安全性

随着我国信息化时代的到來，对档案管理工作人员也提出了更高的要求，要求档案管理人员不仅要具有专业的档案管理知识，还需要熟练应用计算机信息。所以现阶段引进综合型的档案管理人才势在必行。同时在进行档案管理时，档案管理工作中的安全方面一直是一个困扰大的的难题，所以在管理工作进程中一定要根据部门机构自身的实际情况设立档案计算机信息信息化管理安全保密制度，并且档案管理人员还要注意加强自身的安全和保密意识，保证关键信息不过泄露。并且档案管理人员针对一些纸质的档案要进行备份，真正保证在档案计算机信息管理过程的安全性和稳定性。

结语：

综上所述，我国如今已经步入了信息化时代，信息技术在各个行业中应用的范围越来越广。当前我国在档案管理中存在很多的问题亟待解决，为了能够切实解决这些问题，利用计算机信息技术对档案进行管理是一种不错的选择。针对当前在档案管理工作中所存在的一系列问题大力利用信息技术成为一种必然选择。为了能够更好做好对档案的管理工作，需要我们不断加深对档案管理的意义认识，并且在充分了利用信息技术的基础上建立信息一体化管理模式，最大化实现档案信息资源的共享，这样才能够保证档案资源在促进档案管理部门现代化发展过程中发挥应有的作用。

参考文献：

[1]徐辉.浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2012，23：124.

[2]李鹏.信息时代高校档案管理面临的问题及对策探讨[J].网友世界，2014，08：18.

[3]王衡.信息时代档案管理工作所面临的机遇与挑战[J].兰台世界，2013，32：90-91.

[4]张巨民.现阶段中职学校档案管理工作面临的问题与对策[J].办公室业务，2013，23：179.