关于档案管理工作的探讨

袁明华

摘 要：档案对每个人都十分重要，它牵涉到一个人从出生到死亡期间的各种基本信息，包括出生背景、学历及工作等各类信息。随着社保制度在国内地区的进一步完善，以社保制度为核心的档案管理工作在全国各地展开。因此，档案管理是一项极具现实意义的工作。本文将结合笔者在现实档案管理工作中的教训、经验和所思所想，探讨档案管理这项工作在目前所暴露的问题，并提出一些极具针对性的建议。

关键词：档案管理；管理问题；管理对策

由于档案管理的社会意义明显，所以该项工作需要从各个层面来加以完善。首先，从制度层面来说，国家政府有必要出台一些支持性的政策。其次，从管理层面来说，国家层面有必要出台一些相关的管理办法，以供相关管理人员执行。再次，从技术层面来说，管理机构可提升现有的技术水平，让管理工作更为准确到位。最后，从人员素质层面来说，档案管理需要管理人员有较好的工作态度、专业的管理水平及熟练的技术水平，才能确保管理工作的高效。

1 档案管理工作的问题

1.1 制度问题

从制度层面来看，档案管理工作在具体执行中有一些不合情理的地方。在当下的社保制度中，部门工作间的独立性较强，这就引发了一些管理上的问题。例如：每年，各个地区都有一些企业工厂倒闭，从而出现大批的下岗工人，这些工人在下岗的初期会面临生活上的困难，为了改善这个问题，国家政策中给予了下岗工人一定的扶持，下岗工人可到社保部门去领取保证金，用以维持生活，但是，时间久了后，一些有斗志的下岗工人会凭借关系或能力自己谋职，重新投入到社会工作中，并有一定收入维持生计，而档案管理工作的独立性使得相关部门未能及时了解到这一情况，或者某些部门了解了情况后，并未及时告知其它部门，导致下岗工人的档案维持原状，继续领取保证金，白白赚取国家的保障金。

1.2 管理问题

回顾以往，国家所出台的诸多政策中，最新的档案管理政策也是在很多年前所颁布的。而社会的发展进步如此迅速，广大民众所面临的社会环境如此多变。事实证明：早前颁布的这套档案管理政策并不适用于当下，并且与当下的社会现实脱节。在此背景下，一些管理机构开始依照自身情况制定了临时性的档案管理条规，而各机构间所定的条规内容不一致，这就造成了档案运用和管理中的冲突情况。

1.3 技术问题

以往，档案管理更多选用的是人工操作。也就是说，民众的档案是由人工记录和更改的方式来完成。这种方式不但工作量巨大，而且人手操作容易出现一些疏漏，使得民众的档案准确性难以保证。而信息技术被引入到了档案管理中后，这个问题得到了很好的改善。但是，新的问题又诞生了。在政府各个部门间，信息系统是各自独立的，信息资源不能得到共享、保密性较高，这在无形中加大了档案管理的困难度。

1.4 人员素质问题

人员素质问题尤其体现在了两个方面。第一方面是人员的态度问题。负责管理档案的人员自身态度有很大的问题，对档案管理这项工作没有足够的重视，认为该项工作就是走走形式、登记资料、查阅资料而已。因此，不少管理人员抱着得过且过的日常工作态度，管理工作的质量也就可想而知。第二方面是人员的能力问题。信息化普及后，档案管理工作多数是在电脑上完成。而不少管理人员的技术水平较为薄弱，在管理中利用电脑操作有一定的困难，登记、查阅的速度十分慢，甚至出现错误记录的情况，给档案管理工作带来不小的麻烦。

2 档案管理工作的完善对策

2.1 制度的完善对策

制度层面的问题需由国家政府出面来完善。面对各地区档案管理不够统一的问题，国家政府可迅速制定一套全国通用的管理标准，这套标准纳入到法律法规中，提升标准的权威性。在标准确定后，国家政府要向档案管理的机构分别发放管理标准的文件，让相关机构及时了解到文件内容，并依照文件内容来改进现有的管理工作。此外，国家政府可将一些冗余的机构撤销掉。这些机构的存在会使得档案管理工作更为繁琐。因此，机构的撤销会让档案管理工作变得更加简洁。同时，这些机构撤销后，国家的各项资源也得到节约，这也能在一定程度上节约政府运作的成本。

2.2 管理的完善对策

档案管理是一项具备社会意义的工作。正是因为这项工作的现实意义，因而国家政府有必要对该项工作进行更多的规范。规范需依据具体的规范制度。为此，国家政府可从政策的角度来进行制度上的各种规范，并定期对制度中的内容加以更新，让制度内容始终符合现实情况。各地区的档案管理机构要取消以往自身定制的规范制度，而是将国家政府所定制的规范制度作为整个管理的标准，从而来切实执行管理工作。

2.3 技术的完善对策

当下的时代是信息化时代。各行各业都在普及网络、信息技术，信息技术也被运用到了档案管理的实际工作中。但是，档案机构工作间的独立性让档案管理的整个工作受到一定限制。为此，建议各个机构间建立起一套联合的系统，并实行联网操作的机制，将民众的个人档案中的信息全部导入到系统中。而每个政府单位都能够从网络上下载到民众的具体信息。一旦单位职工档案信息有所更新，其它各单位部门也能及时了解到。

2.4 人员素质的完善对策

针对上述谈到的人员素质问题，各政府单位要依据内部情况组织定期的档案管理培训，让相关的档案管理人员全部参加培训。培训的内容侧重于两方面。第一方面是人员态度的问题。培训老师要从不同层面告知管理人员档案管理这项工作的现实意义，让其重视起该项工作来。第二方面是人员的技术问题。培训老师要借助电脑给每个管理人员进行技术上的培训，让其了解档案管理涉及的各种技术操作，并能在工作中熟练运用这些操作，减少操作时间、提升操作效率。

3 结束语

综上，本文首先论述了档案管理这项工作在现实中暴露的几个典型问题，具体包括了管理问题、制度问题、人员素质问题和技术问题。其次，本文从管理、制度、人员素质和技术这4个层面出发，分别谈到了改进的策略以供参考。希望本文所研究的种种内容可给与档案管理有关的单位及人士一些有利的借鉴，规避档案管理中的这些问题，将档案管理的这项工作进一步完善。

参考文献

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