浅谈工程物资集中采购中亟待解决的问题

中交第一公路工程局有限公司 任宏伟

当前，建筑市场竞争日趋激烈，企业往往以较低价格中标，而工程质量要求越来越高，人工成本和地方协调成本在不断上升，有利的工程变更和索赔难度不断加大。在如此严峻的经营形势下，我们施工企业通过改进物资采购的方式，变分散采购为集中采购，进一步加强成本控制，才有可能争取较好的经济效益。因此说集中采购是加强材料采购成本控制的有效手段，也是我局物资采购方式的转型，更是各行各业运用较为广泛的一种采购方式。

一、物资集中采购的优点主要体现

利用集中采购量，提高与卖方的谈判力度，以获得价格折扣和良好的服务；统一实施采购方针，统筹安排采购物料，精简人力，提高工作的专业化程度，提高工作绩效；综合利用各种信息，形成信息优势。

为了最大限度地降低物资采购成本，我局2006年在工程项目较为集中的重庆地区试行了大宗物资的集中采购，由凯通公司作为集中采购机构具体实施。另外，我们还在江西萍洪项目也试行了集中采购。我局目前的情况是，凯通公司作为集中采购机构代理各公司在各地的施工项目进行统一招标、集中采购，凯通公司与施工项目之间没有行政隶属关系，这种关系的实质是买卖关系，虽然凯通公司把集中采购的部分利益转让给了施工项目经理部，但这种市场化运作的模式施工项目经理部并不买账。而外部材料供应商，为了能争取生意，会说他们的材料供应比凯通公司集中采购的供应价格更优惠等，造成凯通公司供应的材料似乎比他们供应的价格高的假象。另外，由于施工项目计划不周详，给材料的供应造成了很多的麻烦。由于认识不到位或者个人、小集体利益问题，施工项目并不是很欢迎凯通公司的集中采购，也就是说在我局内部，市场化运作的采购供应模式并不积极选择由凯通公司组织实施的集中采购。一些施工项目在材料供应计划和资金等方面不愿给予凯通公司集中采购必要的配合，使集中采购工作进行得十分困难。但这并不是说施工项目反对材料的集中采购，而是对新生事物和内部机构在心理上有更高的要求，在内心深处施工项目愿意我们做得更好。对此，我们十分理解，十分感谢。而且我们一直在积极、努力地不断寻找更好的资源、理顺工作程序、改变工作作风，打造“诚信阳光”的企业形象。凯通公司作为局属物资供应公司，长期以来依赖于局主业、服务于局主业，我们始终以从整体上降低局生产成本为己任，在积极推行集中采购工作中，获得了一些经验和体会。我们认为：要在我局范围内搞好集中采购工作，最重要的两点是采购计划和采购资金。在政府采购中它是以行政手段来保证的，而在我们这一个企业集团中，也必须通过一定的行政手段或市场化运作行政干预的办法进行保证。

二、材料需求计划必须做好

集中采购要求施工项目提前将采购计划提供给集中采购机构。但是由于目前我局施工项目对材料需求的计划性不强，他们多半习惯于零星采购，随用随买，不能适应集中采购条件下、在确定的时间内、向集中采购机构——凯通公司提交采购计划，从而延长了集中采购的周期，使得集中采购不及时的问题更加突显，很容易造成施工项目对集中采购产生不满和抵触情绪。另外，在施工项目不能按时提供采购计划的情况下，凯通公司为了向施工项目提供优质的服务，保证施工项目对材料的需求，有时也会根据自己对施工项目需求的分析，制定采购计划提前采买设立库存，这又增加了凯通公司的经营风险。如我局在重庆地区试行的集中采购工作中，这些问题屡屡发生，使集中采购工作难以顺利开展。在局重庆地区钢材集中采购中，我们集中了钢材采购量，与钢材生产厂家签订了直供协议，得到了较为优惠的利益与项目分享。但由于供货周期过长，使得集中采购工作严重受挫。厂家要求我们在每月18号之前提交下一个月的钢材定购计划，工厂排产后各个规格的产品在一个月内陆续产出，有的规格的钢材从定货到出厂就要40多天的时间。钢材出厂后，我们联系运输工具安排运输到工地，由于重庆地区地理位置的特殊性，这个过程的时间也最少需要一个月的时间。这样，在正常情况下，整个供应时间需2 个多月。如果其中在某个环节出现一点差错，会使供应时间变得更长。在实际工作中，项目往往很难提前2-3个月制定出需求计划，或者制定的计划不准确，加上资金占用时间过长的问题，最终我们不得不放弃了与工厂的合作，转而从一级代理商处进货，随用随买，从而降低了所得利益。所以集中采购对项目的采购计划性要求很高，这就需要施工项目努力做好采购计划，才能保证集中采购的顺利进行。

三、资金应该得到有效保障

在我局的集中采购中，集中采购机构——凯通公司与采购人——施工项目之间没有行政隶属关系，实质是代理人与被代理人之间的关系。集中采购的资金是否充足对集中采购工作的开展影响很大。如在公路桥梁施工项目中，钢材是用量最大、通用性最高，同时市场敏感度较高、市场资源较丰富，非常适合采用集中采购的产品。在我国当前的公路、桥梁建设中，工程资金不能及时到位的现象十分普遍。加之有些施工项目管理差，资金周转不利，项目拖欠材料供应商材料款的现象司空见惯。甚至有些项目的经理由于认识问题或个人、小集体利益问题，恶意拖欠材料款。工程用钢材的采购并不是一次性采购，而是在整个施工工期内，连续不断地采购，资金占用量很大，这时就要求资金快速周转，保证现金流不断流。在实行集中采购以后，项目拖欠材料款的现象和思想观念没有改变，将给集中采购机构带来了巨大的资金压力，造成集中采购工作困难重重的局面。

综上所述，采购计划和采购资金是我们开展集中采购工作中两大决定性因素，只有这两个问题解决好了，才能有效地开展集中采购，才能减少重复采购，保证采购质量，形成批量，取得规模效益，从而降低采购成本，使参与集中采购的各方均有所收益。那么，如何解决这两个问题？我们认为，必须建立一个有效的保障机制。

这个机制应该保障采购人对其采购内容的计划性，采购计划应该集中合理地进行委托，不得人为拆分。对已经安排的采购内容，采购人必须不折不扣地实施集中采购，不得化整为零，不得私自采购。集中采购机构对相同或功能相近的受托采购内容，应尽量集中进行采购，以减少采购次数，提高工作效率和经济效益。对集中采购机构来说，委托的采购人众多，委托时间有早有迟，如果采取“随时委托、随时采购”的方式，势必会发生多次、重复采购的问题，进而出现了重复劳动，增大了工作量，降低了工作效率。因此，我们必须采取“定期、汇总”的采购方式，将采购人委托的采购内容进行归类，按功能进行相互衔接、配套，每类采购内容每个月只集中采购一次，这样，就会人为地做大批次采购规模，既可以减少了工作量，又能获得更大的规模采购效益。所以这个机制首先应该保障集中采购的计划性。第二、这个机制还要保障集中采购资金，集中采购资金原则上来源于工程款，如果工程项目没有出现重大失误，工程款是能够保证人工费、材料费、机械使用费的正常支出的，最惨也应该能够保证人工费、材料费的正常支出的。现在我局大部分施工项目采取的是借助社会力量进行施工生产，人工费、材料费等基本费用的支出就更应该有所保证了。因为，如果这些正常费用都不能保证的话，工程一定会出现重大管理失误。所以集中采购的资金必须得到保障，恶意拖欠等问题必须从政治的高度解决。只有采购资金的现金流正常运转起来，集中采购才能运作下去。我们认为，应由局和各相关方面组成一个监管机构，它可以是一个委员会，也可以是一个工作小组，负责协调集中采购工作中的问题，监督采购行为，保证资金按期支付，使集中采购工作在一局顺利地开展起来。

集中采购的优越性是大家有目共睹的，但在具体工作中还有着这样或那样的问题亟待解决。让我们同心协力，从全局的高度提高对集中采购的认识度，在局监管机构的督导下，努力降低生产成本，创出更好的工作业绩。