浅议完善高校教学档案管理体系的相关思考

李 军

（吉林省经济管理干部学院,长春 130000）

0 引言

高校教学档案客观的反映了学校的教学活动，为接下来的教学活动提供了原始的文件作为参考。教学档案主要是记录具有价值的信息，这些信息通常是在教师进行教学活动的过程中产生的，其载体具有多样性的特点。教学档案具有真实性和客观性的特点，科学的对教学档案进行管理不仅能够提高教学档案的利用效率，而且能够降低教学档案管理人员的工作量。教学档案中蕴含着珍贵的教学资源，高校应重视教学档案管理在高校教学和科研中的重要性。

1 高校教学档案管理体系的现状

（1）尚未完善的教学档案管理制度。随着社会的不断发展，对各大高校教学档案提出了更多的要求。建设信息化教学档案管理体系，对档案管理人员的知识结构和专业素质提出了更高的要求。未实现信息化教学档案管理体系制约着档案管理工作的发展，促使教学档案管理工作的问题进一步加深。

（2）教学档案的利用效率低。教学档案能够提供学校所需要的信息，所以创新和转变教学档案管理方法能够保证充分发挥出教学档案管理工作的作用。许多高校仍旧延续着传统的查阅教学档案的方式，原始的查阅方式不仅导致档案管理人员的工作效率下降，而且增加了档案管理人员的工作量[1]。由于学校仍未使用教学档案管理系统软件，因此教学档案管理无法利用信息化的便利实现档案资源共享。

2 完善高校教学档案管理体系的策略

2.1 完善教学档案管理体系的规章制度

高校的教学档案管理方式在社会发展的影响下不断的转变和完善，促使教学档案管理方法更加具有科学性。随着高校的不断扩招，越来越多的学校为了提高教学档案管理效率，纷纷建立起二级教学档案管理。建立二级教学档案管理不仅明确了教学档案管理人员的职责，而且有利于完善教学档案管理体系，优化利用教学档案资源。建立数字化教学档案对教学档案管理制度和规范提出了更高的要求，需要教学档案管理工作在进行的过程中有据可依，完善教学档案管理工作的各个环节[2]。在建设数字化教学档案的过程中要保证教学档案信息的真实性和安全性，保证教学档案中的信息不会泄露出去。

2.2 明确教学档案的归档范围

教学档案管理工作较为复杂，其复杂性与教学工作的特点有着密切的联系，与其他类型的档案相比，教学档案更加专业、多样和系统。教学管理和教学活动是一个相互影响、相互作用的过程，影响着学校未来的发展方向。教学档案记录的内容较为广泛和琐碎，如上级下发的相关文件、教学基本以及学校年度总结等；教学档案还记录了学院的专业建设情况、各科的考试情况、教学评估结果等，这些都体现了教学档案管理的复杂性。

2.3 增强教学档案的管理意识

人们是否意识到教学档案管理的价值和性质、是否意识到教学档案管理工作的必要性，这些都属于档案意识。教学档案管理工作与教学运行中的管理工作相比存在着差异，在一定程度上，教学档案管理工作比教学运行中的管理工作更为重要，但是现在许多高校的领导认为教学档案管理较为简单，导致教学档案管理工作始终得不到重视。所以要增强学校领导甚至学校工作人员对教学档案管理的认识，充分的了解教学档案管理工作对学校未来发展的必要性才能保证教学档案的价值充分的发挥出来。教学档案管理工作与教学工作有着密不可分的联系，在重视教学档案管理工作也可以说是对教学工作的重视。

2.4 推进教学档案数字化进程

随着我国科学技术水平的不断提高，将教学档案中的信息进行数字化存储，不仅实现了档案信息的共享，而且提高了档案信息的利用效率。建立数字化的教学档案，丰富了档案信息的承载方式，增加了信息的储藏空间，方便了用户对教学档案信息的查阅。教学档案数字化实现了资源共享，摒弃了传统的查阅方式，方便了教学档案的存储，提高了教学档案管理工作人员的工作效率，降低了教学档案管理人员的工作量，真正的实现了教学档案的价值[3]。

2.5 提高教学档案管理人员的素质

在社会发展、科技进步这个大背景下，除了要求教学档案管理人员增强档案管理意识，还要要求教学档案管理人员不断完善自身的知识结构，提高自身的工作能力。教学档案管理人员需要将最具有价值的信息存放到教学档案中，不仅需要教学档案管理人员日常工作中积累的工作经验，还需要教学档案管理人员的档案知识水平和判断能力。学校要增强对教学档案管理人员专业素质的培养，激发教学档案管理人员的工作热情，提高教学档案管理人员的创造性。教学档案管理人员要将全部的精力投入到工作中，将学到的理论知识转化为实践能力，提高教学档案的使用价值。

3 结束语

教学档案管理是学校工作中不可忽略的任务之一，教学档案的管理关系着学校工作能否顺利开展。随着时代的不断发展，高校更加重视教学档案管理体系的建设，对教学档案管理信息化水平提出了更高的要求。高校要不断完善有关教学档案管理的规章制度，保证教学档案管理工作有章可循。推进教学档案数字化进程，提高教学档案的使用效率，充分发挥出教学档案的作用。教学档案管理人员要不断的提高自身的工作能力，更新知识结构，为教学档案管理数字化的实现提供保障。

[1]陈晶.基于高校院系教学资料管理系统的思考[J].兰州教育学院学报,2014(08).

[2]孙靖靖等.高校教学档案新型管理模式构建研究[J].云南档案，2013(03).

[3]李玉环.浅析高等教育与高校教学档案管理的规范化[J].兰台世界(理论版),2011(03):48-49.