对历史负责为现实服务替未来着想——如何做好基本建设项目工程档案管理工作

文／广东惠州天然气发电有限公司　黄宇翔

对历史负责为现实服务替未来着想
——如何做好基本建设项目工程档案管理工作

文／广东惠州天然气发电有限公司黄宇翔

近年来，随着基本建设的快速发展，企业的基本建设任务非常繁重，相应的建设工程项目档案工作也面临着前所未有的巨大压力。工程项目档案管理伴随着工程建设的全过程，与工程建设同步进行。

基本建设项目；工程档案；管理

工程项目档案既是基建项目的真实记录，也是全面鉴定本项目工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，更是国家重大项目档案的重要组成部分。要保证工程档案日后利用的有效性，就要在施工过程中采取相应措施，确保工程档案的完整、准确、系统以及安全保管，保证满足竣工后的生产、运行、维修和改扩建需要。

一、利用法律约束，严把合同签订关

从工程项目的立项、初设开始，就需要有人对工程档案工作进行全盘考虑和统筹规划，严格按照工程建设和档案建设形成的规律，坚持档案工作与工程建设同步进行。自全面实行招投标制以来，合同就成为约束双方的法律依据。当合同部门在签订相关工程合同、协议时，必须要把工程档案的详细内容和具体要求纳入合同中，这样才能对各参建单位日后的竣工档案起到保质保量的作用。

二、加强制度建设，健全档案管理机制

加强档案工作的依法管理，既是基本建设项目管理工作的重要内容，也是协调档案工作与其他工作关系的依据。在我厂这个项目里，有许多施工单位和监理队伍参加建设，各自都习惯按本行业、本系统、本地区的规定和标准管理档案和编制竣工图，工程完成后，各方移交的档案资料就会标准不一、分类混乱、排列不规范。健全基建项目档案工作的规章制度，就可以使项目档案工作摆脱被动局面，防止出现“摁倒葫芦漂起来”的现象。

到目前为止，我公司先后制定了《工程档案管理制度》《工程联系单管理工作程序》《图纸管理工作程序》《施工文件和记录的编制管理规定》等21项工程流转文件、档案管理制度，并下发到各参建单位，严格要求各参建单位按标准规范编写符合档案要求的工程文件，使工程档案管理逐步走上制度化、规范化。

三、建立系统、完整的档案管理网络

基本建设项目档案涉及各个方面的工作，贯穿工程全过程，点多线长，而且人员流动性强，这给档案收集归档工作带来一定的困难。针对这种情况，建立系统和完整的档案管理网络是很必要和适用的。

（一）按照建设项目的布局和档案工作的特点。布网建点设人，以点接线，以线联网，明确档案专、兼职档案人员的职责、归档范围和归档时间等；对重要的档案资料状况及其流向进行追踪管理，既使工程建设人员、相关负责人员调动、变更，也可以做到“人在档案在，人走档案留”。

（二）做好档案管理工作不仅仅是档案人员的事情。一组完整、准确、系统的档案，是参加工程建设各方人员共同努力的结果。工程的管理者、建设人员和施工人员对工程项目的情况最为了解，大量的工程档案也产生于他们的手中，他们也是今后档案利用的主体。档案人员应经常深入现场，进行及时的指导，向他们加大宣传档案工作在工程建设中的重要性，使他们自觉地保证档案的完整性和规范性。

四、各参建单位要密切配合、相互支持

由于各参建单位来自全国各地，工程施工中人员变动大，一个新项目可能又是一批新人。而且在工程项目建设中，施工单位一般对业内资料不太重视。到工程完工后，即将竣工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整编带来很大难度。主要原因一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干；二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位；三是一般施工单位没有专职档案管理人员，业内资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等部门。工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，有些资料签字手续也不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，这就拖延了资料整理的时间。

所以，为了避免资料整理返工和重复劳动，在工程开工前，就首先应与各参建单位做好沟通，要求他们重视工程档案工作，并应设专人管理。其次是细化建设单位、监理单位、施工单位的资料整理范围；最后需具体向其说明组卷要求，特别是各种施工用表的排序，如何使质量评定表、试验表格与工序检查表有机结合和规范案卷的格式和具体要求，便于施工技术人员操作。

五、要认真做好基建项目档案的预验收工作

做好基建项目档案验收工作是保证项目档案质量的重要步骤。基建项目正式验收大都规格高、活动多、时间紧。在正式验收前，要组织成立预验收小组，按照国家或省级档案局的有关规定和要求，认认真真地进行抽查，发现问题，及时查缺补漏，纠错改误。档案验收的重点分两个方面：

（一）项目档案工作。包括：1.领导重视与否、档案人员是否具备上岗资质、素质如何，这是做好档案工作的保障；2.规章制度是否健全，执行情况如何；3.档案工作是否与工程建设同步进行。

（二）项目档案的完整情况。有以下几个重点：1.前期档案的收集情况；2.检查隐蔽工程的档案，这些部位容易被施工单位做手脚或偷工减料；3.竣工图的编制是否与现场实际相符；4.设备材料的相关证明资料是否齐全。

工程档案既是基建项目的宝贵财产，也是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的工作；是工程建设者智慧的结晶，更是历史的真实见证。档案工作者和工程建设者应该本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，同做好工程建设项目档案管理这项工作。