高校网上预约报账流程优化研究

艾明阳

（宁波大学，浙江宁波 315211）

高校网上预约报账流程优化研究

艾明阳

（宁波大学，浙江宁波 315211）

顶层设计的理念不断地深入人心，同时也推动了高校财务管理模式的改进和优化，但如何提高师生对财务的满意度，优化报账流程显得格外重要，成为破解“报账难”的关键因素。文章结合宁波大学实施网上预约报账的实际情况，肯定了成绩，分析了问题，提出了改进优化建议，以期更好服务师生，提高财务管理水平。

网上预约报账；顶层设计；流程优化；满意度

随着宁波大学跨越式地发展，逐步成为浙江省重点建设大学，财务管理水平也随之提高。学校的科研办学经费不断增加，这就迫切地需要防范现金风险，所以无现金报账，网上预约报账无疑成为了宁波大学的首选财务管理方式，同时，由于报账人员对相关的财经法规和财务制度不甚熟悉，造成了一次性成功报账的机会大打折扣，有时报账人提供单据较多，造成单笔超时，滋生了师生的不满情绪，一谈到报销，仿佛谈虎色变，这便急需优化网上预约报账的流程。

2015年1月起，宁波大学开始推行网上预约报账。它是指报账人员在网上填报预约报销申请，然后将相关凭证及预约单据送至计财处指定场所，经过物流管理环节，在规定的时间内予以分类处理的报销模式。2015年3月曾创出单个工作日接单658份的记录，同时师生满意度大幅提升，也获得了校长的表扬，但系统运行至今，仍然存在着一些细节问题需要优化和解决。

1 信息平台的搭建

由于大部分实际报账人流动性较大，且对财经法规和财务制度不熟悉，造成了对财务预置的费用项理解的偏差，产生了信息不对称。对后续的财务制单人员来说，要通过电话反复沟通，致使效率降低；有些报账人员甚至粘贴票据等基本操作也不清楚，在这种情况下，优化建议是在计财处显要位置设置视频宣传窗，将平时报账中报账人经常发生的错误和注意事项以视频的形式直观的展示给师生，免去了财务人员的回复时间，同时也可以让等待报账的师生员工体会到计财处工作的用心，迅速掌握报账基本的要领。同时这种宣传窗也是计财处宣传财经法规和展示员工风采的主要手段，每个月可以评出制单标兵、服务标兵和微笑大使等等，让计财处的员工有一种归属感，更好地投入到网上预约报账的工作中去。

网上预约报销单有专属的条形码，财务人员利用扫码器将它转化为物流信息显示于报账老师的个人门户中，但目前只有实际收款人能够收到银行的到款短信，而实际报账人还不能实现信息的实时显示，所以不断有咨询电话打进。针对上面两种情形，我校可以利用大数据和网络信息技术，搭建综合的信息平台，实时更新费用项对应的开支范围，提供明确的、有针对性的指导，同时，在对私或对公转账操作完成后，系统通过自动提取报账人联系方式，可以自动发送短信通知实际报账人；在通知相关报销人员退单时，将详细的退单原因导入信息反馈模块中，可以实时显示在报账人个人门户中，这样实际报账人就可以通过查看门户信息及时处理退单，免去了往返奔波之苦，提高了财务管理的效率。

2 完善网上预约报账系统的细节控制

首先，在发放劳务费时，供报账人选择的银行信息中，目前为非必选项，有时报账人会将开户银行选择为“无”，这样对后续的无现金支付造成了困扰，出纳还要电话询问经办人该卡为什么银行的，降低了效率，优化的建议是：将银行信息设置为必选项，如果没有选择，则不能完成后续的操作。因为劳务费支付不能打公务卡，如果有老师提交了公务卡卡号，则系统中可以设置报错提醒，这样就免去了退单环节，节省了实际。

其次，由于批量代发学生经费需要邮件确认，故目前尚不能进行网上预约报账，这也给师生在一定程度上造成了不便，优化后的改进意见为先走预审程序确认邮件，再进行网上预约报账，这样即免去了师生等待叫号的时间，又增加了网上预约报账的成功率。

再次，由于网上预约报账的界面需要友好和易操作，针对师生反映较为集中的问题，优化建议：在计财处网站开设意见收集器，使得更好的建议被及时收集，更好的提高效率。

由于网上预约报账的凭证资料在到达计财处与审核确认之间有时间差，如果出现票据缺失的情形则难以认定责任，容易引发纠纷，因此目前宁波大学计财处采取的是建立一种对双方的信任，倡导诚信的美德，报销人可将报销单和原始票据直接投递至设置的自助报账投递箱内，计财处工作人员在工作日内每天定期开箱取单，这种运行模式一直处于良好状态，优化建议在投递箱处加装探头，这对师生和计财处工作人员都是一种保护。

3 结语

总而言之，网上预约报账系统利用了先进的银校互联和大数据技术，结合无现金报账系统和先进的物流系统，让广大的师生及时掌握科研经费的动态信息，节省了大量的排队和往返来回的时间，将更多的时间和精力投入到教学科研活动中去，使得师生对学校计财处的满意度大幅攀升，同时，也使得宁波大学的财务管理水平，向顶层设计的理念一步步迈进。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.031

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1673-0194（2015）19-0056-02

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