九道防线在煤炭运销公司应收账款管理中的作用

刘佳炎

【摘要】煤炭行业由于国内煤矿产能的集中释放，铁路全线贯通，下游钢铁、发电、化工等工业经济不景气，加上国外进口煤炭 的影响，煤炭市场供大于求，处境艰难，煤炭行业利润不断下滑，公司为了扩大销售，伴随着赊销行为应收账款应运而生。近年来应 收账款的数额明显增大。应收账款回收不利势必会影响公司的正常运转，因此加强应收账款管理成为煤炭运销企业的头等大事。应收 账款管理的目标是保证企业一定收益的前提下风险最小.本文结合煤炭运销公司实际，提出应设立九道防线以降低应收账款风险.

【关键词】应收账款；管理；煤炭运销；九道防线

一、陕西省煤炭运销集团铜川分公司简介

陕西省煤炭运销集团有限责任公司是陕西煤业化工集团有限责任公司的全资子公司，是陕煤化集团的市场营销部和专业化销售公司。陕西省煤炭运销集团有限责任公司铜川分公司于2012年1月17日在铜川工商局登记注册，是铜川煤炭开采和洗选业行业知名企业，我们为客户提供最好的产品、良好的技术支持、健全的售后服务。煤炭作为国家基础能源，从2002年开始到2012年，它的黄金十年结束了。从2012年开始公司利润逐年下降。由于煤炭行业的持续疲软，煤炭铁路运价的上凋，各个运销公司面临着巨大的压力。为了占领市场、扩大销售，铜川分公司不得不采用赊销的方式去争取客户，赊销实现了购销双方的双赢，但也带来了公司应收账款余额的大幅增加。公司的现状是货款结算周期延长且承兑汇票占全部回款数额有时能高达70%多。下游企业的不景气致使拖欠公司应收款的风险加大，企业之间相互占用资金情况严重。应收账款的管理直接影响到企业营运资金的周转和经济效益。加强应收账款的日常管理，建立健全企业应收账款的内部控制制度关乎着企业的持续发展。由此，集团公司要求控制应收账款数额，加速资金回收，提高资金使用效率，把应收账款的下降率作为工资的考核指标。根据集团公司要求铜川分公司制定了几道防线来控制应收账款。

二、煤炭运销公司应收账款管理的九道防线

1.强化法律意识，维护合法权益

购销产生了应收账款。在销售人员赊销煤炭 应收账款发生之前，公司的财务部、销售部、法律顾问以及相关领导要对买方的资信状况、商业信誉、财务情况等方面做全面的分析与判断。加强风险控制意识，对有潜在风险的买家要做好法律防范工作，为应收账款的管理树起笫一道防线。

2.对客户进行信用分级，加强赊销业务的审批稽核制度

为了避免公司回收欠款不利而导致的成本、费用的增加，如客户不按时还款会导致应收账款机会成本的增加，使资金周转困难。应收账款机会成本=维持赊销业务所需要的资金×资金成本率；客户经营不善不能还款导致坏账成本的增加，坏账成本是应以应收账款余额的一定比例提取的坏账准备；客户还款不利导致公司不断派人催收而增加的收账费用。收账成本包括邮费、通讯费、差旅费、追账公司收费和法律诉讼费等。公司需要对应收账款实行动态的跟踪，派专人对客户进行动态的信用评估、分级，建立客户档案。对不同等级的客户给予不同的赊销额度与期限，并给与必要的信用条件，对信誉不佳的客户原则上不予赊销。赊销业务必须经有关领导的审批同意，对不同的赊销金额确定不同的分级领导，对“三重一大”事项实行集体决策或联签制度，将货款损失消灭在萌芽状态。使企业在信用交易中实现现金流和收益率的最大化。

3.严把煤炭质量关，严禁销售虚假煤炭，防止销售退回与应收账款折让，减少坏账损失

煤炭生产企业要把好煤炭质量关，严格控制每一道程序。销售部门对采集回来的煤样做含硫量、发热量的精准检测。杜绝在销售的煤炭中参杂煤矸石作假，最近公司就有一客户在混煤中发现了不少大块的煤矸石导致公司不仅挂上了应收账款还给予了许多的折让。公司由此严格把关，所有指标全部合格方能销售，我们煤炭运销公司的目标就是让客户满意。这样，我们的质量与服务上去了，销售量自然也就上去了，相应的减少了应收账款折让，减少了坏账。

4.建立应收账款管理制度，定期做出应收账款余额表，定期清查对账

公司之前仅是在填制报表时对应收账款按账龄进行简单分类，平时没有按客户对应收账款建立台账、进行辅助管理，使应收账款的管理不清晰影响了公司的经营。在2012年后公司随即制定了更加完善的应收账款管理制度。通过应收账款明细表与应收账款科目余额表，及时登每一客户应收账款余额增减变动情况、定期对应收账款进行跟踪管理，找出重点关注客户，减少了坏账的发生。

公司对账不及时，只凭当初的口头承诺，公司不主动清查对账，客户更不会主动还款，这样便形成了应收款的长期拖欠最后成为坏账。所以，应做到：一是财务部门对已开票和未开票的部分清查对账。二是销售部门与财务部门的账目核对。三是销售部门与客户之间核对往来账日。四是财务部门与客户单位签署对账单加盖财务专用章以形成书面的有效凭据。正确提取坏账准备金，对确实无法收回的坏账做核销处理，不要长期挂账。公司对已核销的坏账设置备查簿定期进行抽查，做好核销的后续管理，避免核销后的坏账被相关人员索回后私自拿走给公司造成损失。

5.建立健全公司内部监控制度，加强对派出机构的监控

健全应收账款的内部控制制度。设置应收账款管理机构，建立应收账款责任部门或责任人，建立起相应的管理办法。在煤炭行业黄金时期，除了有长期合作关系的各大电厂之外公司与绝大部分企业都是通过预收账款的方式销售煤炭，因此应收账款方面仅仅只是考核财务部。从2012年开始应收账款节节攀升，这时再把应收账款下降率作为对财务科的考核指标，把销售量作为对销售部门的考核指标，造成了销售部门只要有订货就全部签约，不管货款是否能够收回，导致应收账款不断增长。而财务部只是做事后的记录与分析，缺乏督促措施。由于考核不合理，应收账款余额不断增大，由此公司设置专门的应收账款管理机构，配备专职人员，对销售收入和应收账款之间的合理比例进行科学的分析、控制，同时落实销售部门相关责任人。对超过半年的应收款项派专人及时催收，如发生坏账损失根据情况由经办人及相关领导各自承担责任。通过建立销售回款的一条龙责任制，销售人员不仅只是注重销量还要保证及时收回货款，谁经手谁负责，落实赊销责任人。实现在销售前审查客户信用情况，在销售时严格按合同办理业务，在销售后财务人员要发挥会计监督作用，要及时对应收账款进行核算、分析、控制、跟踪，将欠款与回收情况及时进行反馈，督促销售人员及时催收。各相关部门结合起来及时进行上传下达，避免坏账损失。endprint

公司今年在郑州、武汉、长沙、荆门、西安等多个城市成立了办事处，以便开展业务、拓展市场。而这些机构由于远离公司从而受到的监控有限，为了保证款项的安全与及时收回，公司应定期、不定期的对驻外办事处进行巡查与审计，检查有无异常应收账款现象，有无重大差错，内部舞弊等情况，来评价内控制度的执行情况，不断完善内部监控体系，进而修改完善内部控制制度。

6.制定恰当的回款政策，降低坏账风险

公司应制定多种回款措施，采取不同的货款催收方式。其一，对信用状况不佳的客户，在赊销时对其附加相应的信用条款，譬如对提前还款部分给予一定的减免政策，逾期部分则要求客户附加一定的利息作为被占用资金的补偿；对于信用状况不佳且恶意拖欠货款的客户，可对其取消今后的赊销资格，与其发生交易必须钱货两清。其二，当客户提出延期付款时，公司争取在赊销合同补充条款中加上担保类的附加条件，也可要求其向公司开户银行签发银行承兑汇票作为收款证明，也可以将客户直接纳入催收程序，将坏账风险控制在最低限度。其三，制定合适的销售折让与现金折扣政策，加速货款的回收。其四，集团企业内部单位间可以通过几方抵抹账，缓解多方债务矛盾。

7.分析应收账款周转率与周转天数

计算应收帐款周转率与周转天数，通过与公司前期指标、当年计划及行业状况分析应收账款周转率，周转率越高表明公司收账速度快，平均收账期短，资产流动快，坏账损失少；分析应收账款周转天数，看公司实际收回账款的天数是否超过了公司规定的天数。周转天数过长说明债务人拖欠时间长，信用降低，催款不利。周转天数过短说明公司的信用政策过紧，信用条件过于苛刻，这样会限制企业的销售，影响企业的盈利水平。由此判断应收账款是否处于正常状态，考察信用标准是否过于严格或太松，从而再修正信用政策与收账政策。

8.制定应收账款保理政策

对于销售公司来说，在成本效益原则的基础上根据白身的经营情况和承担风险的能力选择不同的保理业务将应收账款让与他人管理。煤炭行业的客户遍布全国各地，客户类别多且需求量大，周期长，使应收账款的管理更为复杂。应收账款转让是比较适合现阶段煤炭市场的，通过应收账款转让市场 这里有专业的保理公司管理销售企业的应收账款，保理公司具备专业技术人员和业务运行机制，它有一套完整有效的收款政策，可以提高公司的收款能力，使公司及时收回部分账款，加速资金周转，增强公司销售能力，提高公司竞争力，在短期内大大降低应收账款数额。

9.加强合同管理，必要时运用法律于段

公司与客户都签订了正式的销售合同，明确购销双方的责任及货款的支付方式与期限，日后一旦形成应收账款，相关人员可凭此书面依据及时催款，对于缺乏商业信用的部分企业，在没有按照合同约定的条款办事或因质量异议遭到客户拒付货款时，运用法律于段是应收账款管理的最后一道防线。在目前煤炭形势不佳的情况下，为了扩大销售量，销售人员用各种可能的销售政策来吸引客户，一些法律意识淡薄、缺乏道德观念的客户就会认为他们的拖欠是正常的，你们要回款就要给他们“好处”等。因此一旦发现恶意拖欠、有意延长还款时间、拒不还款等，我们就要拿起法律的武器来维护合法权益。要求法律顾问对合同的制定、客户的风险性、法律的时效性以及如何针对恶意用户采取法律的于段维权来给出指导性的建议。

通过上述几道防线，对应收账款全程实行规范管理后，铜川分公司在2013年5月份应收账款余额占企业流动资产的70.23%，销售商品、提供劳务收到的现金为56165万元；到2014年5月份应收账款余额占企业流动资产就为57.65%，同比下降了12.58%，销售商品、提供劳务收到的现金为56278万元，同比上升了0.2%；到2014年6月份应收账款余额占企业流动资产为42.88%，环比下降了14.77%，销售商品、提供劳务收到的现金为79714万元，环比上升了41.65%；现在公司应收账款的占用较为合理，现金回收情况较好。铜川分公司至今仍然在不断的树立更多的防线来将应收账款控制在较合理的水平，使风险性、盈利性得到最佳的统一，保证煤炭运销企业健康发展！

参考文献：

[1]江劲松.对我国企业应收账款管理方式的思考山西财经大学学报，20ll年11月第33卷第4期

[2]杨林强.煤炭物流企业应收账款管理对策煤炭经济研究，2012年3期endprint