企业档案编研工作之浅见

王令秋

摘 要：企业档案编研工作是根据馆藏资源进行研究和选编成为系统性、专业性的参考资料，为企业的科研、生产、经营、管理提供服务。本文从论述档案编研工作在企业发展中的重要地位和作用出发，在指明当前档案编研不足的基础上，结合本单位的具体实际情况，提出档案编研工作应从创新服务方式、加强人才队伍建设和档案资源建设等方面进行完善，从而推进档案编研工作更好地服务于企业发展。

关键词：企业；档案；编研

对于企业而言，档案是企业经营发展过程中留下的真实资料，对研究企业发展历史、提炼总结经验教训、服务生产运行等具有重要意义。就档案管理而言是多层面的，涵盖档案收集、整理、汇总、编研等全过程，其中档案编研作为档案信息资源开发利用的一种主要形式，正在产生巨大的经济效益和社会效益，特别是随着信息技术、云计算、大数据等新兴技术的发展兴起，对企业档案信息资源开发利用提供了更大便利，也提出了更高的要求。本文结合企业档案工作编研的实践经历，就如何做好企业档案编研工作谈几点粗浅见解。

在当前经济社会进入发展新常态的大背景下，企业的生存发展环境发生了深刻变化，靠规模扩张和投资拉动已经没有竞争力，必须要更加注重存量资源，通过深刻研究企业发展路程，逐步找出一条发展的新路子。所以，这就对企业编研工作提出了更高要求。

1 转变意识观念，改变服务方式

在传统意义上，档案工作属于比较“冷门”的工作，因为它不同于纯粹的生产经营活动，可以直接产生利润，这也导致档案编研工作在企业中重视程度普遍较低。但是随着社会发展及技术革命的变革，给企业档案编研工作提出了更高要求。根据《大明集团企业档案信息资源开发与数字化建设方案》，我们开始对纸质档案有计划的进行数字化提取，一方面方便了资料保存，另一方面也是为了远程查阅开始做准备，提高了档案的使用效率。但是这只是一个开端，后续依然有大量的工作可以做。如，可以开发档案编研软件，对一些数据性资料进行分析对比，为管理者带来便捷、高效的档案应用体验和档案在线服务。同时，企业还应该积极开启档案编研的数据库开发工作，打造档案开发利用平台，实现对原始档案资源的二次、甚至三次开发，不断挖背后的生产力。总之，探索方便、快捷、深加工的档案编研方式，将是未来档案编研工作的一个发展趋势。

2 坚持创意选题，注重服务企业

档案编研工作不能异想天开，而应该紧紧围绕企业中心工作，只有在编研选提上狠下功夫，不断提升编研成果对企业经营的指导作用，才能发挥其应有的作用。拿前面提到的《大有五载 明德行远》改制五周年画册为例，我们起草编研策划时经过了反复修改，甚至从“大明”的释义上开始溯本求源，在基本定位上就是想把画册做成一部有内涵、有文化、有追求、有深度的编研资料。在完成基本的策划后，我们开始着手相关资料的收集、整理、加工工作，一方面我们对已经保存整理的大事记、图片精选等资料进行了重新的编辑，确保其在内容、表现形式等方面与画册定位相吻合；一方面我们也对前期相关资料进行了地毯式的再搜集、在整理，特别是对子公司保管的图片等资料进行了补充，并对领导讲话等资料进行了分类、提炼，在最大程度还原、展现大明发展历程的同时，还实现了对大明发展经验的升华，取得了不错的效果。最终，《大有五载 明德行远》画册凭借优美生动的文字、丰富精美的图片、别出心裁的设计装帧、客观详实的数据统计赢得了广泛的认同，并在2011年荣获胜利油田档案信息资源开发利用成果三等奖。

3 加强队伍建设，提升编研水平

只有培养出优秀的档案编研队伍，才可能呈现出高质量的编研成果。为此，我认为可以从以下几个方面进行实施。一是细化完善档案编研人员的选拔使用。企业应该顺应档案事业发展的大趋势，多元化的配备档案编研人员，特别是应该按照专业优先的原则，选拔任重一批具有文字编辑功底、掌握网络信息知识、熟悉企业生产管理流程，并且具备一定的外语基础和社交能力的综合性复合型人才。但是作为改制企业，无论是在人才的吸引还是使用上，我们都具有明显的“先天不足”，这也是我们需要重视并加以强化的地方。二是有计划性的加大档案编研人员的培养。可以每年选派档案人员参加油田或者地方的相关档案业务培训，在公司内部不定期举办档案业务学习会，建立阅览室，订阅党报党刊，供大家学习交流。同时，也可以建立档案管理人员交流轮岗制度，通过组织他们定期到各个岗位学习交流，帮助他们更好的熟悉企业各个环节的运行情况，确保更有的放矢的开展编研工作。三是建立完善档案编研人员考核机制。通过探索建立固定考核项目（如，年度述职、年度主要成果展示等）及创造性自选项目（围绕企业经营实际的一些档案编研成果）考核机制，促使档案编研工作常態化、专业化发展。

4 强化信息反馈，挖潜价值内涵

每一次编研过程都是一次学习再提高的经历，所以要及时总结编研过程中的经验得失，编研结束后要重视各类反馈信息的搜集和处理，适时掌握企业管理者、编研利用者、企业员工及社会人员等对编研成果的具体评价，积极关注编研成果传播后产生的实际效益，确保今后的编研工作更符合相关人员的需求，促使编研成果更具实用性、更有价值。比如，在各类画册的编研过程中，我们意识到许多照片资料在拍摄技巧、镜头角度等方面有待提升，为此，我们组织相关人员到胜利报社等学习新闻跟拍技巧等，为今后档案编研工作的更好开展做好了准备。另外，在画册传播的过程中，我们深入公司各个层面进行了广泛的调研，并对其使用情况进行了跟踪，这些工作让我们更好的摸清了员工的需求，感受到了档案工作的另一面，对档案工作有了全新认识和理解。

5 扩大收集范围，丰富内容形式

一是要合理规划档案的收集范围，确定详细的搜集要求及时间节点，确保各类档案资料的详实、完备。例如，对于稍纵即逝的、容易失散的重要会议、重大活动等资料，要争取在第一时间搜集完毕；对于可以进行后期补充的资料，可以灵活安排相关时间。二是要提升收集信息的主动性。档案信息总是层出不穷，要提升主动性及敏感性。就像我们的公司办公室人员，在跟随集团领导外出视察等过程中，都会有目的的用手机及时拍摄记录当前的情景，既方便在内部刊物《大明信息》上进行刊载，又进一步丰富了档案资料的内容。三是要善于发动全员力量。档案收集并不是单纯是档案管理人员的责任，其实每位员工都是企业档案信息的记录者和收集者。我们的《大明信息》、企业网站等平台载体，为收集档案资料开辟了另外一个窗口，员工记录技能比赛的场景、业余活动的写照等等，这些为我们收集档案资料提供了便利条件。

总之，档案编研工作是一项体系化工程，累计于平时，应用在日常，对辅助、服务企业经营生产具有重要意义。只有积极开发利用档案信息资源的新方法、新途径，不断增强工作的能动性和创造性，着力解决好各类问题和不足，才能促进档案编研工作向前、向深推进，才能更好的为企业持续健康发展助力。

参考文献

[1]李国荣，《档案编研论稿》，广西师范大学出版社

[2]宫晓东、贺真、张越，《科技档案编研》，中国人民大学出版社