新信息时代下档案管理的模式

摘 要：在新信息时代下，档案管理必须要与时同步，开拓创新，转变传统管理理念，实现信息化管理，这是信息时代下档案管理与时俱进的必然要求。本文从档案信息化管理新意义出发，探讨信息时代新形势下的新挑战，并提出档案管理创新思路，从而构建新时代下高效安全的档案信息化管理。

关键词：信息时代；档案管理；创新

自20世纪90年代以来，人类社会进入到信息时代的高速发展阶段，尤其是通信技术及计算机技术的飞速发展和广泛推广应用。这些不仅推动力社会经济的发展，也给档案管理工作带来了新的机遇和挑战。在这样的大数据时代背景下，探讨档案管理的新模式，为其今后与时俱进是非常有必要的。

1 档案管理的新意义

传统的档案管理工作只要是以实体档案为主，工作人员需要花费大量的时间和精力去收集、分类、保存、管理，不仅仅是对档案存储环境的要求高，而且查阅管理极不便利，工作效率很低。而新信息时代下，如果将档案管理模式推行信息化管理，将计算机技术融入其中，实现档案管理自动化、实时化和网络化。通常所说的档案管理信息化即在有关档案行政管理机构的统一组织和规划下，将现代信息技术应用在档案管理的整个过程中，以对档案的信息资源进行接收、采集、保存和提供档案信息资源的利用服务，其实质就是将档案管理模式从以实体保管为重点的传统档案管理向以现代化、数字化档案管理的转变。不但能改变传统档案管理的弊端，而且还能延长档案保存的时间，更有效地发挥档案承上启下的作用，为社会的和谐发展提供一个有力支撑。

2 当前档案管理面临的新挑战

相较于传统的档案管理，档案信息化管理虽解决了档案收集整理复杂、保存不便、提档查阅繁冗等一些问题，但也有一些新的问题重新出现，需要探索方案对策，以致更好的开展档案管理工作。

2.1 革新档案信息化管理理念

在以往的档案管理中过分重视档案的保藏，而往往忽视了它的实用性能。在档案管理理念改革进程中，就必须在重视档案收藏价值的基础之上，加大档案内容实用价值的重视力度。在信息时代的大背景下，由于数据多、信息量大且实用性强，管理人员应转变传统的管理理念，激发创新意识，更加的注重加快信息检索途径，增强自身整体服务意识，真正实现档案信息的实用价值，提供更加优质的档案信息服务。

2.2 健全新信息时代下档案相关法令法规

档案管理本是一项政治性较强的工作岗位，它在严格保密性的条件下，还必须要求档案内容的真实、完整和档案信息的安全，尤其需要国家相关法规的有力支撑。虽然我国具有一定的档案法规，然而在日新月异的新时代下，网络传输方便快捷的当下，确保档案信息的安全可靠管理就显得有些吃力。法规的不健全，不仅影响了档案人员的管理，还危及着档案信息的安全，给档案的信息化管理带来一定的阻碍。针对这一问题，应尽快重视档案信息化管理体系的形成，建立完善的法令法规体系，不断提升完善程度，维护公众权益，确保档案信息资源库数据的安全问题以及合法的使用权。

3 信息时代下档案管理的创新思路

创新是新信息时代下推动档案管理工作发展的不竭动力。新形势下对档案管理工作提出了新的时代要求。档案管理工作要适应这个要求，必须要与时俱进，开拓创新，在和谐发展的社会大环境中稳步前进。

3.1 通过集中化管理实现档案信息的整合

随着信息化技术的不断发展，计算机技术的普及应用不断满足各种行业和人群的需求。目前大多数的档案管理都处在一个过渡阶段，加快信息化管理步伐，首要的就是建立档案信息数据库，集中化管理，实现档案信息整合。然而，信息数据库的建立需要一个长期的过程才能完整的形成，因此，应遵循从简到复的建设过程。与此同时，也应将一些先进的信息化设备技术统一规范地引进到档案管理中，把管理工作与信息技术相结合，建立数字化网络平台，开展网上服务新形式，拓宽档案管理工作的范畴，增强服务管理新理念，使档案管理工作的功能和价值得到充分的发挥，打开新的管理局面，紧跟时代发展的步伐，顺应新形势发展的需要。

3.2 采用多种途径确保档案信息的安全性

科学技术的发展，信息的传播通过网络越来越便捷，档案管理工作也应时代要求逐渐网络化、数字化，然而新的高科技窃取信息手段对档案管理安全保密工作提出了更高的要求。现今的档案管理保密技术相对落后，这主要有几下几点因素造成的。首先就是部门缺乏相关的保密制度和有效地管理办法。大多数情况下是采用封存锁柜的方式，大大地忽视了高科技技术对档案保密工作的威胁，另外，设置的网络安全防护网较弱，易受黑客和非法用户侵袭。其次是档案管理人员对档案安全保密管理意识薄弱，往往重视档案信息化数据库整合统一，而忽视了档案管理的保密工作。最后就是档案管理保密所需设施不足。建立一个安全可靠的档案保密管理，需要投入大量的资金，购置保密设备，建立强有力的防护网，杜绝一切潜在安全隐患，同时还需要花费资金不定期的对保密人员进行相关技能业务培训，确保能与时俱进的解决新的安全隐患，出色地完成档案管理保密工作。

为确保档案信息的安全，仔细应对不利因素，严格大数据背景下档案管理的准入制度及管理机制，并以此为前提，在重视档案信息化管理上，加强保密工作的开展，并给予一定的资金作为支持，购置保密基础设备。而对于档案管理信息化条件，应当定期进行技术更新，防止黑客或不法分子的入侵，对档案的相关文本要进行加密保护等措施。还需建立有效地档案管理监管体系，采用多种渠道共同作用，排除一切影响档案信息安全的隐患，构建一个和谐发展的档案信息化管理模式。

4 结语

为了顺应信息时代发展的潮流，档案信息管理模式也应随着科学技术的不断发展而不断改革，自我创新，有效地将档案管理与信息技术有机结合起来，实现档案管理的现代化和数字化，建立统一规范的档案信息网络管理平台。从创新思维理念开始，从优化服务意识做起，加强档案信息数据库的建设与完善，保障档案信息安全，注重档案的使用价值，从而让档案信息资源能更好的取之于民，用之于民。

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作者简介

李桃（1985-），女，汉，湖南益阳，广州有色金属研究院，广东省广州，本科，初级，主要从事档案管理工作。