浅谈现代档案管理的相关社会化问题

杨帅

摘 要：新时期档案的管理要体现时代和地方特征，需不断加以优化并实现共享，现代档案信息化建设要不断改善档案资源结构，对档案资源进行有效整合，在全面建设中寻求新突破，迎接全新的机遇和挑战。本文分析了现代档案管理中存在的社会化问题，并提出了相应的解决对策。

关键词：档案；社会化；管理

档案管理社会化是充分利用社会过剩人力的广泛需求，特别是改革开放以来，我国许多行业从劳动密集型向资本，技术密集型转变，在创新性人才方面展开了激烈的争夺，主动参与推进了社会的变革.用人单位迫切需要通过档案了解人才，各用人单位选用档案部门提供相关的学籍档案信息，以了解所需人才学历水平的真实情况，一些企业通过档案部门为学校横向联合科研项目穿针引线。由此可见，档案管理已经得到了足够的重视，各部门也积累了不少先进的管理经验，但对于企业过于重视生产，档案管理却没有得到应有的重视。只有规范企业的档案管理，才能保证档案的齐全、完整，才能为档案管理打下良好的基础，才能保证档案资源的完整性。

1 新时期档案工作中存在的主要问题

1.档案信息资源结构没有体现时代和地方特征。在综合档案馆保存的档案中存在着结构不够合理的问题，在档案的来源上难以反映并存的立档单位性质多元化的状况，有的档案馆甚至没有保管二级机构的档案，单一性决定了档案不能全面客观地反映新时期社会政治经济全貌。

2.档案信息资源不能实现共享。随着档案资源的主体呈现出利益的多元化趋势，一些具有保存价值的档案流向问题受到了挑战。档案资源分散保存趋势越来越明显，具有保密性质的专业档案不向档案馆移交，档案馆对专业档案的接收征集工作力度不够，档案部门不愿意将重要的专业档案向综合档案馆移交，导致档案管理缺乏综合性和显著的地方特色。

3缺乏基本的档案管理体系。由于管理手段的落后，一些企业的档案工作还停留在手工管理的阶段，档案对企业来说是不可或缺的，当前档案工作的重点还没有把档案工作建立起来，还存在着一些空白状态，没有脱离手工管理方式，缺少现代技术管理技术，档案整理还没有达到企业科学管理档案的要求。

4.档案资源的开发利用工作力度不够。大力加强档案资源的开发与利用是档案事业发展的基本要求，档案事业在新时期实现健康持续发展，则需要提高社会化服务水平不够高。但是由于档案信息开发利用的手段还比较落后，没有真正实现档案信息资源的社会共享，档案在利用中发挥出举足轻重的作用。

2 现代档案管理实现社会化的有效措施

1档案社会化管理要符合时代发展的需求。档案工作无论在档案数量和内容上都得到了极大的发展.管理手段要从原来单一的档案室，发展为综合档案室，配置现代化的硬件设施，改善软件环境，逐渐树立起服务性的观念，实现主动参与研究服务社会的要求和规律， 增强应变社会发展的能力，处理好开放与保密的关系，最大限度地围绕社会需求服务向开放式利用转变。在信息社会环境下，仅仅满足依靠某一企业档案部门已难以办到，只有建立服务网络，不断优化档案信息资源配置，才能真正实现社会化。提高管理系统的基础工作水平，高效处理复杂信息与数据的计算机工具，要求输入的信息必须是准确科学的，做好输入信息与数据的收集、整理、著录等基础工作，不断满足管理的技术要求，并且要按照统一的程序和方法进行普查案卷，去糟取精，全面清查加之来源复杂、鉴别压迫准确，对于一些重份或无查考价值的材料要剔除无用的内容，有效避免计算机管理时出现重复低效的情况。对于那些组卷过厚、内容混杂的案卷要重新加工填写以保证案卷更加规范，这样就可以提高实行计算机管理档案后的利用效率，结合实际，把开放的档案内容进行目录级著录，对同一主题的档案内容进行概览级著录。

2对档案资源进行有效整合 。档案资源的整合不仅指一般意义上的档案征集，关键的是对档案资源进行有效配置和整合，突破各种档案资源的特殊优势，最大限度地集聚国家档案信息资源为综合档案，对利用价值大的档案要提前接收进馆，使馆藏档案更加贴近社会需要。一方面要开展档案寄存服务工作，与新经济社会需求日益增长的形势相适应，建立以综合档案馆为区域性档案目录中心，缓解档案实体分级管理与社会利用之间的矛盾。随着信息时代的到来，档案管理人员要加强计算机知识学习，掌握现代信息管理技术和档案业务。其次是利用计算机技术对档案实现网络化管理，档案管理化的重点是利用档案管理系统，遵循安全可靠的原则，建成实用、良好的操作界面，有利于对有关材料的查借阅和使用，同时要提高档案的利用率，实现档案一体化管理，随时了解业务部门管理动态，确保档案的超前性、预见性管理。

3构建现代化的档案管理体系。健全档案管理体系并进一步提高规范化管理水平，根据我国法律法规和有关档案管理规定，引进先进的档案管理软件，制定电子档案的分类标准。根据企业的发展需求制定档案工作发展规划，建立科学合理的档案管理制度，促进档案工作制度化和规范化，档案管理要实现电子档案和纸质档案一体化管理，明确分类标准，建立和完善档案管理机制，更新档案的维护，确保档案的真实、严肃和有效性，才能更好地为企业人事档案信息化管理奠定提供更好的服务。

4提高现代档案管理的开发力度。首先要完善管理人员的专业素质，档案工作者要关注企业发展的新形势新问题，应用计算机技术时，要勇于面对知识经济主战场的挑战。档案管理制度是信息化的基础。企业领导应强化人事档案管理意识，组织人员根据需求制定档案工作发展规划，使得档案的更新应及时、准确、完整，有效维护了档案的真实、严肃和有效性，才能更好地为企业人事档案信息化管理奠定基礎，为企业人力资源建设提供更好的服务。 提高档案管理的现代化意识，在依托专业人才是信息化的有力保障下，使档案工作由封闭型向开放型转变。档案管理应从重管理轻利用的传统模式中解脱出来，主动面向知识经济主战场。。一方面是要开展现行文件阅览服务，实现信息服务的社会化，档案信息进入市场后就必须遵循市场经济规律，一切以信息市场化的特征需要为主。随着信息时代到来，档案管理人员必须向信息管理员和发布者的角色转换，加强专业知识学习并提高文字和分析能力，要掌握现代信息管理技术，使自己懂得计算机管理的具有双重知识结构的复合型人才。同时要提供鉴定服务.服务对象以国内外用人单位和中介为主.这些单位把收到的毕业证，学位证送到档案馆进行真伪鉴定。另一方面是要有效地开发档案信息资源，最大限度地创造档案的社会效益和经济效益。我国《档案法》明确规定了以档案利用为中心内容的档案社会服务的方式和权限，有利于档案服务的社会化，并有效地开发档案信息资源，建立规范的档案信息服务体系，强化档案服务的各项功能，确保档案的各项服务符合社会化、市场化的要求，实现信息资源的共享。

参考文献

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