关于归档纸质文件与电子文件整理的分析

卢英

摘 要：本文着手于归档纸质文件与电子文件的分类整理方案、排列顺序的方案、编号整理方案与编目格式的方案，结合归档纸质文件与电子文件的应用与整理情况进行分析，总结出归档纸质文件与电子文件整理的有效措施，为我国今后的归档纸质文件与电子文件整理工作提供合理化参考。

关键词：归档纸质文件；电子文件；整理工作

在我国政府行政单位及社会公共服务场所，归档纸质文件与电子文件已经逐渐成为人们办公、起草、签发、审核等工作中不可或缺的重要内容，有效利用归档纸质文件与电子文件，能够为人们的工作与生活带来极大的便利和帮助，更在一定程度上推动着我国信息化与网络技术的发展与创新。本文主要对归档纸质文件与电子文件的整理工作进行探究，通过对具体整理方法进行详尽的分析与解析，使归档纸质文件与电子文件在实践环节能够最大限度的发挥各自的应用优势。

1 分类整理方案

归档纸质文件与电子文件相比，其实用性与便捷性较差，在使用过程中不具有电子文件数字化的信息形态，在记录与阅读的过程中也存在较为复杂的逻辑关系，往往会给档案文件整理人员带来极大的困扰[1]。但是，相较于电子文件，纸质文件在真实性与完整性上更能满足用户的实际需要，更加具有原始性的纸质文件，在处理重要信息功能的过程中能够为信息数据提供必要的安全保障，在妥善保管的前提下，能够确保文件资料不会丢失，使用户能够安全的使用纸质文件来记录重要数据。在归档纸质文件与电子文件的整理工作中，纸质文件显然无法与电子文件相比，电子文件在分类整理的过程中能够切实满足档案属性的相应要求，通过高智能化的计算机处理，电子文件在快捷搜索、查全率与查准率的多重分类处理下能够实现高效率的文件归档与整理，使文件资料在实践环节能够被工作人员更好地利用[2]。

编制纸质文件与电子文件的分离方案时，应严格按照相关要求，制定出合理化、规范化的文件分类整理方案，切实保证文件资料的利用效率。在实践分裂整理环节，应按照纸质文件与电子文件的实际情况，根据文件资料的保管期限设置第一个层次，为之后的光盘及纸质载体文件阅览、销毁提供便利；按照纸质文件与电子文件的年度设置第二个分类层次，为光盘类电子文件的租盘管理和纸质文件的排序整理工作提供便利；根据文件资料作者的实际需求，设置出第三个分类整理层次，使纸质文件在排序过程中显得更加简便，更为电子文件的重新组合提供便利，使纸质文件与电子文件在真实性与完整性上更能满足用户的实际需要。这种纸质文件与电子文件的分类整理方法主要是依照文件保管期限、文件年度、文件作者这三个因素来确立的。每一份归档文件的档案编号结构都应保持一致，例如，全宗号、保管期限、作者、年度、盒号、件号。通过对归档文件档案编号结构进行统一规范，使电子文件与纸质文件在整理过程中显得井然有序，为之后的使用提供便利。

2 排列顺序的方案

纸质文件与电子文件在归纳与整理的过程中，应根据文件资料的实际情况采取相应的处理措施。在归纳纸质文件的过程中，为了提高纸质文件资料的利用效率，工作人员应根据文件的排列顺序，采取与之适应的整理方式，在实践工作中，应根据纸质文件的立卷时间、立卷编号与作者等信息，按照时间顺序与简化顺序进行合理化的排列整理，使纸质文件在归纳处理过程中显得更加简潔与明了，为之后的文件资料查阅与调取提供便利[3]。

电子文件在排列顺序整理的过程中应充分使用与之对应的纸质文件排列顺序的需要，在原有立卷方法的基础上对电子文件的排列顺序整理方法进行适当的优化与改良，运用计算机进行搜索与检验，充分保证电子文件排列顺序整理的准确性。电子文件排列顺序整理无需过多考虑电子文件与纸质文件之间的有机联系，在实践环节应严格遵循电子文件资料整理的相关要求，务必保证文件利用与删除过程中的有效性。例如，在批复与请示过程中，应按照电子文件的发字多少与保管期限进行排列选择，利用最简化的方式进行排列整理，以此保证电子文件再利用的有效性，提升工作人员的工作效率，避免电子文件繁杂错误情况所产生的不利影响。同时，工作人员在归纳与整理电子文件的过程中，应对计算机系统的储存位置进行系统化的设定，使电子文件资料在排列顺序整理的过程中能够更加简易的被储存在适当的位置，为今后的读取与调阅提供便利。

3 编号整理方案

纸质文件与电子文件在归纳与整理过程中应采取统一的编号，利用编号整理的编辑性充分实现纸质文件与电子文件间的相互对应，使纸质文件与电子文件在实践工作中更好的发挥作用。采用编号整理方法能够在很大程度上提升纸质文件与电子文件的安全性，使纸质文件与电子文件资料能够更好的发挥其法律效力，实现档案管理工作的信息化，极大的提升纸质文件与电子文件档案的利用效果。

对纸质文件与电子文件采用编号整理的实践环节，应在每一份纸质文件的首页上方空白位置加盖案章，并且在上面填写清楚相关整理内容，为后续的整理与利用工作提供必要的基础。在电子文件的编号整理过程中，工作人员应在电子文件的形成过程依照文件的作者、报关日期、年度与所属单位等信息，规范化的填写文件目录，并且交由文书部门进行填录，将电子文件的件号进行详细统计，由计算机系统对其进行分类整理并且进行排列顺序处理。编号整理方案在实践应用过程中应做到与电子文件和纸质文件归档档号相互对应，充分实现高效化的文件资料归纳与整理。

4 编目整理方案

档案资料的编目具体指的是对文件资料进行著录、组织、标引与编制目录的工作，在实践应用过程中能够极大的节省工作人员的文件资料整理时间，实现档案文件的高效化利用，切实可靠的为档案管理与查血提供了帮助。编目格式方案在纸质文件与电子文件中实践应用具有高度的实用性，能够极大的提升文件资料的使用效率，使工作人员在文件归纳与整理是能够实现多层次、多角度的搜索与处理，提高了企业办公的工作效率。

电子文件的编目整理工作可以利用计算机系统中的“树型”目录进行直接搜索，在计算机系统当中直接创建相对应的目录格式，使搜索工具能够对电子文件进行统一化、单一化的编目整理，充分实现文件资料的高校归纳与利用，其中单一化具体指的是对电子文件进行单一目录种类的归纳与整理，只编制归纳文件目录，以此提高文件整理的效率。在纸质文件与电子文件共存的情况下，纸质文件主要是通过电子文件的真实性、原始性、法律效力、完整性与网络安全性来发挥作用。电子文件则是利用多层次的信息渠道来发挥效用。因此，在编目整理的过程中，工作人员应在原有整理模式的基础上，对办公自动化整理模式进行改善，使文件资料的著录、标引项目在文件制作过程中完成，以此提高文件资料编目的工作效率，最终实现纸质文件与电子文件档号的相互对应。

5 结语

综上所述，档案管理人员在今后的工作中应对纸质文件与电子文件进行系统化的管理，在文件资料的原有整理方案基础上不断创新、开拓探索，制定出现代化、网络时代档案管理的新模式，使纸质文件与电子文件在实践工作中更好的发挥作用。

参考文献

[1]刘进出.新时期下的纸质文件与电子文件整理工作[J].信息技术教育，2013，12（09）：23-24.

[2]杨剑锋.传统纸质文件与电子文件归纳整理中存在的问题[J].西北科技大学院报，2012，23（07）：23-25.

[3]何志明，曾伟伟.纸质文件与电子文件整理情况分析[J].湖南科技大学院报，2012，12（07）：33-25.