基于Access和Excel的工程材料管理解决方案

沈　彬，陈中海，徐欣港，杨有为（.海洋石油工程（青岛）有限公司，青岛6650；.温州科技职业学院，温州5006；.大庆油田有限责任公司第二采油厂，大庆644）

基于Access和Excel的工程材料管理解决方案

沈彬1，陈中海2，徐欣港1，杨有为3
（1.海洋石油工程（青岛）有限公司，青岛266520；2.温州科技职业学院，温州325006；3.大庆油田有限责任公司第二采油厂，大庆1634143）

基于小型工程企业需求，探讨以Access数据库和Excel电子表格为工具，采用Access数据库与Excel电子表格建立动态链接的方法，在公司Intranet网实现材料管理数据共享和分析。探讨各岗位工程师Excel数据表结构的设计，以及在Access数据库中建立查询分析表的方法和种类。该解决方案简单实用，并可以很好地提高各岗位工程师的工作效率，提高管理的敏捷性和准确性。

Access；Excel；材料管理

0　引言

对于一个石化工程项目，材料管理与控制至关重要，因为它贯穿于设计、采购、催交、验货、领用、施工等环节，涉及业主、设计单位、采购单位、供应商、建造单位等各个市场主体。在国内外都有大量的材料管理软件系统，引进管理软件并使软件本地化存在费用高、部署时间长等问题。但对于中小型工程企业，通过使用Access数据库和Excel电子表格，结合公司内网就可以搭建起一套简易但高效的材料管理解决方案。

1　系统设计与实现方案

1.1系统整体架构

一般情况下，企业会建立Intranet网，以实现企业内部沟通、文件传输、资源共享等，因此分布在各个部门完成不同岗位功能的人员可以通过Intranet网将各自的劳动成果与大家分享。例如一个石油平台的建造项目：在设计部门有各个岗位工程师，他们负责提交材料采办料单和施工料单，在工程师的电脑里一般会使用Excel电子表格对其所提交的采办料单和施工料单进行跟踪和汇总，以进行方便自查，核对是否有漏采办材料、漏开施工料单等情况；建造项目组的材料工程师会依据设计工程师开具的料单开展采办申请、下发施工用料等工作，项目工程师和专业工程师会从各自的角度关注材料的采办、到货和领用情况，在项目组的工程师的电脑里一般也会使用Excel电子表格存储其关注的材料信息；最后在仓储部的库管员的电脑里也自然会用Excel电子表格存储着一份材料接收发放动态表。因此，不难看到这些不同岗位的人员在一个项目里都完成了特定的材料管理工作，他们都有自己的Excel表，存储自己所需要登记、更新和分析的材料信息。这样项目管理团队可以使用Access软件建立数据库，将分散于各个岗位电脑里的材料数据表联系起来，通过在Access数据库中建立各种查询报表，以实现各个岗位对材料信息查询、分析和校对等需求。系统整体架构如图1所示。

1.2数据表文件设计

一般情况下使用Excel电子表格进行材料管理时，对于表格的列标题名称、数据格式都比较随意。但是如果要将Excel电子表格作为外部链接数据表与Access建立数据库，那么就要对它的列标题名称(等同于数据库表的字段名称)、数据格式进行定义，因为它其实已经成为了一个数据库文件，不同的是Access数据库仅有读权限，没有写权限。

另外，Access数据库也许仅仅是使用Excel模板文件中的特定的几列数据，这些列的列标题名称和数据格式是不允许修改的。当然该数据表的所有者可以添加其他列，以便记录其他详细信息，方便自己辨识和管理，这样做不会影响系统的正常使用。

图1　基于Access和Excel工程材料管理解决系统软/硬件架构

（1）设计部材料管理表设计

设计工程师材料管理的主要任务是维护设计物料码表、提交材料采办料单和下发施工料单，所以设计工程师应该建立物料码跟踪表、采办物料跟踪表和施工物料跟踪表。

物料码跟踪表应该包含：物料码、物料类别、物料长描述、若干物料属性。物料码维护和管理是实现科学物料管理的基础，该表记录了所有已经应用于指定项目的物料码清单、类别和长描述，该表将在后面的查询表设计里被广泛应用。采办物料跟踪表应该包含：物料码、若干物料属性、采办料单号、采办料单名称、采办数量、单位、采办依据和采办日期等字段。在采办物料跟踪表中，物料码、物料长描述、采办料单号、采办数量、单位共5个字段是外部数据库字段，必须保持列名称和数据格式；若干物料属性、采办料单名称、采办依据和采办日期等是内部辅助性字段，方便设计工程师自己查询、添加、更新时使用。施工物料跟踪表应该包含：物料码、若干物料属性、施工料单号、施工料单名称、施工数量、单位（与采办物料跟踪表中的单位保持一致）、对应采办料单号和开料日期等字段，其中物料码、施工料单号、施工数量、对应采办料单号和开料日期是外部数据库字段，其余是内部辅助性字段。

设计工程师在其工作过程中跟踪好物料码跟踪表、采办物料跟踪表和施工物料跟踪表非常重要，因为设计阶段所犯下的错误，都会影响到后续的采办、领料和施工阶段。但是如何帮助设计工程师少犯错误呢？除了其他板块的同事反馈问题之外，最重要的是设计工程师要建立自查分析表。设计工程师可以通过公用的Access数据库检查如下问题：①所有的已采办物料码是否都已在物料码跟踪表中登记？②物料码跟踪表中是否存在物料码系统错误？例如一码对应多个物料或多码对应一物料等问题。③施工料单总数量是否已经超过了采办料单总数量？即需要检查是哪个环节存在统计错误，发现错误后需立即开展补采工作。④材料到货数量是多少？设计工程师在开施工料单时可能需要先关注一下该施工料单的物料到货情况。因此为了回答上述四个问题，应该在Access数据库中建立对应的四个查询报表，根据设计工程师的查询需求返回汇总分析后的数据结果，以便满足其自检、分析、统计和分发等需求。

（2）项目组材料管理表设计

四是具有监测控制功能。现阶段，几乎所有的电气自动控制系统均配置了监测控制功能，其目的就在于更好的监管生产过程。当系统在工作时段出现异常时，检测系统便会对外发出警报，提醒现场作业人员及时撤离，以保障工人的生命安全。

项目组的材料管理任务主要是由各专业材料工程师和各专业现场协调完成，材料工程师的主要任务是：办理采购申请、材料催交、组织材料验货、跟踪材料到货和验货结果等，专业现场协调的主要材料管理任务是：检查已下发施工料单中的材料领取情况、检查新下发施工料单中的材料到货情况及到货计划、分析材料是否影响现场施工等问题。

因此项目组的材料工程师应该建立并跟踪好一张归属于他的跟踪表，即材料到货、验货、合格材料数量跟踪表。该跟踪表应该包含：物料码、物料类别、若干物料属性、采办料单号、采办料单名称、采办数量、单位、要求到货日期、实际到货日期、到货数量、合格数量、未到数量等字段。其中物料码、采办料单号、采办数量、单位、到货数量、合格数量是外部数据库字段，其余是内部辅助字段。对于专业现场协调需要建立一张归属于他的表，即施工料单领料优先顺序表，该表表明了领取施工料单中的材料的先后顺序，以指导仓储发料和现场领料工作，也便于系统分析出每个施工料单的缺料情况，便于开展有目标性的材料催交工作。该表包含：施工料单号、施工料单名称、下发时间、领料优先级等信息。其中施工料单号和领料优先级是外部数据库字段，其他是内部辅助字段。

另外，项目组的项目工程师对于材料的管理应该更加具有前瞻性，项目工程师应该考虑按照四级计划何时应该收到详细设计文件，并安排加设工程师开展材料采办工作，以及确定相关材料采办策略等问题。

（3）采办部材料管理表设计

采办部的采办工程师的主要工作是跟踪收到的每一个采办料单的过程状态，包括收到采办料单日期、定标日期、要求到货日期，厂家回复到货日期，实际到货日期等信息。因此采办工程师应该建立一张归属于他的跟踪表，该跟踪表应该包含：物料码、物料类别、若干物料属性、采办料单号、采办料单名称、采办数量、单位、要求到货日期、厂家回复到货日期、实际到货日期。另外，采办工程师还需要跟踪每一个采办订单的跟踪表，将描述订单号与采办料单号的关系，以及订单的具体状态。

（4）仓储部材料管理表设计

材料发放与登记是仓储部库管员的工作，库管员需要对每个施工料单中的材料项的发放数量、领料人、领料时间进行登记。因此该跟踪表应该包含：物料码、物料类别、若干物料属性、施工料单号、施工料单名称、领用数量、领用单位、领用人，领用日期、领用单号等字段。

（1）从Excel数据表动态链接到Access数据库

在各个岗位人员按照规定模板建立好各自的材料管理跟踪表并填写好最新的信息后，就可以通过在Access数据库中建立动态链接表的形式将Excel数据表中的数据自动读取到Access数据库中，以便在Access数据库中建立各种查询表，统计分析出各种材料状况结果。

（2）设计工程师查询表设计

属于设计工程师的数据表有三个：物料码跟踪表、采办物料跟踪表和施工物料跟踪表。首先设计工程师要保证物料码体系的完整性，即物料码跟踪表里的物料码应该包含所有的采办物料跟踪表里的物料码，采办物料跟踪表里的物料码应该包含所有的施工料单跟踪表里的物料码，因此需要建立相应查询表反馈物料码体系不完整的地方；其次设计工程师需要查询是否有漏采办物料的情况，即该物料在施工物料跟踪表里的总和已经超过了采办物料跟踪表里的总和。

（3）材料工程师查询表设计

材料工程师的查询表设计可以更加多样性，可以通过Access软件根据自己的需要设计查询表。可以设计用于汇报的汇总报表，例如汇总出采办管线总长、已到货管线总长、已验货管线总长和已合格管线总长；也可以设计查询某一类管件的到货情况，显示该类管件在每一个批次采办料单中的到货情况；还可以根据目前施工料单缺料的情况，反推出所缺物料是在哪个批次的采办料单里采办的，形成缺料物料催交信息表，可以将该催交信息表发给相关采办工程师，以便其依据采办料单号和订单号催交材料。

（4）采办工程师查询表设计

采办工程师的查询表设计主要是方便采办工程师查询采办料单与订单号之间的对应关系，以及每个订单对应材料的到货情况；也可以通过订单号，查询出其对应的采办料单号集合，以及每一项材料的要求到货日期、目前采办状态等信息；最后也同样可以汇总出采办物资的汇总信息报表。

（5）项目材料状况分析表设计

对于项目经理、项目工程师和项目协调等，可能需要查询某一物料的采办料单发出日期、到货日期、验货日期、到货数量、合格数量、领用数量、库存剩余数量等综合信息时，可以建立对于某一物料的状态分析报表，用于具体的分析工作。另外，也可以编制汇总报表，统计出整个项目采办总量、到货总量、验货总量、合格总量、领用总量和剩余总量，用于对项目的材料状况进行宏观分析。

2　结语

基于企业Intranet网，采用Access数据库与Excel电子表格建立动态链接的方法，实现各岗位数据相互读取，并用Access数据库中的查询表建立各种分析和汇总数据表，提高各岗位工程师的工作效率，提高管理的敏捷性和准确性。

[1]王开华，汤自辉，臧柏齐，孙广伟，钱伏华，朱国栋.核电建造管理信息系统MISNPC的创新与应用.核科学与工程,2009，06(2)

[2]管延敏，周洋.基于VB.NET的船舶建造管理信息系统设计.船舶工程,2012,12(12)

[3]秦亮.基于信息技术的桥梁建造管理系统的实现.信息通信,2014,02(3)

Access;Excel;Material Management

Solution of MaterialManagement Based on Access and Excel

SHEN Bin1，CHEN Zhong-hai2，XU Xin-gang1，YANG You-wei3
（1.Offshore Oil Engineering(Qingdao)Co.,Ltd.,Qingdao 266520；2.Wenzhou Vocational College of Science and Technology,Wenzhou 325006 3.Oil Recovery Plant No.2,Daqing Oilfield Co.,Ltd.,Daqing 163414；）

Considering the small company's need,uses themethod of dynamic link between Access database and Excel data file,analyses and manage thematerial requisition,procurement and issue activity.Discusses the designmethod of the columns of Excel date files,and designs the query table of Access database.The solution is simple but useful,and it can promote the efficiency of engineer's work and accuracy ofmanagement.

1007-1423（2015）15-0053-04

10.3969/j.issn.1007-1423.2015.15.014

沈彬（1983-），男，浙江金华人，硕士，中级工程师，从事领域为海洋石油工程建造管理

陈中海（1980-），男，浙江温州人，硕士，讲师，研究方向为自动化控制

徐欣港（1983-），男，山东莱州人，本科，研究方向为海洋石油工程建造项目计划控制

杨有为（1983-），男，黑龙江大庆人，本科，中级工程师

2015-04-07

2015-05-04