中职学校电子档案管理策略

王 栋

（云南省大理卫生学校，云南 大理 671000）

中职学校电子档案管理策略

王 栋

（云南省大理卫生学校，云南 大理 671000）

在网络信息技术的支持下，档案管理工作实现了电子化发展，这是档案管理水平的一次质的飞跃。本文以中职学校电子档案管理为例，分析中职学校电子档案管理现存的问题，探讨做好中职学校电子档案管理工作的措施、建议，以期提高中职学校电子档案管理水平。

中职学校；档案管理；电子档案

电子档案是传统纸质档案的电子表达模式，其是依靠电子信息技术而存在的。在现代化网络信息技术的发展背景下，电子档案已经成为企事业单位档案管理的主要模式，但绝大部分中职学校尚未建立起电子档案管理模式。这使得中职学校的档案管理水平较为落后，管理效率也相对偏低，为更好地发挥档案管理在中职教育中的作用，本文做如下分析。

1　中职学校电子档案管理现存问题

从当前的中职学校电子档案管理工作水平来看，其所存在的问题主要表现在以下几个方面。

1.1管理观念落后

目前，中职学校档案管理工作的观念相对比较落后，相比于电子档案而言，学校更注重也更倾向于传统纸质档案的管理模式，这一方面是因为中职学校在档案管理工作方面更倾向于稳妥、安全，不愿意贸然尝试新鲜事物。另一方面是因为中职学校的档案管理人员观念守旧，更愿意相信使用多年的档案管理办法。

1.2硬件设备不足

电子档案需要计算机系统予以支持，然而由于中职学校的资金能力有限，其很难拿出一大笔资金投入到档案管理工作中，因此无法购买相应的硬件设备，这使得中职学校的电子档案管理缺乏最基本的硬件设备支持，电子档案管理模式自然也就无法实现。

1.3软件系统落后

在电子档案管理中，除要有硬件设备支持外，软件支持也非常重要。软件是计算机运行的基础，也是档案管理工作运行的基础。目前，也有一部分中职学校开展了电子档案管理，但这些学校在软件系统建设方面相对落后，以至于电子档案管理工作很难发挥出实际作用，影响电子档案的管理效果。

1.4专业人才缺失

想要做好电子档案管理工作，就必须有专业人才作为主动力支持。然而，由于中职档案管理人员思想守旧，计算机水平相对薄弱，不能胜任电子档案管理工作。与此同时，中职学校的人力资源配置还无法有效引进电子档案专业人才，这使得电子档案管理工作难以实现有效进步，无法发挥其实际作用。

2　做好中职学校电子档案管理工作的建议

想要做好中职学校电子档案管理工作，应从以下几方面入手。

2.1革新档案管理观念

要想提升电子档案工作水平，中职学校档案管理部门就必须革新自身的档案管理观念。中职学校作为培养现代化技术型人才的主战场，能否与社会发展保持一致，会直接影响其对学生的培养效果。电子档案作为现代化社会档案管理的主要模式，中职学校档案管理部门有必要将其引入自身的工作模式中。档案管理人员要加强自我学习，联系一些电子档案管理技术较为成熟的高校，参观学习，切实感受电子档案为档案管理工作带来的巨大作用，并在此触动下，建立电子档案管理理念。

2.2加强硬件设备投入

加强硬件设备投入是中职学校实现电子档案管理的基础措施。在档案管理部门电子档案管理意识较强的基础上，其可向校领导申请引进硬件设备，以提升档案管理水平。校方可在充分分析档案管理部门申请意见的基础上，拿出部分资金购买相关硬件设备。若学校资金确实比较困难，可邀请企业赞助，帮助学校建立起良好的电子档案管理环境。

2.3积极更新软件系统

在完成硬件设备的投入以后，学校要积极更新软件系统。要充分分析自身规模、学生数量及档案管理工作需求情况，选择最经济、最有效的电子档案软件管理系统。购入软件系统后，学校要规范操作、使用电子档案管理系统，并应定期对软件系统予以更新。

2.4开展专业培训

开展专业人才培训是中职学校电子档案管理工作必须进行的基础工作。学校可组织档案管理人员进行专业进修，同时也可聘请专家到学校指导档案管理工作，保证档案管理人员的电子档案管理水平逐步提升，为中职学校的电子档案管理工作提供基础支持。

3　结 语

电子档案是现代信息技术在档案管理工作中的直接表现，其对于推动档案管理事业的进步作出了重要贡献。随着社会对技能型人才的需求越来越大，中职教育也迎来了一个新的发展空间。面对与日俱增的生源，中职学校只有实现电子档案管理模式，才能确保档案管理工作的准确、有效，因此，实现传统档案管理模式向电子档案管理模式的转变，不仅是中职学校变革的基础，更是中职学校进步的必然选择。

主要参考文献

［1］王建忠.试论中职学校电子档案管理之方针策略［J］.卫生职业教育，2012（10）：42-43.

［2］苏华.试论中职学校电子档案规范化管理［J］.青春岁月，2012（22）：223.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.133

G270.7

A

1673-0194（2015）18-0180-01

2015-07-02