企业社会保险档案管理信息化探析

李仁谦

（国网山东海阳市供电公司，山东 烟台 265100）

社会保险档案信息化凭借其记录存储信息量巨大、查询检索高效准确及保管节省空间等许多优于传统纸质档案的特点，成为现代企业档案管理的必然趋势。美国是信息化和法律化高度发达的国家，其社会保险档案已实现了数字信息化管理。从我国社会保险业务纸质档案的特点来看，数字化档案逐步取代纸质档案将成为历史的必然，而科学高效地提高社会保险档案资料利用价值、避免传统档案封闭式管理的弊端也成为当前社会保险工作的重中之重。

1 新时期企业社会保险档案管理信息化面临的问题

新时期、新形势下，缺乏现代化管理，内部组织制度不完善及人员素质有待提高等都是社会保险档案管理信息化所面临的问题和挑战。第一，由于社会保险档案信息化业务量大、任务重等特点，加之部分档案管理人员未达到从业资格，难以保证档案管理的工作质量，从而造成一些错误和问题，严重影响了社会保险档案管理工作的稳步发展。第二，信息化基础设施的技术水平滞后，办公效率低下，大大阻碍了社会保险档案管理水平的进一步提高。当今，网络早已渗透到社会发展和人民生活的各个领域，大大提高了现代办公的效率和质量。第三，档案数字化极易受人为攻击及各种不可控因素的影响，造成数据被窃取、破坏、丢失的现象，因此，提升数据的保密处理水平，防止数据被攻击显得尤为重要。

2 企业社会保险档案管理信息化建设应遵循的原则

企业社会保险档案管理信息化建设应遵循多层次、多方位、多元化原则。

2.1 积极探索，不断创新

要促进企业社会保险档案管理方面工作的稳固发展，必须根据企业发展的新任务、新要求以及新定位，统观全局、制定战略，合理科学运作，不断创新思路。这就要求现代企业管理者对企业社会保险档案管理信息化的构建目标和构建原则进行全新定位，积极探索，明确社会保险管理思路，深入了解企业职工需求。

2.2 提升素质，强化责任

企业社会保险档案管理专员应全面掌握社会保险管理知识，精通信息化管理手段，拥有高度的责任感、职业道德以及认真细致的工作态度。

首先，要加强思想教育，使其充分认识到自身所肩负的责任，提高工作效率。其次，档案人员要掌握并熟练运用数字化、信息化技术，努力使自己具备信息知识和网络文化知识，通过教育培训、学习交流等形式，不断提高自身的综合素质。最后，信息化环境下，管理人员发现问题、分析问题和解决问题的能力要不断提高，掌握全面的风险管理手段，提升企业竞争力。

2.3 完善制度，标准建设

完善社会保险档案管理制度，建立一套系统全面、科学合理、操作性强的内部管理制度，如登记、统计、考核、评估及奖励制度等，明确具体的责任制度，落实到人，形成统一规范、严格高效的业务程序，严肃处理违法乱纪行为，切实增强档案管理监督的执行力和权威性。

在完善管理制度的同时，标准化能确保管理体系和运行机制有效展开。在标准化建设中，企业必须依据我国社会保险制度与自身人力资源管理要求，构建完善的社会保险信息管理平台，实现“四个统一，一个高效”原则，即流程、软件、标准及考核的统一及信息系统的高效运行，优化社会保险管理模式，真正实现社会保险管理信息化，提高社会保险管理工作的规范性和合理性。

2.4 规范流程，安全操作

实现社会保险档案信息化，要严格规范业务操作规程，需要具体到统一、规范和完善基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险及生育保险的参保登记、基金征缴、待遇审核、待遇支付、财务管理、稽核监督以及个人账户管理等各个环节，采用先进的信息网络技术，使各个环节实现局域联网、远程数据通信、常规统计信息一体化管理。

数据档案信息虽然不怕虫蛀、霉烂，但一旦发生中毒、计算机硬盘损坏等情况，将会造成数据丢失，后果极其严重。因此在档案数据安全方面，首先，要做好防火墙等安全设置，对互联网上提交的数据做好安全检查；其次，个人档案信息查询时要同时判断个人编号、身份证号、密码等信息，在条件允许的情况下可绑定档案所有人的手机号码，在查询信息时发送验证码进行验证；最后，做好数据的备份工作，定期对数据进行异地备份。

3 结 语

人力资源管理工作是企业发展的核心工作，社会保险工作更是重中之重，加强社会保险档案信息化管理是和谐社会发展的必然要求，也是信息化时代的必然趋势。创新社会保险工作机制，完善社会保险管理制度，不断提升企业社会保险档案信息化管理水平，必将成为推动企业高效、健康发展的重要途径。