会计电算化ERP软件应用再探讨——以用友U8版为例

李立鹏

（漳州城市职业学院，福建 漳州 363000）

会计电算化ERP软件应用再探讨
——以用友U8版为例

李立鹏

（漳州城市职业学院，福建 漳州 363000）

财务软件的开发，是以系统的通用性和普适性为出发点。系统提供了一系列设置功能，既能满足企业一般性账务处理和财务管理，也能满足不同行业企业个性化需求设置。财务软件使用者应对软件加以探究和分析，尽可能发挥软件最大效用来满足管理的需要。

会计电算化；ERP财务软件；预算控制；备查核算

2014年6-7月笔者有幸参加教育部国培计划——浙江会计专业项目培训。该项目培训在国家示范性高职院校——温州职业技术学院举行。培训内容是会计综合实训，强调手工账处理和电算化并行，从起草财务制度开始，开设手工账簿，填制原始凭证和记账凭证、登记账簿、编制会计报表，同时，使用用友U8财务软件完成折旧表计算、成本计算，利用总账系统完成预算控制以及财务人员、部门、会计科目、项目、金额的授权控制。笔者在研学过程中，与培训专家深入探讨了预算自动控制、备查核算等财务软件应用的几个专题，受益匪浅。现梳理成文，以期对会计信息化教学和软件实际应用有所帮助。

1　探究预算控制

假设某企业使用用友ERP财务软件进行会计电算化，在账务处理中要实现如下预算控制:销售科和采购科除工资以外的月费用计划额度分别为15万元和18万元，要求能够随时提供销售科和采购科经费使用情况，不允许超计划报销。

下面以用友U8为例演示合计电算化环境下部门预算控制的设置及账务处理。

第一步:增加“计划支出”会计科目并增加项目大类

在会计科目的成本类（或资产类）增加“计划支出—预算总额”和“计划支出—预算明细”，同时设置成“项目核算”。然后在项目目录增加一个“预算”的项目大类，把“预算明细”选作“预算大类”的核算科目，并在项目目录里面增加101销售科和102采购科。

第二步:财务分析

（1）业务→财务会计→财务分析→系统菜单→基础设置→预算初始→预算类型:选择“精细预算”。

（2）预算数→项目预算，做项目预算设置（见图1） 。

（3）编制项目预算数，录入部门预算金额（见图2） 。

图1　项目预算设置

图2　编制项目预算数

第三步:设置部门预算控制

业务→财务会计→总账→设置→选项→凭证:不勾选“超预算允许保存”选项，勾选“预算控制”选项（此处预算类型默认“精细型预算控制”）（见图3）。

图3　设置部门预算控制

第四步:业务处理

（1）当经费下达时，填制一张反映下达部门预算总额的凭证

（2）相关后续经济业务发生时，凡是涉及预算控制部门的费用，在做正常费用支出的同时，做一笔计划支出的分录，即借记:销售费用等，贷记银行存款等；借记:计划支出——预算总额，贷记计划支出——预算明细。

假如一笔经济业务:支付产品广告费20万元。当录入凭证，“计划支出——预算明细”科目录入20万元（超过预算额度15万元）时，系统就会自动提示超预算数（见图4），凭证将不能成功录入，这对操作者（制单人）是一个警示，从而对部门经费进行有效的控制。

图4　超预算数自动提示

2　探究备查核算

以本次国培项目里相关业务为例。针对“主营业务收入”等会计科目设置项目核算（华泰A、B型机床，奔腾电路板），填制凭证时只能填写金额，而不能体现单位数量等信息的缺憾，我们可以探索同时再设置华泰A、B型机床的备查账。具体步骤如下。

首先，打开自定义表结构界面→增行；然后依次增加产品名称、单位、数量、单价、金额等；接着进入设置→基础档案→财务→备查科目设置→选择科目“主营业务收入”；然后把产品名称、单位、数量、单价、金额选到右边确定为已选项目；最后，以实训材料里“2014年1月16日，向四川绵阳机械厂销售A、B机床”的业务为例填制记账凭证。因为之前已将“主营业务收入”科目设置为项目核算，凭证录到“主营业务收入”时系统会要求辅助项录入，选择“华泰A型机床”，再进入“辅助明细”录入金额。

此时，点击此填制凭证界面的“备查”，增加相关备查资料信息（见图5）。

图5　科目备查资料

至此，该业务的凭证录入完成（见图6）。只要把光标放在金额栏972 000，凭证的下面备注栏就会提示项目为华泰A型机床。另外，我们点击上面的“备查”，关于“主营业务收入”科目的备查资料——华泰A型机床的产品名称、单位、数量、单价、金额等信息就都可方便查询到。华泰B型机床等信息同理可得。

图6　记账凭证录入

3　结　论

其一，针对用友 U8 软件“财务分析”模块中的“部门预算”不能区分经费项目、“项目预算”不能区分部门的问题，如果探究利用用友ERP财务软件将“项目”与“部门”内容有机衔接，那么预算控制的自动化问题就能迎刃而解。对偏离计划定额的情况，可给财务人员予以警示，从而防止错误和舞弊的产生，保证数据处理、预算制度的可靠性。

其二，财务软件的开发，是以系统的通用性和普适性为出发点。系统提供了一系列自定义设置功能，既能满足不同行业企业一般性账务处理和财务管理的要求，也能满足不同行业企业的个性化需求。财务软件使用者对此加以探究和分析，可以发挥软件最大效用来满足管理的需要。

主要参考文献

［1］王新玲，陈利霞，王晨.用友ERP财务管理系统实验教程［M］.北京：清华大学出版社，2013.

［2］申屠新飞.浅谈综合多栏账的定义［J］.中国管理信息化：会计版，2007（8）.

［3］蒋美红，陈芳晨，申屠新飞.再谈预算控制的自动化问题［J］.中国管理信息化，2008（1）.

［4］罗邦清.浅议加强财务电算化管理的思考［J］.商业经济，2009（13）.

［5］周元花.财务软件中的主要自定义设置功能分析［J］.襄阳职业技术学院学报，2014（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.04.029

F232

A

1673-0194（2015）04-0036-02

2015-01-13

福建省教育厅社会科学研究课题（JB11516S）；漳州城市职业学院教改研究课题（yjy201203）；漳州城市职业学院人才集聚工程“青年优才”培养资助项目。

李立鹏（1975-），女，福建漳州人，漳州城市职业学院经济管理系讲师，经济学硕士，主要研究方向:会计信息化、财务管理教学。