信息系统在建筑企业财务管理中的实践与应用

文｜刘一超 李福亮

在当今信息云集、互联网颠覆传统行业的时代，作为传统行业中的建筑企业，如何形成企业独特的核心竞争力，是不少同行先行者一直不懈探寻的问题。自笔者所在企业推行信息系统以来，财务管理可谓发生了颠覆性的变革，信息化不仅转变了传统财务管理的工作方式与思维习惯，也在不知不觉中，形成了企业独特的核心竞争力。

2008年国家地产行业政策调控之后，建筑行业迎来一个发展高峰时期。一方面，笔者所在企业近年产值规模、项目数量激增，亟待精细化的财务管理模式强化内控、降低风险。另一方面，企业中财务人力资源紧缺与财务团队年轻化的特点，又阻碍了精细化财务管理的发展进程。鉴于此，企业必须转变管理思维，变革管理模式，在标准化和信息化上狠下功夫。几年的应用和实践证明，只有信息系统可以完美融合标准化与信息化。因此建立信息系统，在建筑业高速发展的今天，已经成为目前时代的大势所趋。

自主开发信息系统与企业财务管理的融合历程

笔者所在企业2008年开始启动标准化、信息化建设工作，尝试自主开发完全适用于企业特点的信息系统，目的皆在将业务流程再造与管理标准化工作紧密结合，提高财务管理效率和品质。经历了近7年时间，信息系统与企业内部财务管理达到了高度融合，融合历程渐进深入。

2011年期间完成了综合管理信息系统（Integrated Management Information System，以下简称“IMS系统”）的自主开发及上线应用，实现了标准化体系与信息系统的初步融合。

2011年-2013年，“IMS系统”以服务生产运营管理为原则，融合了财务专业系统资金、核算、税务等各项业务活动，按照业务活动在日常工作中的实际操作顺序，设计完善各项工作流程，实现了业务流、工作流和数据流的全面同步。陆续开发并成熟应用了会计凭证自动生成模块，打通“IMS系统”与“用友NC账务系统”的数据接口，实现了从业务源头至会计凭证全过程信息化操作。

2014年初，企业开始致力于开发和推动决策支持平台（Business Analysis Platform，以下简称“BAP平台”）的应用。根据决策管理层的业务需求，设计财务分析模型，从“IMS系统”定时采集数据，以图表报告形式将各项经济指标及财务数据呈现给决策管理层，提升了决策效率，强化了风险防控。

2015年初，基于信息系统的网上报销流程全面试点，在财务业务一体化方面走出了重要一步。随着网上报销系统的成熟运用，建筑行业的财务报销再也不必因为领导经常出差在外，无法签核报销单据而延误，提升了财务服务员工的效率和品质。

截止目前，由BAP、IMS系统集合而成的信息系统，具有完全个性化的建筑施工企业管理特点，从财务角度全面提供决策层、中间管理层、基础作业层不同层次的管理数据需求，对提升企业财务管理起到了积极作用。该项信息化建设成果也已作为典型案例入编《中国建筑施工行业信息化发展报告》。

资金管理信息化，信息系统应用的先行者与契入点

财务信息化的第一阶段，总体思路是要求找到在财务管理方面，信息系统应用的先行者与契入点。通过企业财务和信息化管理专家的商讨论证，一致认为资金管理作为信息化应用的先行者与契入点当之无愧。

众所周知，财务管理的核心是资金管理，在施工企业也不例外。资金管理与企业各项经济业务都存在相关性，因此，在施工企业的信息化建设进程中，将资金业务信息化作为先行者与契入点，以资金支付为主线，逐步关联其他财务管理业务，同时以资金支付标准化、流程化做为刚性约束，将十分有利于信息化的纵向推进进程，也会逐步促进传统施工企业财务工作习惯的转变，切实提高财务资金管理效率。

在实践中，以某项分供方支付业务为例，根据在信息系统中设定的标准管理流程，分供方付款必须依序通过招标、中标、签约、提供合同交底、办理结算等业务流程后，才能最终进入财务部门的资金计划和支付申请环节。

实践证明，信息系统资金支付流程，对审批时效和数据逻辑的强制要求，会更好的促进业务部门及时、准确地在系统中完成相应工作。如此一来，不仅提升了财务资金管理品质，也通过信息系统刚性控制，提高了其他业务部门的工作效率。因为在财务环节之前的任何一个业务节点出了问题，支付流程都将无法继续进行。

作为财务管理信息系统应用最明显的优势之一，信息系统的标准化和刚性内控优势极大的避免了建筑行业传统管理模式下容易出现的无合同、无结算、无计划付款现象，同时也避免了企业超付、重付的传统资金支付风险。

业务无缝对接促进效率提升

笔者所在的施工企业，建立财务信息化的第二个阶段是以信息系统为载体，强化监督职能，实现业务活动与财务活动的无缝对接和一体化运行，进一步促进会计信息质量和财务管理水平的提升。

业务一体化强调业务流、工作流和数据流必须按照业务活动的不可逆顺序自动同步，终极目标是优化业务流程，切实提升各项财务业务的管理效率。

四年来，随着信息系统在企业财务管理方面深入推进，财务管理上逐渐实现了会计核算、报表业务、资金管理三个方面的业务一体化。

会计核算方面，基本实现了项目成本类、支付类业务活动从业务源头至会计凭证的全过程信息化管理，包括材料采购、材料消耗、材料调拨、劳务结算、专业分包结算、其他分包结算及资金支付等具体业务。

报表业务方面，基本实现了资产负债表、利润表、管理费用、财务费用、应收预收、应付预付等主辅表的自动生成。

资金管理方面，已初步实现了实时动态的项目收款计划监控、拖欠分级预警，多维度的应收账款分析、资金计划执行率结果输出、项目资金策划考核结果分析等功能。

与传统管理模式相比，建立了信息系统业务一体化的财务管理，在以下四个方面受益匪浅。一是由于业务流程的标准化优化整合，财务管理效率直线提升，人力资源紧缺的压力得到极大缓解。二是基于信息系统的业务一体化，建立了整套标准化流程，为越来越年轻的财务团队提供了业务快速上手、快速精通的有利条件。三是通过信息系统业务信息的网上汇集与传递，财务人员可以不必时常前往项目现场处理业务，更不用在现场进行办公，打破了空间上的诸多限制，使施工企业财务人员集中办公、扁平化管理成为可能。四是业务一体化对流转到财务之前各项经济业务在时间节点上做出了硬性规定，强化了会计监督职能，使得财务工作的各个环节得以顺畅开展，同时也在一体化的流程中划清了职权，让财务管理活动更加精细的运行实施。

决策支持，信息系统在财务管理中的集大成应用

在资金管理先行，业务一体化推广取得良好效果后，企业利用业务活动过程产生的数据生成了庞大的数据库，四年基础数据的积累，为信息系统在财务管理的集大成应用打下了殷实的基础。笔者所在单位在2014年基于现有IMS系统数据，引入了BAP决策支持平台。

作为企业财务负责人或其他高层管理人员，每天工作都需要关注最新的企业关键信息，正是这些关键信息，在领导者独有的经验和思维加工下，形成了企业独特的战略及指导性原则。

BAP决策支持平台直接从IMS信息系统中提取数据，每日更新企业的资金状况和重要项目的收款进度，在建项目拖欠预警情况。每月更新战略客户应收账款变动情况，投资项目的资金收支状况。每季度为企业提供一份下级单位的资金绩效测评结果。同时，企业从项目层面到公司层面的各项效益指标，也在每季的系统报表中全面充分反应出来。及时的经济数据反馈，强化了信息化在建筑企业财务管理决策方面的支持职能。

基于IMS系统提供数据，输出BAP平台关键信息和经济指标的及时反馈，企业的财务管理者更容易集大成，做出相对准确的判断和决策。这一切，在没有信息系统、数据反馈滞后的传统管理时代，是无法实现的。

内控的视角：执行构架全面升级

信息系统在建筑企业的推广应用，转变了传统建筑行业财务管理缺乏刚性，管理粗放的管理现状。由于财务部门具备连续、完整记录经济业务过程和经营成果的职能，先天拥有内控制高点的优势。因此从内控的角度来看，信息系统在财务的应用，是对企业管理执行构架的一次全面升级。尤其是在会计监督、业务流时效性及数据口径一致性上，发挥了重要作用。

一方面，企业财务管理的一项基本职能是会计监督，其强化有助于财务业务一体化在企业内部的长效运行。因此，笔者所在企业开发的信息系统，业务流和工作流均严格按会计准则和内控制度相关要求进行设计，通过标准化流程强化了会计监督职能。另一方面，在传统建筑行业，项目现场管理的复杂性直接导致业务流时效性欠佳，各个业务口统计的数据口径又时常不一致，影响了决策者的理性判断，这两大管理短板在企业开发信息系统过程中，得到了有效解决。通过业务一体化，将财务部门与其他业务部门横向关联，对数据传递的时点、数据口径均进行了严格要求。例如，劳务结算不能在规定的时间完成审批，财务部门就无法关联到数据编制月度资金计划，从而直接影响工程款项支付、影响现场施工进度。

通过信息系统规范流程，倒逼其他业务部门，以信息化手段作为刚性约束，实际全面升级了企业的执行构架，向财务精细化管理提升执行构架方面迈出了重要一步。

财务信息化的风险及化解

由于建筑企业的鲜明特点，市面暂无广泛适用建筑业的商业信息系统，这就需要建筑企业自行实施研发。系统在财务管理应用前期，需要投入大量资金人力成本，后期仍面临设备维护、信息系统更新等后续费用，资金成本较大，但却并不能保证带来足够的预期效益，甚至可能将小型建筑企业卷入债务危机。因此若要化解信息化的成本风险，企业前期必须充分预估自身实力，判断是否具备自行研发信息系统的资源及测试环境，系统一旦到自主研发阶段，从成本角度考虑，就不允许其失败，必须坚持到底。

财务信息系统上线运行后，企业大量数据信息均储存在总部服务器中，一旦出现自然灾害等各种不可抗力情况，导致服务器受损，将会给企业带来巨大损失。因此，对数据库服务器的保护和备份，是系统上线运行后首当其冲的任务。要化解此风险，建议在不同地点建立数据库同步备份服务器，避免一揽子鸡蛋打碎现象，以分散风险。

此外，目前的信息系统仅通过账号密码形式登陆，密码极易泄露，这意味着信息系统的信息与商业结构模式也容易泄露，这要求企业设立健全的账号信息管理制度，定期提示更换密码，另外，更要求企业的财务员工有良好的职业道德和足够的忠诚度，从内部保证企业机密不会泄露。

财务信息系统上线后，巨大数据量对系统数据库结构提出了很高要求，在实际应用过程中，信息系统会出现不稳定的状况，导致操作人员无法登陆，或录入数据遗失，给日常工作带来不便。一方面，这需要有一系列完整的线下替代方案，在系统瘫痪时可以迅速应急；另一方面，也需要系统开发人员持续优化系统数据库，减少系统自身错误，增强自身稳定性。

信息系统在财务管理未来运用的建设性构想

长久以来，建筑行业以工程相关部门为增值核心，是因为工程相关部门切实为企业提供了经济利益增值，而财务部门则偏向于历史数据的反映核算，在企业价值链增值环节发挥作用有限。

当前互联网迅猛发展的时代，大数据已经不再是陌生的概念，（英）舍恩伯格在《大数据时代》一书中指出“数据已经成为一种商业资本，一项重要的经济投入，可以创造新的经济利益。”企业管理多项业务活动已经在信息系统中稳定运行，信息系统已经形成了强大的底层数据库。而通过对底层数据的高效共享分析，发挥财务信息的增值作用，又使得财务管理拥有了更为广阔的发展空间。

举例而言，信息系统通过类似搜索引擎云计算的技术，对数据库中同一业主在不同区域子公司，不同项目的审量周期、收款周期、支付比例、支付方式权重等数据进行对比，可以对业主的资信情况进行综合评级。通过对财务历史数据的评价，为企业内部各区域子公司的市场部门提供承接工程的参考建议及合同谈判根基，提升企业承接工程的品质，从源头为企业创效。这也会成为财务信息增值的典型案例。

信息系统与企业财务管理战略的深度关联

笔者所在企业的BAP决策平台日趋完善，下一步，信息系统应从单纯的数据反馈向战略预测演进，进一步强化与企业财务管理战略及执行的深度关联。

具体而言，可以研发扩展BAP系统的功能如下：

一是基于母公司及子公司各项关键指标的历史数据，结合财务管理人员预先研究设计的公式和算法，计算出各项指标的历史变动率、权重比例等对比值，再根据统计学原理及预测技术，预测出各项指标下阶段的参考目标值，从而协助财务管理人员设立包括现金流、融投资额度、利润结构、市场部署等切实可行的财务战略计划。

二是通过录入企业年度战略预算指标，建立起更加及时的战略预算反馈体系。这样可以做到指标完成情况对企业高层管理者及时反馈，财务管理红线及时预警，使企业在相关经济指标出现问题后，管理者可以根据反馈信息第一时间做出反应，将风险隐患扼杀在摇篮。

相对传统管理模式，信息系统在建筑企业财务管理中的应用和实践，无疑极大提高了管理效率，在信息及时性和有效性方面具有绝对优势。在复杂的施工项目管理中，信息系统的应用不仅强化了内控和执行，还节约了人力资源，优势显而易见。

但与此同时，财务信息化带来的风险也不可低估，风险化解需要更高层次的制度和职业道德约束，企业应持积极心态，充分预估风险。同时也需要进一步深入开发优化信息系统，在云数据分析和战略层面提供更多的决策支持，将财务高层管理者从繁多的财务数据中解放出来，将焦点更多的聚集在企业财务核心业务及财务战略的制定层面，通过财务信息化打造企业核心竞争力，从而保持企业基业长青。