医院档案管理之我见

张蕾

摘 要：档案作为历史真迹、第一手材料，其所具有的凭证和参考作用，在医院管理中的地位日渐突出。医院档案门类繁杂，涉及到的科研、设备、公文、临床医技、基建等档案都对医院发展起着重要作用。近年来医院档案业务管理水平也确实有所提高，但是相较医疗、科研等工作，医院档案管理工作还是没有得到应有的重视。一些医院档案室条件差，管理人员业务不熟练，造成档案材料收集、保管、利用都不到位。因此仍需进一步改进、加强。

关键词：医院；档案管理

1 医院档案工作管理现状

1、管理体制不健全，没有本行业统一规范的管理标准。医院档案管理有着不同于其他行业档案管理的特点，但是目前为止，医院档案管理工作并没有自己特定的具有行业特点的规范标准，一般都是依据当地档案管理机关制定的标准，各自制定自己医院的规范标准。这样就具有广泛的个体差异，影响先进的电子管理软件等管理模式的开发应用。

2、档案收集整理后，仅仅是束之高阁，没有发挥应有的利用价值。大量业务档案比较分散，比如人事科档案在人事科保存，病案在医务科保存，科研学术档案在科教科保存，财务科档案在财务科保存。还有一些零散档案，分散在各业务科室，一旦发生丢失损毁，往往无法挽回。

3、医院档案管理偏重于病历档案的管理，而对其他档案比较轻视。因为病历档案应用频率较高，数量大，直接面对病人及家属，一旦丢失往往会受到外界责难，社会影响较大，因此医院往往下大力气把病案室的硬件、软件都配备的较齐全。而对医院档案室，因为医院档案主要是对内开放，发生丢失社会影响小，因此疏于整治，往往连起码的温度、湿度、光照控制都不达标。

4、专职档案管理人员数量少，素质不高。

许多医院档案管理人员往往都是有办公室工作人员兼职，无法将精力完全放在档案的管理和开发利用上。尽管档案局经常组织档案业务培训，但是由于从医院领导层就对档案管理工作不够重视，档案管理人员往往处于被动应付的状态，档案人员对档案法等有关业务知识学习不够，专业素质不高，法制意识不强。

2 如何加强医院档案管理

1、健全档案管理制度，制定医院行业统一管理制度。 要建立符合医院实际需要的健全的档案管理机构，并要有利于开展档案工作。同时要建立健全档案管理制度，并将其纳入医院目标管理考核中来。这样才能提高全院对档案管理工作的重视。

要发展档案现代化管理技术。科技创新大大方便了档案的管理和利用。必须及时将各类新技术运用到档案管理工作中来。随着科技发展，医院各方面工作都已经有了新变化，产生的档案形式也渐渐发生变化。传统的人工管理不适合现阶段的医院档案管理工作，必须解放思想，与时具进，进入计算机管理、网络管理模式。

2、档案的开发利用才是档案整理的根本目的，必须将档案的参考利用价值充分开发出来。或是由于档案管理人员害怕档案丢失而对于档案的查阅利用程序过于繁琐，或是由于医院各部门对于档案的价值没有充分认识，当前医院档案的参考利用价值不高是普遍现象。

首先应当形成完善的档案利用制度。不能只对领导或者少数职能科室放开档案，一线科室和普通职工都有按规定查阅档案的权利。其次要简化借阅手续，多利用电子手段查阅档案，这样不但便于查阅，更有利于保护纸质档案的完好。

另外，应对医院档案统一管理。分散管理的话，各部门没有相应的档案管理知识，一旦发觉档案对本部门眼下没有利用价值，往往随意丢弃，因此不利于档案的保存、查阅。档案应该是集中统一保管，全院共享的信息资源，集中統一保管一则有利于使档案资源得到标准化的保存，二则有利于使医院档案形成完整的信息资源体系，提高了档案价值，也有利于全院各部门的查阅利用，而不是仅仅供生成档案的部门使用。

3、档案管理要与时具进，提高软硬件实力。许多医院宁愿多花钱给病案室更新设备，提高保存条件，也不愿意给医院档案室配备各类保存设施。导致同一家医院的档案室和病案室差距较大的现象。主要原因，自然是对于病案的管理、保存年限，有法律上的明确规定。不像医院档案，其价值、保存年限纯粹由档案管理员说了算，标准执行起来有较大随意性。医院档案与病历档案应当同样重视，不能一头轻一头重。不管从保存、查阅还是利用方面，医院应该加大资金投入，提高档案管理软硬件实力。

4、提高档案管理员素质，增强专业意识。档案管理与医疗、科研、教学等工作紧密相连，应提高档案管理人员素质。要不断提高其业务水平，同时深入一线，调查了解医疗、教学、科研对档案工作的实际需求，不断总结规律，提高档案管理水平。同时要提高法律观念，并主动将档案价值所带来的经济效益和社会效益传达到临床一线。提高全院上下的档案意识。

3 强化档案服务功能，拓宽档案服务领域

档案管理的最终目的是利用。是否能最大限度开发利用档案信息资源，时期发挥潜在价值，是衡量医院档案管理工作合格与否的重要标准。档案工作者要多渠道、多途径开发档案信息资源，变被动为主动，重保存更重利用，并积极与同级医院沟通交流，互相学习，使档案信息利用走向开放，为医院领导决策提供良好档案信息参考，为医院发展提供最优质的服务。

总之，医院档案管理有着鲜明的行业特点，不能简单地混同于其他行业。卫生行政部门应当在当地档案管理部门的指导下，有计划地整理、制定出符合本行业特点的档案管理制度，引导医院用现代化管理手段做好档案管理工作。