中小企业存货内部控制问题探讨

杨增凡

摘要：存货在企业资产管理中占有重要地位，加强对存货的管理，并建立行之有效的内部控制制度是很有必要的。对B有限公司内部控制制度进行分析，结合实地调研查找公司现行的存货内部控制制度存在的缺陷，提出相应的解决建议。

关键词：中小企业；存货；内部控制；优化

中图分类号：F23

文献标识码：A

文章编号：16723198（2015）17013502

近年来，中小企业在我国经济建设的发展中发挥着不可替代的作用，但是其内部控制体系的发展却跟不上中小企业发展速度。存货内部控制在整个企业内部控制系统中占有重要位置。制造业中，存货是创造价值和提高价值的基础物类，在流动资产中所占比重较大。因此，存货保管情況的好坏、管理效率的高低对实现企业经营目标，维护其流动资产安全与完整、保证企业财务收支合法及会计信息真实性影响很大。目前，存货内部控制体系的设计与建设不足使得中小企业的进一步发展受到制约，这就要求中小企业建立并完善本身的存货内部控制体系。

1B有限公司存货内部控制情况

B有限公司主要经营机械设备、电子产品、五金交电、仪器仪表、水泵、服装、日用百货等名优产品及进口类产品项目。公司实行积极扩张与稳健的发展战略，与当地的大型连锁超市、高端百货、分销渠道和团购客户建立了良好的合作关系。该公司存货品种繁多、形态各异、收发频繁，且占用资金大。因此，各项存货物资从采购、验收、入库、付款等环节实施严格控制和监督是非常重要的。为保证经营目标的实现，公司设置了一些存货控制活动，包括采购控制、产品质量检验控制、仓库管理控制等。这些控制活动虽然存在，但控制效果均不理想，没有起到应有的作用。由于该企业内部控制制度不完善，并且内控执行的力度不够，内控制度就成了一纸空文。

2公司存货内部控制存在的问题

2.1存货内部控制制度不健全

存货内部控制制度不健全导致该企业在存货管理过程中出现许多问题。比如，在采购过程中未建立釆购询价制度，同时缺乏对存货采购的监督，没有审核采购与供应商所签署的合同、协议等各种单据。采购过程的不透明容易导致采购人员暗箱操作、营私舞弊、收受回扣等问题。另外，企业对预付款支付情况也没有开展有效的管理。该企业的部分商品与设备采购是经由预付款形式进行的，但是采购部门和财务部门没有建立供应商信用档案以确保预付款的安全，也未能及时和供应商对帐。在存货发出方面，目前提货时仅仅根据提货单对所提取存货的数量进行盘点，缺少对订货单据的验证与复核，存在可被利用的漏洞，容易造成存货发出的数目与实际不符合。

2.2账务处理的随意造成存货账实不符

中小企业存在着财务制度不健全，会计机构及岗位设置混乱，财务人员素质参差不齐，账目混乱的情况。该企业存货的会计资料过于简化，未设置采购、销售等日记账，也没有设置相应的备查账。出于节省工资成本的考虑，一人身兼数职办理有关的全部业务，因此，财产不实、数据失真等等现象时有发生。对存货实物进行调查发现盘盈、盘亏和保管不善而损毁的存货无人员进行实地核查，所报废存货的价值认定也没有规范性的文件加以规定。财务上对此类业务有的不作处理，有的将发生的非常损失或溢出金额相互冲销。该企业账务处理的随意性容易造成存货账实不符。

2.3忽视存货内部牵制制度

不相容职务主要包括授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核等职务。不相容职务间实行分离的核心是内部牵制，但是该企业岗位职责划分不清，缺乏监督和牵制机制。如验收程序不规范，采购员和验收员为同一人验收，验收时仅仅清点数量，不检查原始单据之间及与待验货物之间是否相符。本来应由相互独立的两个部门或人员协调运作与相互监督的工作，由于混岗和职能的交叉，容易使职员或者管理者串通起来，最终影响内部控制的有效性，甚至导致其失灵。

2.4存货定期稽核制度没有落实

仓储管理是存货管理的重要环节，经过实地调查发现该企业对存货内部控制的重视度不够，存货稽核制度没有很好地落实。首先，该企业存货日常盘点制度不完善，入库后的定期或者不定期盘点没有严格的规定，仓库部门仅有年末盘点而并不进行月末、季末盘点。盘点过程中主要依靠仓储管理员自觉进行，财务部门通常不参与存货盘点工作，也无人员进行实地核查，账实是否相符无法确定。其次，企业对发生破损的物品没有进行登记，更没有对之采取相应的预防措施，对于出入库人员也没有严格的审批制度，这些都造成了仓储管理的漏洞，引起库存物资的损毁、丢失、失盗等情况的发生。

3存货内部控制存在问题的原因

3.1内部控制意识薄弱

大部分中小企业是民营企业，基本上还沿袭着家庭式的管理模式。在企业内部，决策人的意图往往影响内部控制的执行，内部控制常常受到忽略。该企业经常安排亲属在重要的岗位，这些人员不能够胜任自身所处职位，工作中不按流程办事、越权审批的案例时有发生。由于企业内部未能形成出色的内部控制的实施环境，即使出台了系列存货内部控制制度，内部控制制度执行过程中的敷衍了事也直接影响了内部控制得效果，给企业带来了风险，这也是中小企业内部控制存在缺陷的主要原因。

3.2监督机制缺失

调查发现该企业出于管理成本的考虑，没有专门的内部审计部门。管理层并不了解内部审计，认为有外部审计就已足够，没有必要设立内部审计制度。该企业内部控制仅靠各部门和相关人员的自主执行，缺失对内部控制执行情况以及内部控制健全性和有效性的评价和审查，这就导致内部控制可能因为相关部门和相关人员的串通作弊或不作为而失效。因此，缺少健全的监督机制是导致内部控制执行力度缺乏的重要原因。

3.3企业在岗人员专业素质不高

中小企业存货管理存在问题与企业相关岗位的管理人员知识结构不建全、管理人员专业素质低有关。管理者们习惯用传统的主观经验来管理企业，在组织、人事、劳动、财务会计、生产经营、市场营销等方面的管理缺乏规范。在财务处理方面，该企业财务人员一方面理论知识缺乏，对业务处理不精通，职业判断能力不高，不能够及时准确核定存货的价值，另一方面不按照内部控制制度的规定办事，领导怎样说就怎样办，无原则地顺从领导意图办事，从而导致存货的会计信息失真。

4完善中小企业存货内部控制的对策

建设与优化内部控制体系是一项相对复杂且系统的工程。对于B有限公司来说，当务之急是堵塞漏洞、加大内控制度的执行力度来达到降低存货控制的风险。

4.1完善内部控制中的监督机制

企业内部控制环境是内部控制其他要素发挥作用的基础，影响着员工实施控制活动及履行控制责任的态度与行为。管理层重视内部控制制度建设是企業建立良好控制环境的基础。而内部控制应该涵盖企业各项业务及管理活动，深入到决策、执行、监督及反馈等各个环节。因此，为了确保内部控制的有效性，监督机的建设是必不可少的。设置完善的监控体系，加强对企业部门管理的内部控制监督，加强对关键岗位管理人员的内部控制监督，充分发挥内部审计部门对于企业内部控制的监督作用是该企业目前完善内部控制的关键。

4.2充分发挥现代化信息管理系统

目前中小企业会计处理过程中虽然使用了电算化软件，但是大部分企业都是利用软件方便会计处理。以信息技术为基础，系统化的管理系统在中小企业中没有被充分的重视。在存货管理方面，引进现代化信息管理技术能够及时明确存货的真实信息，能够确保存货供应充足且不积压。同时，信息流的畅通对于供应链的完善起着重要的作用，信息的及时能够为企业节省不少时间及成本。因此，公司应当加快现代化信息管理系统的进程，充分利用和发挥ERP（企业资源计划）系统的作用，提高信息传递的速度。

4.3健全企业存货内部牵制制度

中小企业应健全存货不相容业务分离制度，明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求，形成相互制衡的机制。通常情况下，企业的采购、验收、保管、发货等职责应由不同的人负责，或在全过程的某个重要环节都规定要由两个或两个以上部门、两名或两名以上的工作人员分工负责，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，防止部门之间或工作人员之间相互串通，盗用公共财务。

4.4完善日常存货的控制活动

针对存货的日常控制活动，一方面企业要针对具体情况，制定一套适合本公司的高效合理的存货物资控制流程，严格要求采购部门、质检部门、领用部门、仓储部门和财会部门遵守存货物资控制制度，按照流程填制各类单证，保证物资的采购、验收、退货与折让、付款与记录、发货和销售等每一环节物流、单证流同步进行。财务部也要根据单证按照一定的方法及时记账，做到账、款、卡、物相符。另一方面企业要加强存货的日常保管工作。对于盘点，财务部应当制定详细的盘点计划，合理安排独立于存货仓储部门的人员定期对存货进行检查，及时处理盘盈、盘亏存货变质毁损等，提出处理意见，经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕。

内部控制是一个全方位的体系，它渗透了企业经营活动整个过程。企业不仅要按照现代内部控制原理建立完善的内部控制体系，制定规范的工作程序和控制重点来加强存货的内部控制，还要在具体执行中实施严格控制和监督，确保内控体系得到有效执行。

参考文献

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