会计信息化下高校网上预约报账存在的问题与对策研究——以江西某高校为例

周 平 罗艳红

（江西理工大学，江西 赣州 341000）

随着会计网络信息技术的进步，如何利用会计信息化技术规范财务行为，提升资金效率是急需解决的问题。为此，网上预约报账系统应运而生，从实践来看，它不仅有效地解决了高校财务工作当中比较普遍存在的报账困难问题，同时还是对传统会计操作方式的颠覆，利用现代信息技术重建会计信息系统，提高了财务管理效率，节省了人力、物力。

一、网上预约报账的特点

（一）流程物流化

报账者填完报账信息之后，账目管理部门负责人审核签字，随后财务部门会对账目信息进行审查核实、录入账目信息。在整个过程当中，报账者可以随时跟踪报账情况，对整个过程的各个环节进行监督，一旦出现问题可以立即发现并解决。

（二）项目经费更加安全

报账者直接在网上填写报账信息的时候，系统设定只有当事人才能使用项目经费相关权限，其他人无法对经费进行操作，规避了经费被盗用的风险。而且，为了提升整体安全，系统为每个登录个体都设置了不同的界面，根据登陆者身份的不同，会自动屏蔽相应的权限菜单，而且在登入模块之后，系统也会对其身份信息进行核查，一旦发现其权限受到限制，那么相应的模块就不会开放。如此就能避免出现不必要的操作风险。

（三）费用额度控制严格

报账者在系统中填写资金额度的时候，具体金额会被控制在预算允许范围之内。如果填写的金额一旦超过规定的限度，系统就会发出警告，后续的操作就会被强行终止，如此就可以避免无法报账的情况发生。从江西某高校的实际运行情况来看，对于会计人员和报账人员而言，传统的财务报账行为很难准确把握费用额度，对于额度超限的情况时有发生，自从网上预约系统实施以来，该高校报账人员填写资金额度时的超额行为得到了控制，财务人员在会计处理时如及时发现额度超额后可向主管领导汇报核实，极大地提升了额度控制的效率。

（四）财务报账效率提高

对于报账者而言，从传统的报账排队等待转向个性化报账，报账者可以根据自身的时间选择预约，对于报账者降低等待的实践机会成本，提升工作效率具有重要作用。对于财务工作人员而言，由于报账者与财务人员之间存在有效的信息互通，有利于财务人员有效准确核实报账信息，节约了会计人员会计核算的时间。据统计，江西某高校会计人员每天人均处理报账笔数，由传统的报账制度每人每天处理20～30笔业务上升至网上预约系统以来的每人每天处理业务40～50笔。

二、会计信息化背景下高校网上预约报账存在的问题

（一）使用者不熟悉操作流程

该高校于2015年5月开始实施网上预约报账系统，由于时间比较短，大部分教师对于该系统不熟悉，同时由于系统设定了相应的考核机制，有报销需求的教师在登录系统之前，需要根据系统的要求录入必要的报销信息，然后在纸质的报销单上填写信息，有些单据上需要填写的内容比较繁杂，比如差旅费等，这让一些手续比较繁琐的报账业务无法顺利完成报销。在这种情况下，一些教师就会重新使用传统的报销程序，到财务部门排队等待。这种情况明显制约了网上预约报账系统的传播。

（二）网上审批问题

从实施的实际情况来看，新实施的网上预约报账系统尚未直接与审批系统互联，使得教师们在报账审批环节还需要按照传统审批流程进行审批。高校在审批方面有着严格规定，有些经费报销需要经过重重关卡，一旦某个环节的负责人外出办公，审批就会被搁置。虽然网上系统已经作了一些改进，但是仍然没有达到高效的目的。

（三）系统完备性与稳定性有待增强

高校的教育不断发展，财务状况更加复杂，各种经费的额度逐年升高，报销量急剧增加，尤其是开学和期末，进行网上预约报账的人数非常多。由于人数激增，系统的访问量迅速增加，往往会在高峰时导致系统出现中断。教师不得不选择传统报销方式，浪费了时间，也会让教师对系统的便捷性产生怀疑。这就要求高校对系统的进行改进，以适应使用者的要求。

三、改进某高校网上预约报账系统的措施

（一）加大预约报账系统的推广力度

针对部分教师对该系统的便捷性等有时存在怀疑的情况，应加大对预约报账系统的推广宣传力度。在推广过程中，应充分宣传网上预约报账系统的便捷性，财务部门应该制定推广与操作讲解方案，让教职员工详细深入的了解系统的具体优势，并根据网上预约系统的更新程度和实践中存在的普遍性问题加以及时解决。从宣传平台来看，可以撰写简洁的系统优势说明书，发布在校园网络上；也可以邀请相应的专家或技术人员在学校进行专题讲座，让系统的使用群体能够对系统带来的便捷有更深入的了解。

（二）实现预约报账系统和审批系统互联

从国外来看，微软等一些大型公司，早已凭借自身的技术开发优势，以E R P系统为基础，将报账系统与审批系统实现有效连接，成功的实现了财务信息与审批信息的共享，让财务工作的效率得到大幅度提升。但是，这样的连接方式只是一些大型企业内部的操作方式，并未实现对外推广。鉴于该高校相应系统也与之存在不兼容、在连接技术与成本的要求上较为严格的实际情况，建议根据该校经费申请、审批权限等方面的实际，借鉴国外经验，自主开发以E R P系统为基础的互联程序，实现预约报账系统和审批系统互联。

（三）增强系统的安全性

财务信息十分敏感，因此，在使用网上预约报账系统之后，财务信息和数据的保护十分重要。利用技术手段保证相应信信不遭到篡改，严格监管不同使用者的使用情况，重点防范信息的遗失。还应该利用此系统中的数据信息，建立起相应的预警机制，对高校的财务状况进行分析，防止财务风险。还应该就系统设定内部管理人员进行规范，防止内部控制风险造成重大损失。对于已经落后的加密技术实施更新换代，使用最先进的数据加密技术，尽量让财务信息的录入的安全性保持在最高水准。由于使用系统的人数会迅速增多，这就对系统服务器的存储于计算能力提出了更高要求，应该及时对服务器进行维护。

（四）对使用人员进行培训

高校应该组织专门的系统使用培训，让广大教职员工参与其中。撰写相应的使用材料，发放给教职员工，然后邀请相应的专家进行讲解，让其详细了解系统的操作程序。可以使用图文结合的方式，让讲解过程更加直观。对每种类型的填报单的具体使用步骤进行讲解。培训的重点是填报信息的填写过程，让使用者了解如何对相应的信息进行修改。入账处理的各个环节也应该重点进行讲解。一般情况下，会有多个业务同时出现的情况，要让教职员工了解如何同时办理多项同类型的业务。这些环节的培训很大程度上减轻了财务工作人员的工作量，提升了业务办理的效率，也让报账流程更加规范化、合理化。

[1]武迎春.关于高校实施网上预约报账系统的思考[J].中国管理信息化.2013，14(17)：115-116.

[2]许志俊.高校网上预约报账实践的思考[J].会计之友.2011，21(33)：54-56.