境外EPC项目的采购管理

闫婷婷(中国天辰工程有限公司采购部,天津 300400)

1 概述

近年来，随着国际工程承包市场的发展，EPC（Engineering Procurement Construction）承包模式越来越得以广泛应用。我公司是一家国内化学和化工行业知名的工程公司，伴随着我公司国际化进程的加快，境外EPC 项目在我公司所占权重日益加大。对于境外EPC工程项目，采购是项目实施期间的一个核心环节，是实现工程设计的意图、顺利实施工程项目的重要保证。由此可见，境外EPC的采购管理为项目的顺利实施提供强有力保障。

2 境外EPC项目的采购管理

2.1 采购供货商的选择

采购供货商的选择，在项目执行过程中起着至关重要的作用。尤其是境外EPC 项目，由于地域等各方面的原因，产品的质量及其性能的可靠性至关重要。EPC项目中，合同中一般都有约定的供货商短名单，承包商在项目执行过程中，需要执行EPC项目合同中供货商短名单的约定。而在境外EPC项目中，业主合同中约定的供货商中，有很多供货商并未与我公司有过合作，由于双方了解程度不够、相互的信任程度不够，并且由于地域、语言、文化等的差异，增加了双方的交流及合作难度。并且很多境外EPC项目合同中约定，业主对选择供货商的资质要审核。如我公司执行的土耳其一个储气库项目，业主对供货商的生产能力非常关注。在供货商资质报审文件中，要求提供供货商的公司简介，从中能够体现供货商的生产能力、生产装备、检测设备等；其次，还需提供供货商的产品认证证书，如：ISO、API、CE 等；再者，还需要提供供货商的同工况的业绩，这也是最能够体现供货商生产能力的强有力证明文件。在供货商资质文件报送中，我们也出现资质造假的现象，为避免此类事件发生，我们对相关的资质文件都进行网上验证。还有国外业主，如我公司的沙特项目，业主除了对供货商的生产能力、生产资质关注外，对货物的原产地也很关注，给业主的报审文件中，还需要明确产品的原产地，业主也会在最终的货物出厂时跟踪检查。由此可见，只有把供货商选择这个源头把控好，产品质量才能有可靠的保障。

2.2 项目所在地供货商资源的调研和开发

在我公司目前执行的境外EPC项目中，主要产品的供货商来自中国国内，但项目所在地供货商资源的开发也是非常有必要的。首先，工程项目在设备安装后期，经常出现紧急采购的情况，如若紧急采购期间，货物从中国国内采购即不能满足项目进度的要求，也有可能发生高额的空运费。其次，对于项目中有一些特殊的设备/材料，如污水处理装置、消防设施等，国外项目的合同中有一些当地的技术要求，中国国内的供货商无法满足这些要求。第三，对于一些低附加值的产品，综合考虑货物成本、物流成本、供货期等因素，项目所在地的供货商的价格和交货期等都具有一定的竞争力。还有一些清关复杂困难的设备/材料，如化学药剂种类繁多，报关清关手续复杂；危险品的包装等有严格的要求，从当地采购，极大节省人力。第四贸易壁垒是国际采购需考虑的重要因素之一，如土耳其对从中国进口的24英寸以下的管件征收反倾销税。还有一些国家对进入其国的货物有一些特殊认证要求，如土耳其政府要求进入土耳其市场的特定设备/材料在清关时候需要CE 认证，沙特政府要求进口货物有SASO认证等。

对于境外项目所在地供货商资源，可通过多种渠道进行收集和整理，如：业主推荐、分包商介绍推荐、利用网络资源、工业区考察、贸易展销会、产品发布会、政府组织的各类商品订货会、国家或城市企业黄页、贸易杂志、行业协会发布的会员名录、产品公报。总之通过多种渠道扩大收集范围，为项目储备更多的供货商资源。

对于境外项目所在地供货商，由于前期合作较少，相互了解不够，对其资质的审核尤为重要。审查的重点内容包括：供货商企业注册状况、质量保证体系、所必需的产品认证证书、同类产品的相关业绩，以及企业的财务状况。除此之外，对工厂的实地考察也非常重要。供货商的工厂实地考察主要需关注供货商的生产能力、产品范围及生产速度、工厂的检测、检验手段等；另外，供货商的管理水平也是需考察的要点之一。

在与供货商合作完成后，供货商的后评价也是一个重要内容。尤其是境外EPC 项目，项目所在地的供货商资源很宝贵，如果管理得当，能为同一国家的其他项目提供有力的支持。供货商的后评价从几个方面考虑，如质量、价格、交货期、技术、信用度、配合度。通过项目执行过程中的积累和完善，我们与优质供货商建立了互相信任的关系，尽量开展长期稳定的合作；但同时需引入竞争淘汰机制，对于表现越来越差，包括价格越来越高，响应速度越来越慢的供货商也需及时淘汰，并补充发展新的供货商。

2.3 采买的过程控制

对于境外EPC 项目，在采买实施过程中，与国内常规的EPC 项目有所不同。首先，工作习惯、时差、交流等，都是影响供货商报价的因素；一个询价包的报价时间，比国内项目致使多2-3周的时间。另外，在合同谈判中，也与国内的供货商有所不同，除了价格和交货期，国外的供货商更多关注的是合同的一般条款，如合同悬置、合同终止、仲裁地、仲裁条款等。随着境外EPC 项目的实施，也要求采买工程师扩充其他专业的知识，如FIDIC 条款、《2000 年国际贸易术语解释通则（INCOTERMS 2000）》、《跟单信用证统一惯例（UCP600）》等。第三，对于很多的国外供货商，由于相互不了解，在付款方面，一般均按照LC（Letter of Credit）付款的方式。这种LC 的付款方式，只要单证符合，供货商即可通过银行取得货款，这对供货商有一定的保护，但对我方对项目的执行不是很有利，如若供货商迟交货，则很难执行迟交货罚款，这种现象在我们目前执行的土耳其一个储气库项目出现过，就供货商的违约责任只能通过双方再次谈判来解决。

境外EPC项目，采买工程师对项目所在地的相关标准和规范，以及从第三国采购所需要的认证了解也是至关重要的，比如，对于CE 认证、ATEX 认证、IEC 认证等。一般在项目实施初期，各采买工程师根据项目报价期间的设备/材料表，通过HS CODE，在相关网站查找项目所在地海关对货物的认证要求，在供货商资质审核时作为审查要点。

由于货物采购的质量、交货期、价格对项目的成败与否起着关键的作用，对项目是否盈利、是否能如期交付起着重要的作用。因此，采买的过程控制至关重要。

2.4 设备/材料制造的过程控制

设备/材料的制造过程控制包括货物催交工作和货物的质量控制。

在项目合同签订后，根据项目总体计划及采购计划的要求，并依据设备/材料的重要性，确定催交等级。对于境外项目，由于运输等条件的限制，货物的催交工作尤为重要。尤其是一些处在关键路径上的长周期设备/材料的进度控制，过程控制必不可少。如我公司实施的土耳其一个天然气储库项目，项目的设备类别较多，厂家分布范围广泛，分布于中国、土耳其、欧洲、美洲、亚洲等地。对于国外生产的长周期设备/材料，由于考虑国内派驻催交人员较困难，项目借助第三方检验公司的力量，加以控制。

首先供货商需按照合同约定提供ITP（Inspection Test Plan）、QCP(Quality Control Plan)；检验工程师及催交工程师根据设备/材料的重要性，确定质量控制的“关键点”，如原材料复验、材料的理化性能、无损检测、水压试验等、性能测试；将这些“关键点”设置为“W(Witness)”点；

其次，供货商需提供详细的进度计划；

碳信息披露项目（Carbon Disclosure Project,简称CDP）是一个非盈利组织，成立于2000年，通过让大型企业参与碳披露问卷调查，整理归纳问卷内容，从而衡量、披露温室气体排放信息及有关气候变化的战略目标，为投资者、非政府组织以及政策制定者提供决策支持。CDP的碳信息披露框架主要包括低碳风险管理、碳减排核算、碳减排管理和全球气候治理4个方面。国外企业披露的碳信息，都将经过CDP的整理和搜集，并得出结论，从中找出问题，提出解决方案[2]。通过企业信息与外部组织配合达到减排目标。

第三，供货商每月月初需提供生产进度；催交工程师审核是否有偏差，如有进度偏差及时分析原因并写出详细的报告报项目组；

第四，对ITP、QCP约定的“W”点进行严格控制。

对于这些境外EPC项目的国外供货商，由于地域、人力、成本等方面的因素，我公司的人员无法做到全部到厂检验和催交。为了弥补这些不足，我们还引入第三方检验公司，为产品质量把关，并适时到厂关注进度，以确定供货商能按时交付合格的产品。

2.5 物流管理

境外的EPC项目，物流工作在整个采购工作中所占的比重较多。按照我公司目前的合同操作模式，一般情况，对于从中国国内生产的货物，工厂的货物送到指定港口后供货商即完成交货，其余的工作均需我公司的物流工程师协调完成，因此货物能否顺利、安全抵达现场，物流的工作至关重要。物流的过程控制包括以下几点：

首先，对于重要货物、大件货物等，需要在货物出厂前对包装进行检查。虽然在合同约定中，我们对货物的包装有约定，但也经常出现因供货商不严格按照合同的约定进行包装，在物流环节出现因货物的包装不满足要求致使以后在装卸、起吊或海运过程中出现货损，这方面的教训也不少。

其次，在境外EPC 项目中，我公司与业主的合同付款方式一般也是LC（Letter of Credit），LC中有许多的交单文件，如若这些交单文件不能及时提供给银行，货物在目的港则不能顺利清关，就会产生许多的滞箱费和仓储费。因此，这些和清关相关的单据、文件等要及时跟进；还可以通过合同谈判争取更长的免箱期等方式降低滞箱费和仓储费。

第三，需对物流公司进行有效地管理。物流服务协议相关条款中应明确界定物流公司的责任和义务，要求物流公司严格执行仓储、装卸等操作程序，避免和减少货损货失。

2.6 备品备件的管理

2.7 采购文件管理

采购的过程文件包括几部分：采购专业与业主之间的往来文件记录、采购专业与公司内部专业的过程文件记录、采购专业与供货商之间的文件记录。为了做到事事都有记录、有据可依，采购的文件管理是采购管理工作的重要环节之一。

一个公司的管理水平，很大程度上可以从文件的管理上体现出来。尤其是境外EPC项目，为了能够给业主提供良好的服务，我们在项目实施过程中，进行了有效地文件管理。

首先，把与业主的往来文件进行分类管理，并建立了台账，每一项工作都逐一跟踪。

其次，采购专业与公司内部专业的过程也需要详细记录。这部分文件比较多，如采购专业接收的公司内部设计专业签发的请购文件、各种评审文件、项目供货商名单审批表等。

第三：采购专业与供货商之间的文件往来也需要详细记录。一般情况，采购合同签订后，供货商需要提供详细的终版条件图，这部分文件对后续的设计工作影响比较大，也是采购工作需要关注的地方。另外，供货商按合同约定需提供的其他文件，如ITP、QCP、保函、增值税发票等也需要详细记录。

经过我公司多个境外EPC项目的实施，文件管理水平的提高在一定程度上也可以提高总包方的核心竞争力。

2.8 供货商现场服务管理

境外EPC 项目，供货商的现场服务是一个不容忽略的问题，如果供货商现场服务控制不好，将会产生很多额外的现场服务费，这影响合同的执行费用。为了减少项目的成本，节约成本，我们在供货商的现场服务方面进行了有效控制。

对于境外EPC项目，由于需要办理护照、路途远、项目现场信息传递不及时等原因，供货商现场服务的协调显得尤为重要。在现场提出供货商现场服务需求时，需要预留一定的准备时间。供货商接到现场服务安排时，需或对现场提出工具要求，以及现场需要的水、电、气的要求；我公司的采购人员也需审核供货商现场服务人员的资质，要求供货商安排有新建工厂现场经验的现场服务工程师，并要求供货商提供现场服务计划供我方审核；另外要求供货商的服务人员购买足够的保险，对服务人员进行足够的安全教育，并确保服务人员有足够的能力遵守服务所在地国家和所经国家的法律、风俗，以及确保服务人员能够对其自身的人身和财产安全负责。并明确，由于供货商服务人员无意、失误或过错造成的任何人身伤害、财产损失、违反当地法律和风俗习惯而造成的人身限制及责任/纠纷等后果和损失应由供货商承担，我方不承担任何责任。对于供货商现场服务人员抵达现场后，需要接受我方安全教育并签署安全声明，并接收我方现场经理的指挥，供货商现场服务人员的工作量也需我方确认。

3 结语

在境外EPC 项目的采购工作中，只有加强采购管理，对采购的各阶段的关键点进行控制，才能降低采购风险，提高采购效率。只有采购过程中的各个环节控制好，才能使所采购货物的质量得到控制，从而为境外EPC项目顺利实施提供强有力的保障。

[1]《建筑项目工程总承包管理规范》GB/T 50358-2005.

[2]《建筑项目项目管理规范》GB/T 50326-2006.

[3]《菲迪克（FIDIC）合同指南》.

[4]《2000年国际贸易术语解释通则（INCOTERMS 2000）》.

[5]《跟单信用证统一惯例（UCP600）》.