论述计算机信息处理技术在办公自动化中的运用

刘建瑜

（江苏省无锡市总工会）

目前为止，办公自动化没有一个准确的定义，主要是将现代化办公和计算机网络功能结合在一起的办公形式。凡是在办公中利用新技术、新设备等新兴科技技术，都可以被称为办公自动化。很多企业通过办公自动化，实现了对企业内部的整体改革和完善，使企业迈向现代化发展的进程。也有很多企业对办公自动化进行细致的分析和研究，并且运用其中的自动化原理，也就是计算机信息处理技术，使办公自动化性能得到了更全面的发挥，并且推动企业的发展。

一、办公自动化和信息技术

信息技术是管理和处理信息时所采用的技术的统称。主要包括传感技术、计算机技术和通信技术，所以信息技术有时又被称为信息和通信技术，主要被用于收集、管理和处理信息。

关于信息技术的理解，我们可以分为三个层次进行了解，从广义上讲，信息技术是一种能够利用与扩展信息功能的方法，在哲学中，定义为信息技术与人本质之间存在的联系；在一般情况下，信息技术被归类为我们平时所能操作的数据资料，可以对信息进行采集、传输、加工等各种处理，这是属于人对技术功能使用的理解结果。还有一种狭义的理解方式，那就是通过计算机、广播、电视等设备对文字、图像、声音等进行加工、传输的处理过程，在这期间，所注重的是技术与科技之间的关联。

我们主要是通过对一般情况下的信息技术的理解范围，对现代化的计算机信息处理技术进行研究和分析，发现人与计算机之间的紧密联系。在办公自动化中，人与计算机成为一个独立的办公系统，只有两者之间相互制约与激发，才能实现办公自动化的现代化办公系统的建立与完善，从而达到提高企业的办公效率的实际目的。

二、计算机技术在办公自动化管理中的作用

1.办公自动化概述

中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出：办公自动化是利用先进的科学技术设备与人共同构成服务某种办公业务的信息处理系统。由此可知，办公自动化是人与技术设备共同组建的办公系统，其具有办公效率高、办公内容准确等特点。下面我们将对办工自动化的优点进行详细的介绍和阐述：

（1）可满足各项业务需求

办公自动化的灵活度较高，避免了传统的办公模式中办公场面混乱、环境嘈杂的现象。办公室的员工可以通过网络平台进行互相协作，还可以随时进行商讨，方便沟通的同时还加快了办公的进度。

（2）具有灵活的即时通信

网络同样也是用来相互通信的便捷途径。在办公网络平台上，员工可以实时地分享大量的资料信息，省去了传统交流中不必要的麻烦环节。在办公中发生突发事件时，也可以通过网络通信进行实时沟通和交流，解决了办公时孤立无援的窘境。

2.有利于降低企业的管理成本

计算机历经了长时间的发展与革新，如今已经是具有现代化先进技术的信息处理仪器。随着计算机的投入使用，信息时代因此拉开了序幕。计算机在企业的经营管理中起着重要的作用。不仅仅提高了企业的办公效率，从而使企业的整体面貌得到了改善，并且使企业的生产成本大幅度降低以及企业的经济增长点得到迅速提升。除此之外，减少了企业生产运作中劳动力的投入，提高了生产中的安全系数，并且节省了生产成本。

3.有利于扩大办公区域，优化办公环境

在传统的办公中，对办公环境的选择是有局限性的，通常受技术条件的限制，办公存在一定的制约性。计算机信息处理技术广泛应用之后，实现了办公自动化，解决了这一难题。办公自动化突破了以往环境和地域的限制，使办公变得轻松、便捷，也使办公室员工能够随自己的喜好对办公环境进行调整，更好地促进办公效率的提升。员工通过对计算机网络的操作，在进行办公的同时，将多个领域的资源信息进行交流，实现了信息的整合，为各领域之间的交流与合作奠定了良好的基础。

三、未来办公自动化的发展趋势

近年来，计算机技术发展迅猛，对信息的采集、整理、存储、加工、编辑等处理已不再是难题

现如今，计算机信息处理技术在办公自动化中的应用已经十分广泛和普遍，我们很难预测在未来办公自动化将会朝着哪一个方向发展，又会带给我们哪些科技的体现。下面，我们以当今的发展趋势为前提，对未来的办公自动化发展做一下展望：

1.大量应用视频技术

传统的会议需要员工把企业高管们聚集在一起，对企业中的发展规划等一系列问题进行商讨，一个会议的讨论往往会花费很多时间，导致会议的参与者身心疲惫。由于办公自动化的发展，视频会议的出现和应用解决了这一问题，使会议更加自由、轻松，通过摄像头的成像传输技术，能够看到会议现象的一切情况，犹如身临其境一般，真正实现办公自动化的高科技应用，充分实现了办公中的自动化职能。

2.无线办公环境

随着Wifi 技术的发展，网络通信迅速地在办公领域兴起。这种网络办公使得传统的封闭式办公室不再成为必需，工作者可以利用网络和计算机技术随时随地地进行办公，例如：机场、饭店、异地出差以及家中等等。此外，为了保障企业内部的信息安全，企业可以依据使用权限设置不同的应用级别，设定不同的处理优先权，保障这种网络办公的安全性。

3.灵活的工作程序

电子传输的速度远远地大于传统纸质文件的传输，而且，其不仅仅能够传输文字，还能够有效地实现音频、视频的传输，极大地丰富了传送文件的形式，并且其还能够实现永久的保存，却不占用任何的空间。

总而言之，办公自动化一方面解决的是信息处理的问题，一方面完成了信息的传递和交流。随着信息技术、计算机技术以及通讯技术、网络技术的蓬勃发展，信息处理技术将会越来越完善、越来越发达，从而能够更快速地实现信息的传递和交流。

四、计算机技术在办公自动化中的应用

计算机技术作为办公自动化管理体系中的主要技术，贯穿于办公自动化的各个环节和要素，极大地提高了企业的办公自动化管理效率和水平，因此，给企业带来的效益是巨大的、显著的。这些效益的收获源自计算机技术在办公自动化中的应用。计算机技术在办公自动化中的应用，主要包括以下几个方面：

1.图文制作及演示软件

图文制作及演示软件是计算机技术应用较广的一项功能。指的是将需要的各种图文内容，先通过幻灯片格式进行输入，然后对表格、文本、图片、剪贴画、艺术字、公式等内容进行编辑，并根据需要插入视频、声音等，最后播放出来。这一软件的应用，最大的功效就是能显著增强演示的效果，而且在应用这些软件的过程中，能极大地激发用户的创造力。

2.文字软件处理

处理软件是计算机技术应用于办公自动化中的重要表现。利用文字处理软件能制作出各种文档，包括商务合同、报告、书信等，且操作简单、快捷。另外，文字处理软件除在处理文字方面表现突出之外，在处理图形和表格方面的功能也十分齐全。该软件能将图形、表格、文字很好地结合起来，以便更好地呈现出效果，且功能操作易于掌握，使用方便。软件提供多项命令和功能，如列表排序、文件管理功能、邮件列表功能、数据计算功能、图形处理功能、创建显示类型、文字替换功能、文本对齐、添加图形边框等，以供用户选择，帮助其更快捷地完成任务。

3.数据处理电子表格

在处理数据时，应用数据处理电子表格能极大地提高工作效率。数据处理电子表格功能强大，操作具有简便、清晰、快捷等特点，即便是初学者也能很快学会并熟练掌握。因其能提供大量分析工具，具有专业水准的计算工具，因而能在很大程度上削减重复、复杂的计算过程，使工作效率得以极大提升。

4.数据处理软件

与文字处理软件相类似，数据处理软件则是用于处理各种数据。在现代企业办公中，数据繁多、过程处理复杂是一大特点。而应用数据处理软件，使用其提供的数据库管理系统、应用程序生成器等，能帮助用户创建各种数据库应用程序，从而为所需的人提供各种有效、准确的数据信息。

综上所述，计算机办公自动化系统已广泛应用于各行业中，极大地提高了办公效率，且实现了空间无距离的信息化交流。办公自动化也因此成为社会信息化发展的必然选择。而对办公自动化未来发展趋势的分析，可知计算机办公自动化技术将会在更多领域发挥重要作用，令人期待。

［1］常学洲，朱之红.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用研究［J］.软件，2014（02）.

［2］李大向.浅析计算机信息处理技术在办公自动化上的应用［J］.科技资讯，2013（35）.