事业单位会计信息系统的内部控制的方式

吴宇薇

内蒙古自治区地质调查院 呼和浩特 010020

随着事业单位改制日程逐渐临近，事业单位必须加大内部管理工作的改善，逐步适应市场化的激烈竞争。事业单位应当充分利用好信息化技术带来的便利，利用会计信息系统做好事业单位日常业务的记录、分析工作，从而提高管理水平。

一、会计信息化及内部控制概述

会计信息化是指利用自动化手段来对单位会计信息收集、传送、处理、储存和输出进行人机结合的处理过程，会计信息化可以大大提高单位的会计工作效率，实现单位会计信息的共享。打破了单位原有的条块分割造成信息处理不及时和共享能力差的问题，是现代企业科学管理的必然手段。

会计信息化条件下的内部控制主要体现在内部控制环境和内部控制活动的影响。完善的会计信息化系统为企业内外部治理机制的完善提供了便利，通过严密的审批、授权、核对以及职责分工，来减少单位潜在的损失风险。所以单位一旦实行了会计信息化。必须要对单位内部控制制度进行重新设计，并确保其执行有效，如果内部控制无效或执行不全面，那么会计信息系统的利用将无法有效的发挥应有的功能，甚至可能因为数据信息差错误导了决策，导致更大的损失。因此，单位要充分认识会计信息化条件下内部控制的建设和执行。

二、会计信息化的特征

会计信息系统负责事业单位会计信息搜集、加工和提取等工作，是会计信息处理的主要场所。会计信息系统功能的完善性以及系统本身运用的便利性直接影响事业单位会计信息的质量。

1.会计信息系统的统筹性

事业单位行使公共职能，为社会提供公共产品。为了提高事业单位的会计信息水平，会计信息系统必须具有统筹性。统筹性具体是指会计信息系统应当涵盖会计信息处理的多个方面，除了具备会计日常核算等基本功能外，还应具有会计预算、监督和决策等功能。事业单位最初引入会计信息系统时，完成了手工账到电算化的过渡，对会计信息系统功能还简单停留在日常核算上。随着信息化水平的逐渐提高，事业单位对会计信息系统处理会计信息的需求也在逐渐提高，事业单位的会计信息使用者需要更加全面、丰富的会计信息。会计信息系统预算、决策等功能模块的拓展使得会计信息系统更加统筹，在会计信息处理上真正能够实现事前控制、事中执行、事后决算。

2.会计信息系统的开放性

信息技术之所以能够带来管理方式上的重要突破，关键在于信息系统的开放性，构建了不同部门之间信息共享的桥梁，降低了信息之间共享的成本，使得事业单位在重大决策问题上信息准备更加全面和充分，提高了决策效率。我国近年来在网络信息技术的飞速发展为会计信息系统开放性的建立提供了有力的技术条件，事业单位可以通过聘用专业会计信息化建设团队，对事业单位各部门之间的管理系统搭建信息共享平台。通过技术手段和权限控制，事业单位可以将财务处的会计信息数据通过网络供相关部门查阅，同时也能使得财务处通过该系统及时了解采购部门采购以及仓储部门出入库等具体情况。通过对会计信息系统的开放性研究以及合理的查阅权限分配，事业单位能显著降低各部门之间的沟通成本，提高管理的效率。

3.会计信息系统的智能性

会计信息系统的最大特点是人机交互环境，具体是指会计信息系统的各个模块功能都需要通过专业的会计人员执行正确的会计操作才能实现。随着会计人员在日常过程中不断地使用会计信息系统，加深了对系统功能的理解，同时也为更多功能模块的开发创造了条件。财务会计人员随着对系统的不断熟悉，提高了系统操作水平，而会计信息系统又在不断进行功能扩展和完善，同样对财务人员的操作水平提出了新的要求。正是财务人员与会计信息系统之间良好的人机互动环境，促进了会计信息系统功能完善与操作人员水平提高。

三、事业单位的内部控制在会计信息系统环境下存在的主要问题

1.会计信息化对事业单内部控制环境的影响。

内控环境是对单位内部控制执行中所有重要影响的各种内外因素的总和。目前，事业单位的内部控制环境普遍存在以下几方面的问题。

一是重视程度不够，很多事业单位领导只重视单位资金的来源和使用，而对内部控制重要性重视程度不够。

二是内部控制环境风险高，由于事业单位受到人员编制限制。财务人员短缺。导致其内部控制岗位不全，其内部控制防控措旅更为薄弱，其舞弊行为的发生更具有隐蔽性和复杂性。而会计信息化的全面的应用也使得会计人员能获取的信息量倍增，更难以有效进行监督控制。

2.数据处理方式变化危及内部控制的有效性。

实行会计信息化后。手工条件下的会计数据处理程序发生了根本改变，原手工处理条件下，一项业务经过授权人员签章方可办理。通过较为清晰的签章痕迹。

涂改比较麻烦且容易被识别。而在会计信息环境下。签章变成了口令，而El令对于精通电脑的人来说很容易就破解。从事业单单位的实践来看，会计部门的口令密码形同虚设，会计人员对密码的保护意识不强，容易被非法使用，为盗用提供了便利，一旦被盗用或窜改便会单位带来巨大的隐患，从而造成经济损失。

3.内部控制风险增大。

目前，会计信息化已经全面向网络化发展，网络环境下由于信息的共享和开放性导致计算机应用模式发生变化。

一是在互联网中计算机病毒可以通过E—mail或用户下载文件进行传播，特别是具有经营性质的事业单位内部合同、会计信息等都通过网络传送，而出现了病毒危害其传播速度更快，危害更大，因而有效地防治计算机病毒对保障网络系统的安全性至关重要。

二是岗位的重叠，很多传统手工条件下不相融的岗位在信息化条件下往往出现了重叠，导致内部控制制度执行失效或不完整。

四、事业单位会计信息系统内部控制的影响因素

事业单位在新时期下通过会计信息系统实现了会计信息的加工处理，会计信息的准确、及时性除了依靠会计人员正确的操作外，会计信息系统本身的稳定性至关重要。会计信息系统的内部控制能够有效提高会计信息系统的准确性，通过对会计信息化工作的各个流程进行控制和约束，有效规避财务管理风险。事业单位内部控制主要受外部和内部因素共同影响。

1.外部环境影响因素

1.1 政策因素。国家政策是指国家对事业单位会计准则的改革导致会计信息系统内部控制发生变化。国家不断制定的新政对事业单位会计工作带来了变化与挑战，事业单位会计信息系统内部控制必须根据相关法律法规制定出新的切实有效的内部控制程序，促进事业单位财务管理的规范化。

1.2 事业单位类型。事业单位虽然以提供公共产品为己任，但是在具体事业单位分类上存在着较大差异。总的来说，事业单位可以分为行政类、公益类、经营类，每一类事业单位具体业务存在非常大的区别。事业单位由于其本身分类属性的不同将会导致在未来事业单位改革中承受不同的风险，对事业单位的业务也会产生深刻的影响。事业单位会计信息系统内部控制旨在加强会计信息管理水平，规避经营风险，应当在事业单位改革中不断改革和完善。

1.3 外部监督。事业单位会计信息系统内部控制的落实和实施离不开外部监督者的监督与管理。虽然内部控制在事业单位规章制度中都有明确的规定，但是由于内部控制实施起来较为复杂，需要设立专业的内部控制部门，增加了事业单位成本，使得事业单位缺少动力真正做好内部控制的各项工作。外部的监督管理者定期对事业单位会计信息系统内部控制情况进行监督，并通过媒体在适当的场合进行披露，直接影响事业单位的声誉。基于外部管理者的监督，使得事业单位不得不做好内部控制工作，迎接来自外部管理者的监督。

2.内部环境影响因素

2.1 重视程度。事业单位相比较于企业，管理方式较为落后，业务大权较为集中，经营理念和规制度往往由事业单位负责人决定。负责人对会计信息系统内部控制的重视程度直接决定了事业单位内部有关会计信息系统内部控制执行情况的好坏。事业单位由于本身的特殊性，导致了领导者重在完成国家行政任务而忽略了对成本的控制以及对会计信息系统的内部控制。内部控制在事业单位执行阻力重重，必须受到思想开明、远见卓识的事业单位负责人重视才能取到良好的收效。

2.2 文化水平。事业单位“人治”情况较为突出，领导者的领导风格影响着事业单位文化水平的建设。良好的内部控制文化建设为会计信息系统内部控制的执行创造良好的内部环境，减少执行过程受到的阻力。如果事业单位内部控制文化缺乏，必然加大了内控执行的难度，不利于内部控制工作的顺利开展。

2.3 专业水平。事业单位财务人员遵循事业单位会计准则进行日常核算，由于事业单位之间缺少工作经验交流，市场上又以企业会计准则为主，导致财务人员专业水平的提升存在着难度。会计信息系统内部控制工作需要财务人员的配合，对专业水平有较高的要求，财务人员的专业水平将会影响内部控制的执行状况。

五、事业单位会计信息系统内部控制的改进

1.提升会计信息系统

事业单位会计工作的正常开展离不开会计信息系统的完善，会计信息系统在功能上必须满足事业单位日常预算、核算、决算的需要。首先事业单位财务人员应当对会计信息系统各功能有充分了解，结合日常业务开展过程中会计信息系统使用情况，总结会计信息系统的优缺点，梳理系统使用流程并以书面形式呈现。内部控制负责人应当组织相关人员对会计信息系统操作流程进行梳理，及时发现信息系统使用过程中的漏洞，利用信息技术完善系统，并建立相应的内部控制流程。

2.提高内部控制的管理

要想提高内部控制的管理水平，首先需要提高事业单位高层负责人的内部控制意识。负责人直接影响内部控制工作在事业单位内部的执行效率，有远见的负责人将会重视内部控制的执行情况，分管内部控制工作。在实际工作中，负责人将会加强内部员工的内部控制教育，建立内部控制文化，不断提高内部控制的管理水平。事业单位应当确保会计信息系统在使用过程中的每一个具体环节都建立严格的控制程序，做好权限分配工作，组织内部控制监督工作的定期检查，做好检查分析工作。

3.优化控制环境

控制环境在COSO报告中内部控制居于最重要位置。为此，事业单位要加强对于会计信息系统环境下内部控制建设和完善重要性的认识，重点是进行制度的制定和落实，结合单位的实际建立会计信息系统环境下规范的内部控制制度规范，并进行关键控制点的岗位落实，并和单位的奖惩制度结合起来，以提高其执行制度的主动性和自觉性。二是加强内部审计监督的作用。审计监督可以对内部控制进行查错纠误的功能，事业单位要增加会计信息化条件下内部控制风险审计内容。针对内部控制的薄弱点定期出具管理建议书。来不断解决会计信息化条件下内部控制出现的新问题和新情况。

4.强化管理力度

会计信息系统内部控制制度制定的初衷在于强化内部控制水平，提高会计信息系统会计信息处理能力，确保会计信息质量满足事业单位发展的需要。内部控制制度有助于评价会计信息系统在日常使用过程中的效果，根据会计工作开展的情况对会计信息系统进行完善，并对财务人员工作职责和岗位划分做出适当调整。强化内部控制管理力度，能够及时发现会计信息系统存在的问题，及时做出调整，规避经营风险。

5.制定奖惩机制

事业单位会计信息系统内部控制管理工作非常重要的一点就是必须要建立严格的奖惩机制，对内部控制工作开展情况较好的相关人员进行必要的物质奖励促进其在内部控制岗位上更好地执行相关制度规定。同时事业单位应当对违反内部控制制度、消极进行内部控制管理的人员进行惩罚，督促其遵守会计信息系统内部控制的有关规定。完善的奖惩机制是促进内部控制正常开展的原动力，只有严格执行奖惩办法，才能激发内部控制相关人员的积极性，做好相应管理工作。

事业单位在新的历史时期面临着非常大的挑战，在事业单位改革的道路上将会遇到极大的困难。会计信息化是未来会计发展的必然趋势，事业单位应当抓住信息化带来的优势，不断完善会计信息系统，加强会计信息系统的内部控制管理工作。

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