纸质档案数字化工作探析

王秀玲

(黑龙江省中部引嫩工程管理处 黑龙江 齐齐哈尔 161000)

随着经济与技术的发展，我国的档案管理已经逐渐由纸质时代向数字化时代迈进。纸质档案数字化转变是档案管理发展的必经之路，尤其是以计算机网络为载体的信息通讯技术时代的到来，更为我国纸质档案数字化管理提供了技术支持。本文主要针对纸质档案数字化的相关重点问题进行探讨，以便为我国档案数字化管理工作提供一些参考。

一、我国纸质档案数字化发展现状

随着我国科技的发展，人们提高了对档案数字化管理的认识，加大了对于档案数字化管理的研究力度，虽然档案数字化管理的技术还不是很成熟，相信随着数字化技术的不断发展，我国数字化档案的脚步将会越走越快。第一，我国已经建成比较合理的管理体系。在我国，虽然纸质档案还是档案保存的主要形式，但是随着人们对数字化档案管理认识的不断提高，我国已经建成了比较合理的管理体系。经过档案部门近些年的研究与实践，对纸质档案的数字化加工一般采用的是直接扫描的方法，以图像形式存储。这样可以有效提高纸质档案向着数字化转化的速度，也为管理人员的管理工作提供了便利。第二，面向社会建设纸质档案数字化。纸质档案数字化发展是档案管理的必然发展趋势，我国纸质档案数字化的发展起步比较晚，但纸质档案数字化服务的出现为我国的纸质档案利用和档案事业的发展起到积极的促进作用，所以，档案数字化发展也必将越来越快，对于档案管理工作的作用也越来越重要。

二、促进我国纸质档案数字化发展的相关建议

1．数字化处理之前做好档案鉴定。在档案管理人员进行纸质档案数字化处理之前，应该做好档案鉴定，确定应该对那些纸质档案进行数字化管理。并不是所有的纸质档案都需要，或者说都适合进行数字化管理，档案管理人员需要根据实际进行数字化档案的选择，以提高工作效率。首先，将编研资料数字化。这些编研资料的量一般比较小，而且也引用了许多档案原文，对于利用者进一步了解馆藏资源状况、满足利用需求很有帮助。其次，利用需求量大的档案也需要进行数字化管理。比如，有关婚姻、工资、房产、学籍等档案可以分期进行数字化管理，以满足使用者对这些档案资源信息的需求。最后，需要进行抢救性保护的珍贵濒危档案是档案数字化管理的重点内容，这些珍贵濒危档案可能涉及到很多重要的信息资源，所以需要管理人员重点保护，同时积极进行数字化管理。

2．数字化处理之中确保质量规范。在档案管理人员进行纸质档案数字化处理时，应该建立严格的管理制度与数字化质量规范，以确保加工环节的规范化与档案数字化的质量。严格的管理制度有利于提高工作人员质量与安全第一的认识，保证档案数字化的顺利发展。首先，与数字化加工专业公司签署质量协议，提出相关质量要求。根据国家相关规定，档案管理部门，提出质量标准与质量要求，并与数字化加工专业公司签署文本形式的质量协议，以此为数字化加工过程中出现质量问题提供解决问题的依据文件。另外，档案数字化的质量规范是相当重要的。首先，对于一些较为机密的档案信息需要签署保密协议，严防在数字化加工过程中发生纸质档案的损毁、丢失、泄密等现象。其次，从用数字化档案时的安全性、准确性考虑，科学地、准确地录入机读条目。档案信息条目的录入是当前馆藏档案数字化加工的重要环节，需要管理人员进行严格的管理。规范化地录入机读条目，可以使将来档案信息的利用环节变得更加便利，同时也可以有效地保证在查询档案时，不会查到其他人的档案信息，为他人的档案信息安全提供保障。最后，严格监督校验工作，因为校验工作将直接影响到纸质档案数字化加工的质量，需要专业知识充足，经验丰富的工作人员进行校验工作，以防发生如漏扫、扫出来的PDF 文件页面不美观、PDF 文件档号命名有误等问题。

3．数字化处理之后加强信息维护。在档案管理人员进行纸质档案数字化处理之后，应该注意加强对档案信息的维护工作。档案数字化加工过程中的档案安全建议。档案数字化过程中信息资源的安全问题是档案管理人员需要提高重视的重点问题，尤其是对于一些相对较机密的档案信息。当纸质档案进行数字化加工过程时，需要对计算机中的相关系统进行检测，已确保没有非法拷贝程序。还要将工作区与休息区隔离，严禁工作人员将私人物品带入，将工作物品带走，提高安全意识。开发先进有效的安全软件，提高计算机网络的系统安全。计算机网络资源以其强大的信息量与高度开放性深受广大使用者的喜爱，计算机网络在为人们生活与生产提供便利的同时，也为一些不法分子进行违法活动提供了机会。不法分子利用网络窃取档案管理中心的档案信息，破坏档案信息的机密性。所以，相关人员应该着重研究档案信息安全软件，提高软件的安全性，确保档案信息的安全性。档案数字化加工之后的档案安全建议。纸质档案数字化加工过程需要加强安全防护，数字化加工之后同样需要重视档案信息安全性的管理。首先，管理人员应该对扫描之后的数字化档案进行核实工作，然后将加工过程中的相关硬盘销毁，以防档案信息被泄露。其次，提高管理人员的安全意识，在有使用者需要调取档案信息时，需要根据规定进行详细身份信息的登记，详细询问调取档案者调取档案的目的，并跟踪管理。最后，档案管理者还要加强监督巡查工作，即随时进行档案信息库的抽查工作，及时对信息安全软件进行升级，以防不法分子趁机进入档案管理中心的网络，进行不法活动。总而言之，档案数字化管理需要提高全体管理人员的安全意识，以保证数字化档案信息资源的安全存储与调用。纸质档案数字化管理是一项任重道远的工作，需要相关研究人员与管理人员提高认识，以积极的工作态度与科学的管理办法增强对数字化档案管理的力度，同时，还要增强对数字化档案的扫描质量的跟进，以提高数字化档案的质量。另外，对于数字化档案录入过程还需要提高监督与检测力度。管理人员对数字化档案应该做到保持档案的真实性与原始性，保证数字化档案储存及调取的及时性与有效性，提高数字化档案的管理水平，为我国数字化档案的进一步发展做贡献。