高校干部人事档案的利用与转递工作思考

曹 虹

(湖南农业大学档案馆 湖南 长沙 410128)

干部人事档案是党和国家历史档案材料的核心内容，是国家档案的重要组成部分之一，是人事管理实践活动的产物［1］。它服务于干部工作，并有效的促进干部工作，它是干部档案工作的"生命线"。高校干部人事档案也和政府部门干部人事档案一样同等重要，在利用和转递过程中不容有差错，笔者在高校档案工作实践中对应严格遵守的规定进行探讨。

一、干部人事档案的利用

干部人事档案的利用是指上级组织或人事、纪检部门在档案管理部门的指导下查询利用当事人档案，高校主要是因工作调动或提拔需要查阅和借阅干部人事档案，笔者认为须遵守下列规定:

1.因任免、考察、调配、奖惩、晋级等组织人事工作和政审、办案、统战等工作需要了解干部情况，可以查阅档案［2］。

2.因工作需要，在职校领导和党委组织部正副部长、人事处正副处长查阅全校处以下人员的档案，组织人事工作干部查阅全校科以下人员(含专业技术人员和离退休人员，下同)的档案，院、处负责人查阅本院、处科以下人员的档案，档案馆应予以提供。因工作需要，校外单位人员查阅我校干部人事档案，本校处以下干部查阅本校其他处室人员的档案，要按干部管理权限审批;查阅处级干部档案，经党委书记审批;查阅科级干部档案，经组织部部长审批;查阅其他人员档案，由人事处处长审批。

3.回避制。任何个人不得直接查、借阅本人档案，相关直系亲属档案和直接领导人的档案也是不允许差、借阅的。

4.保密制。查、借阅人对所查、借阅档案应注意保密，并注意保护档案的整洁与安全，不得更改原始材料。

5.如需拍摄、复制档案材料，应当经档案馆馆长批准;在查档过程中，摘抄一些重要的材料一般不加盖印章，用后及时销毁。

6.档案一般不外借。如必须借出使用时，依照第2 款规定的权限审批，并严格履行登记手续，在10 天内归还，严防丢失，损毁和泄密，不得擅自转借他人。

干部人事档案利用流程图

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校内查借阅人事档案

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校外查阅人事档案

二、干部人事档案的转递

干部人事档案的转递是指管理干部人事档案部门之间、管理干部人事档案部门与形成干部人事档案材料的部门之间，为安全、成功的转递干部人事档案或将所形成的归档材料归至干部人事档案中，通过直接派专人送达或机要邮局的方法，转出或接收干部人事档案的工作。转递干部人事档案应遵守下列规定:

1.因调动、职务变动需转递档案的，接通知后在15天内办理转递手续。转递干部人事档案须通过机要邮局转递或派专人送取，禁止通过快递或本人自身携带。

2.转出的干部人事档案必须整理装订完整齐全，不得因任何理由或原因扣留零散材料或分批分次转出干部人事档案。

3.转递干部人事档案必须仔细填写《干部档案转递通知单》，将材料严密包封，加盖密封章，已机要件寄出。

4.收到人事档案的单位，经核对无误后要在《干部档案转递通知单》回执上签字盖章并将回执寄给转档单位。逾期未退还者，转出单位要进行追查，以防丢失。

［1］贾招仙.论干部档案的提供利用［J］.浙江师大学报(社会科学版)，1998年02 期.

［2］张庆有.探讨干部档案利用工作的再创新［A］.2010年全国档案工作者年会论文集(广西卷)［C］，2010年.