计算机辅助归档文件整理

贾 珩

(齐齐哈尔市碾子山区档案局 黑龙江 齐齐哈尔 161000)

《规则》对“归档文件”这一概念的使用和限制，具有专指性的意义，其概括为“立档单位在其职能运动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。例如请示与批复，在复文发出或收入到以后，在文书处理程序上就算办理完毕。《规则》对适用的归档文件载体、种类作了限定，明确为纸质文件材料。这是因为这个标准的主要用意在于对文书档案立卷工作进行改革，暂时不涉及科技档案、会计档案等专门档案，也不涉及声像、电子档案等特殊载体的整理工作。

归档文件整理是指与传统的“立卷”相对应的一个概念，也就是“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”这个概念明确了“以件为单位”的原则和基本含义，概括地解释了整理工程的各项具体内容和基本环节。这里所说的“整理”属于狭义上的整理，内容仅限于纸质归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等技术工作，通过这些工作，使归档文件从无序到有序的过程。

由于《规则》同时适用于手工管理方式和计算机管理方式，拥有计算机的机关档案部门可以通过修改原有软件或购置新软件，使计算机全面介入归档文件整理工作，提高归档文件整理工作的效率。

一、计算机辅助进行归档文件整理工作

计算机辅助进行归档文件整理工作的前提是计算机能够处理机关全部归档文件的自身数据。无论是在收集齐全完整的基础上进行整理，还是在手工整理后全部录入，都要求计算机实现对全部归档文件数据的管理。计算机辅助归档文件整理的实现可以分为单机运用方式和网络运用方式。在网络运用的条件下，档案部门或人员应确保能够以事先预定的分类方案处理收发文部门和各业务部门形成的归档文件信息数据。在分类的基础上，档案人员应通过网络，协助文书、业务部门人员或单独对归档文件数据进行排列、编制件号和编目工作，并随时监控文书或业务部门文件运行和整理情况;在进行最终整理时，档案人员应将订印完毕的归档文件目录发到文书或业务部门，然后由文书或业务部门人员进行归档文件实体整理工作;档案人员也可以依照归档文件目录独自完成加盖归档章、装盒等工作。

在单机运行的条件下，档案人员通过使用移动盘进行数据传递，同样可以实现上述整理过程。如果计算机软件尚不能做到这一点，档案人员可以在完成归档文件分类、排列、编制件号等工作后，将归档文件数据输入计算机，由计算机输出归档文件目录之后，再进行余下的实体整理工作;或者档案人员在计算机上完成归档文件的分类、排列、编制件号、打印归档文件目录等项工作后，再进行余下的实体整理工作。

总之，除必要的手工劳动，归档文件整理的各个环节均可以由计算机自动或辅助完成。这样，可以充分发挥计算机的功能，降低档案人员的劳动量，提高归档文件整理工作的效率，为档案保管和提供利用打下良好的基础。同时，计算机辅助归档文件整理也是档案管理现代化的一项重要内容。如若归档文件都不能实现计算机辅助整理，档案管理现代化也就无从谈起。

二、建立归档文件之间的虚拟关联

虽然归档文件以件为单位进行整理，在实体排列时，仍然强调属同一事由的归档文件要排列在一起，以方便档案部门提供利用工作。然而在使用计算机进行档案检索时，由于是文件级查找，其检索结果只能是个别档案。在档案检索中，利用者常常需要某一事由的全部档案，如何满足这种需求呢?这就应该在进行归档文件整理时对已经录入计算机的归档文件建立事由虚拟关联。建立事由虚拟关联，即建立若干归档文件属于同一事由的特定标志，是计算机辅助进行归档文件整理工作中的一个重要环节。建立归档文件事由虚拟关联的目的在于保持归档文件的历史联系，保证档案查全率和查准率。利用者通过计算机管理软件检索到自己所需的一份档案后，还想检索与这份档案属同一事由的其他档案，那么管理软件应该检索出与这份档案有关联的其他档案条目，即属同一事由的其他档案的条目，并将检索结果显示出来，供利用者参阅。这种在计算机运行中需要使用的关联就是虚拟关联，而事由关联只是文档一体化软件所需虚拟关联中的一种。例如，利用者需要借阅以往某次会议的档案，

档案人员在计算机上查到该会议的通知和纪要。在知道利用者还想看看其他会议材料后，档案人员无需进行重新查找，计算机可自动列出该次会议形成全部档案的所有条目。这就是事由虚拟关联所发挥的作用。

事由虚拟关联不会凭空产生，因为再高级的计算机智能，也无法判断哪些文件属于向一事由。所以在归档文件之间建立事由虚拟关联只能由归档文件的整理者来完成。整理者使用文档一体化管理软件进行归档文件排序，并将同一事由的文件顺序固定后，可将同一事由的文件加上虚拟关联标记，以保证利用者在检索到所需档案后，其他相关档案能够通过事由虚拟关联同时检索到。

推而广之，虚拟关联的建立可以跨越分类界限:无论归档文件是否属于同一保管期限、同一年度、同一组织机构或问题，都可以建立事由虚拟关联或是其他虚拟关联，以最大限度地保证利用者检索档案的完整与准确。

［1］许廷进，房红，彭海燕.运用计算机档案管理系统进行归档文件整理的操作方法［J］.山东档案，2002(03).

［2］王秋玲.计算机辅助归档文件整理浅议［J］.西安档案，2003(5).