基于VBA的工资条邮件分发系统设计

关意鹏

（柳州职业技术学院，广西 柳州 545006）

基于VBA的工资条邮件分发系统设计

关意鹏

（柳州职业技术学院，广西 柳州 545006）

文章以柳州职业技术学院邮件分发工资单为例，讲述如何使用Microsoft Office VBA设计邮件分发系统，通过此系统可以得到每位教职工的工资条文件，并按教职工的邮箱地址批量分发工资条邮件。该研究方案达到了快速分表和批量分发邮件的目的。

VBA；excel；outlook；分表；邮件；工资条

1 引言

在企事业单位里，常要把每月的职工工资情况反馈给每位职工，实现这个目的有多种方法，但均有一些缺憾。在网络不发达的年代，大多数单位使用工资大表直接打印纸质工资条的方法，这种方法需要花费很大的人力物力；在现在网络使用率高的时代，很多单位有无纸化办公的要求，在这样的要求下，有使用工资大表通过Microsoft Word的邮件合并方法，也有购买财务软件附加模块的方法，前者需要人工参与较多，自动化程度不高，后者需要花费较大的资金来维护，并且灵活性不高；当然也有直接共享工资大表的方法，但用这种方法造成个人隐私得不到保护。笔者通过研究，发现可以使用Microsoft Office VBA编程的方式有效解决以上几种方法的缺憾。下面笔者以柳州职业技术学院邮件分发工资单为例，讲述如何用Microsoft Office VBA建立工资条邮件分发系统的过程。

2 系统整体设计思路

企事业单位的财务管理大多通过用友、管家婆等专业财务软件来管理的，而不管是用什么管理系统，最终可以导出成Microsoft Office所支持的格式，所以本系统直接以通用性、灵活性最强的Microsoft Excel文件为出发点，通过Microsoft Office VBA编写程序，实现表格自动拆分成职工工资单文件，然后批量制作Microsoft Outlook邮件，职工工资单作为邮件附件发送到职工的Internet邮箱，单位职工通过下载邮件即可看到自己的工资信息，从而实现无纸化办公的目的，设计思路如图1所示。

由图1可以知道，整个过程需经过ABCD四个操作步骤，其中步骤D由职工操作，步骤ABC由单位负责人员操作，而步骤C可使用Microsoft Outlook软件的自带功能，所以步骤A和步骤B是需要设计的关键程序。

图1 系统整体设计思路

3 关键程序的设计

3.1 按唯一关键字拆分表格程序设计

如图2的流程图所示，使用主循环程序实现拆分表格的目的，为了使程序运行准确，需对总表进行一定的前期处置以保证总表结构与程序的表格结构需求一致，以及对拆分出来的表格文件存放环境进行初始化处理，为下一步的邮件程序做制作作好数据准备。

另外，在拆分表格程序运行时先对Microsoft Excel进行环境设置，即屏幕显示控制为不更新状态，以消除文件产生时的屏幕闪烁问题。

图2 拆分表格程序设计流程图

3.2 批量制作带附件的邮件程序设计

如图3的流程图所示，使用主循环程序实现批量制作带附件邮件的目的，为获取主循环程序所需的文字信息，可从设置表中读取，如邮件地址、邮件主题、制表人、联系电话等，以及对存放附件环境进行附件检查。

图3 邮件程序设计流程图

同样，在制作邮件程序运行时先对Microsoft Excel进行环境设置，即屏幕显示控制为不更新状态，以消除文件产生时的屏幕闪烁问题。

4 系统操作界面及程序运行结果

由于Microsoft Office VBA是通过代码对Microsoft Office软件控制实现操作目的，所以建立的系统本身是一个Microsoft Excel文件，这样系统的兼容性很好，系统约80K大小，易于存储。系统界面如图4所示。

图4 系统操作界面

点击图4的[创建分表]按钮时，分表程序按图2设计过程运行，程序运行结束后，在C:mytemp目录下生成唯一字段的职工工资文件，如图5所示，得到的是95个按职工工号拆分的工资文件。

图5 拆分表格的结果

点击图4的[邮件分发]按钮时，生成邮件程序按图3设计过程运行，程序运行结束后，如图6所示，在Microsoft Outlook的发件箱中可以看到95个带附件邮件，收件人为职工的Internet邮箱地址。

图6 Microsoft Outlook中的发件箱

5 结束语

利用Microsoft Office VBA建立工资条邮件分发系统是完全可行的，这种系统的优点是开发速度快，代码量小，方便存储，兼容性强，灵活性好，在现实的使用中已取得良好的效果。

[1] 顾璇,徐卫红,贺征,等.工资管理项目计算机辅助系统的设计[J].应用科技,2014,(6):9.

[2] 张超,刘坚.高校工资管理系统设计与实现[J].科协论坛,2011,(4):42.

How to design a E-mails wages strip distribution system based on VBA

Taking the e-mail wages strip distribution system of LiuZhou Vocational &Technical College as an example ,this article introduce how to apply the software of Microsoft Office VBA to establish a E-mails wages strip distribution system. With this system every college employee can get their wages strip via e-mail. The research approach has achieved the goal of distribute form more quickly and deliver mails in batches.

VBA; excel; outlook; distribute form; e-mail; wages strip

TP311.1

A

1008-1151(2015)01-0010-02

2014-12-10

关意鹏（1978－），男，广西玉林人，柳州职业技术学院讲师，硕士，从事机械制造自动化和计算机技术应用的研究和教学工作。