高校科研档案的管理与应用研究——以H学院为例

文/任静蓉

摘　要：高校的科研档案管理工作是高校教育管理的重要组成,在实际的工作当中起到了重要的作用,为高校科研工作起到了推进的作用。然而在管理过程中,仍存在诸如管理制度不健全、归档工作难度较大以及查询方式较为落后等情况,本文从这三方面问题进行深入研究,找到问题存在的原因并提出相关的解决对策,旨在完善高校科研档案的管理工作,提高其对教学等工作的促进作用。

关键词：高等学校；科研档案；管理；应用

高校科研档案的管理与应用研究——以H学院为例

文/任静蓉

摘要：高校的科研档案管理工作是高校教育管理的重要组成,在实际的工作当中起到了重要的作用,为高校科研工作起到了推进的作用。然而在管理过程中,仍存在诸如管理制度不健全、归档工作难度较大以及查询方式较为落后等情况,本文从这三方面问题进行深入研究,找到问题存在的原因并提出相关的解决对策,旨在完善高校科研档案的管理工作,提高其对教学等工作的促进作用。

关键词：高等学校；科研档案；管理；应用

作者简介：任静蓉(1986—),女,汉,硕士研究生,助理馆员,中原工学院,研究方向：科技与教育。

中图分类号：G647

文献标志码：码：A

文章编号：号：2095-9214(2015)08-0200-01

一、高校科研档案的涵义

高校科研档案是指高等学校的各个院系、部门、科研机构在具体的科研申报、实践及管理工作中形成的具有使用价值、保存价值以及应用价值的文字材料或是音像材料。以H学院为例,其科研档案主要包括以下几个方面：上级科研文件、年度科研成果汇编、科研论文、科研鉴定项目、专利及标准、专著教材、横向纵向项目、入院经费、科研申报项目工作、产学研合作项目、学术委员会工作、科研平台工作、重大专项项目、重点实验室以及科研设备等。在日常的工作中,高校的科研档案除了有记录的特点外,还具有重要的应用价值和保存研究价值等特点。

高校的科研档案如实地记录了科研工作的申报、受理、实施和完成的全过程以及在此过程中科研工作的经验和成果,在一定程度上反映出了高等院校的科研水平。随着近年来,高校不断深化改革,在建设创新型大学的号召下,高校的科研工作持续推进的作用力之下,科研档案管理工作也越来越受到重视,成为高等院校档案管理工作的重要组成因素。而找出在高校科研档案管理中存在的一些问题,完善相关档案管理制度、规范档案的收集和整理、充分利用电子信息系统进行资源整合等,对于高校教学的促进、学科建设的发展以及科研成果的转化等都具有十分重要的作用。

二、高校科研档案的管理现状

(一)高校科研档案管理制度不健全

《科学技术档案管理暂行规定》中明确指出,科研档案是科研管理的重要组成部分,必须在单位科研管理工作中予以体现。我们可以看出虽然目前高校已经按照相关的规定制定了档案管理的办法,但是在实际的执行过程中缺乏和二级学院(部门)的协调和配合,在一些具体的制度细节方面考虑的不甚周全。在一定程度上仍然存在着重复存档、要求不具体的情况。

(二)高校科研档案归档工作难度大

科研管理人员在实际管理工作当中经常会遇到此类情况。部分高校的科研成果、获奖情况、专利和标准以及科研著作等相关材料往往不能第一时间完备归档。造成这一现象的主要原因有：一是高校的教职工为了自己工作的方便,常将相关的科研成果和获奖情况留由自己保存,以备不时之需；二是部分高校的科研部门会统一办理相关科研成果的登记和受理工作,如H学院科技处统一办理该校教职工的专利受理情况,在专利得到授权后统一保管各项专利。如需使用某教工的专利原件,要通过借阅制度进行办理,程序较为繁琐。通过上述两种情况,我们可以看出,因个人原因和学校原因不能及时归档,对科研管理的归档工作造成了新的压力。

(三)高校科研档案的查询方式亟待更新

目前我国高校的科研管理多是“重存轻用”,即多数情况下是把档案收集过来后就安心地“锁”起来,以便应付各类检查工作。殊不知,只有在使用的过程中,档案才能发挥它最大的功效。而查询方式的落后时制约其使用功能最重要的一个因素,深究其原因,还是因为电子信息化技术没有全面而充分的应用到查询方式上。如想要查询一篇于2014年发表的某教师的科研论文,传统的查询方式是先找到相关科研论文的档案盒、找到相关年度的卷宗再进行逐个翻阅查询；而如果保存了该教师的电子档论文,即可通过关键字查找,在短时间内即可迅速、准确的找到该论文,同时能提供比纸质版更为清晰、便捷的电子文档,方便教师使用。

三、高校科研档案的管理对策及应用

(一)建立合理规范的高校科研档案管理制度

建立健全合理、规范的科研档案管理制度,首先在理论层面要做到和国务院发布的《科学技术档案工作条例》当中提到的归档要求相一致,才能够对高校科研档案管理工作进行明确地规范；其次在实践层面,制度制定的时候要充分征集来自管理一线的科研管理工作人员的相关意见和建议,不断加强沟通和协作,使得制度的制定和实施是在民主决策的共识下进行的,这样才能保证科研档案管理工作效率的提升,并且能够充分调动科研管理工作人员的积极性。

(二)增强高校教职工的归档意识

高校的教职工的科研成果是高校科研档案的主要组成部分,而其归档意识的提高,从深层次看将会对高校的科研档案的管理工作起到十分重要的作用。除了依靠教职工的自觉提交重要科研材料进行存档之外,相关的科研管理者和基层档案员也应该提高归档意识,对学校下达的相关文件,例如奖励性文件、批准性文件等及时地进行解读和学习,从中捕捉到相关的有用信息,通过认真细致的筛选和收集后进行及时的存档。

(三)信息化、网络化的管理方式运用

信息化、网络化的时代要求我们用发展的眼光来进行科学的管理,而对于科研档案的管理工作也不例外。在实际的工作当中,除了传统的收集纸质材料外,还更应注重综合运用计算机和网络技术,收集相关文件的电子文档并进行妥善的保存,从而实现信息化的管理方式,并且也在一定程度上大大提高了查询的效率。

(作者单位：中原工学院)

参考文献：

梁艳玲.浅谈高校科研档案收集与管理[J].经营管理者,2011(8)

张洁.试论如何做好高校科研档案的管理与利用.档案人语,2013(10)

陈颖.浅谈当前高校科研档案归档中存在的问题及对策.大学教育,2015(1)