浅析燃气企业工程档案信息化管理

胡京津

天然气作为一种清洁能源，具有使用方便、能源利用效率高等特点。城市燃气行业健康发展是改善城市居民生活水平和加快城市现代化建设、优化能源结构和提高能源利用效率、减少温室气体排放减轻污染的重要条件。管道输送以其安全、高效、便捷、低损耗的特点，决定了各类高中低压输气管道建设、运营在燃气企业生产经营活动中占重要地位，因此工程档案管理是燃气企业档案管理工作的重点内容。

目前，档案管理信息化能够显著提高企业档案管理水平已成为共识。通过对档案内容电子信息化采集形成数据库，不仅可以提高档案查阅效率，还可以通过数据库运算对相关档案信息进行归纳总结，丰富了档案利用的形式。燃气企业工程档案管理中引入信息化手段，实现工程档案信息化管理能够显著提高燃气企业管理水平，提高供气效率，降低供气安全风险。

一、燃气工程档案内容

燃气企业工程档案主要包含以下几方面内容：

①燃气建设所涉及到的各类业务合同，如监理合同、施工合同、市政工程开挖恢复合同、设计合同及无损性探伤检验合同等。②各类竣工资料，如施工蓝图、材料预算书、各类审批流程单、竣工资料及结算书等。③安全生产档案，如安全教育培训记录、安全管理设备台账、安全检查整改材料、安全管理相关资格证书。④与燃气工程相关的账册信息，如合同编号、开竣工时间、施工单位情况、工程价款、监理费用、设计费用、质保金。涉及到工商业用户要注明燃气计量表型号数量，小区工程需要注明总户数、合同户数，管网工程需要注明管道直径、管道长度、阀门类型数量等相关信息。⑤与燃气工程相关的技术资料，如燃气工程施工国家标准、相关技术书籍等。

二、实现工程档案信息化的具体办法

对于工程档案实现信息化，与一般文书档案相比既有相同的共性，又具有其自身的独特要求。实现档案管理电子信息化的基础是将各类档案信息转化为电脑能够识别存储的数据，要实现这一目的，需要完成两方面工作：其一，进行档案信息数据库录入，包括文件题目、文号、关键词、摘要等;其二，用扫描仪对档案原件进行扫描。工程档案与普通文书档案相比较，区别主要体现在于各类工程蓝图的数字化加工方面，一般文书档案以及工程档案中的诸如各类合同、合格证等文件档案，在扫描录入时只要使用一般扫描仪甚至数码相机拍照即可，而图纸档案对于细节要求严格，必须用专用的大幅面扫描仪进行扫描录入。

天燃气具有易燃易爆以及有毒等特殊属性，因此安全生产在燃气企业运营管理中地位非常突出，而天燃气管道又深埋于地表之下十分隐蔽，这就进一步要求燃气企业工程档案管理中，在将各类工程的施工图纸进行电子信息化扫描录入时必须保证电子档案与原始档案高度保真。为了达到这一目的，在进行图纸电子信息化扫描录入时必须注意以下几点：①必须使用专用的大幅面扫描仪，并匹配专用的扫描软件。②在扫描前对图纸档案进行整理，尽量保证图纸整洁，对于褶皱不平的图纸在录入前必须进行烫平处理，并拆除相应装订物。对于比较陈旧有破损的老图纸应先装入透明扫描套封进行扫描。③扫描参数设定关系到扫描图像的质量也关系到扫描的效率，必须根据具体情况具体设定，如扫描分辨率越高，理论上扫描所得的图像清晰度越高，与原始蓝图相比，更能保存原图所含信息，但随着分辨率的提高，扫描时间也大幅延长，降低扫描工作效率也增大数据量，加重数据库的负担，在实际工作中，一般选择分辨率在100至200dpi之间即可。

三、工程档案信息化促进燃气企业管理水平提升

实现档案信息化管理，依托网络、数据库等信息技术资源，可以有效的增大档案存储容量，提高档案查阅利用效率。对于工程档案，尤其是各类工程蓝图档案，信息化技术在其管理利用中的应用能够带来显著的效益。通过对各类工程相关的技术资料、合同、证书以及台账等信息化采集并形成数据库，既可以实现相关信息的联网检索提高效率，又可以减少因反复使用造成的档案原件损坏。各类蓝图档案作为燃气企业工程档案的主要内容，实现信息化管理能够为燃气企业生产经营活动带来显著变化。

第一，各类工程蓝图数量庞大，纸质蓝图存档数量巨大，保存以及查询都十分不方便，再加上一些年代久远的图纸磨损严重，更加大了图纸管理的难度，同时也给图纸的利用造成了困难。实现蓝图档案数字化管理后，相关部门再查阅图纸就不必翻阅原始图纸，可以直接通过档案管理系统直接在数据库中检索并调阅相关图纸。而且由于网络存在，相关部门在不同空间时间可以根据需要即时调阅图纸，而不必前往档案室。这在燃气管网抢修维护中显得格外重要。

第二，图纸档案数字化利用有利于蓝图原件的保护。传统的图纸管理，因原图被相关部门反复借阅使用，常在使用过程中造成原图的污损破坏，可能造成重要信息的丢失。实现信息化管理，可以在日常工作中不必查阅图纸原件，有利于图纸原件的长期保管。

第三，可以加快工程图纸设计速度。城市燃气管网以及各类室内管道在面临升级改造时，一般只需要在原有管道系统基础上进行修改，相关图纸仅需要进行局部修改。按照图纸档案传统管理办法，通常需要绘图员重新画一遍，工作量很大，而图纸档案实现数字化管理后，面临这一情况，只需要在原有图纸的电子版上进行修改，从而加快了出图速度，提高工作效率。

第四，条件允许的情况下，可以由上级主管部门将燃气、热力、自来水以及电力等城市市政工程相关图纸档案组成统一的市政工程档案数据库，供具有相应权限的单位综合检索查阅，从而提高诸如城市道路建设、居民住宅小区建设等相关工程建设的设计效率，节约设计成本。

（作者单位：唐山市燃气集团有限公司）