论如何加强水利工程档案管理

刘伟

摘要：在水利工程建设当中，水利工程档案是对工程具体活动以文字、图纸、图标、数据等形式进行的资料记录，是今后水利工程开展规划、设计、勘察、管理、维护等工作实施的主要参考依据。为此，水利工程档案资料一定要确保完整规范、系统标准化等特征，其中，工程竣工图纸、技术文件资料与水利工程建设项目需同步开展，水利工程完工验收的过程当中，需承包商上交一套科学合理的施工图纸，这是作为竣工验收的先决性因素，便于今后工程的管理及维修，同样亦是做好水利工程档案管理工作的重要保障。

关键字：水利工程；档案管理；工程档案

中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）06（a）-0000-00

1 水利工程档案的具体特征

水利工程档案指的是，建设水利工程项目的整个过程当中以图纸、文字、数据等形式存在的工程资料，以一定的准则，在经过资料的类别划分、整理之后统一保存起来的文字、图表、数据等材料。水利工程档案是水利工程创建过程的全面体现，通常，水利工程档案具备以下四个方面的具体特征。

1.1水利工程档案类别多样化，综合性比较强

水利工程影响的范围非常广泛，内容具有一定的复杂特征，为此通常会关系到工业、农业、交通、通信、市政、自然环境等多个方面，并且水利工程专业是与机械、电力、建筑等专业存在十分密切的联系性，所以致使水利工程建设档案具备显著的综合及多元化特征，是一门多学科、多专业相综合的信息。

1.2历时时间比较长

从具体水利工程建设项目的水文地质状况、工程效益、险情隐患等因素出发，再加上会受到其他外在因素的影响，水利工程建设各项目周期存在很大的差异性，一般类型的护坡水利工程及涉及范围比较大的农田水利工程，一般情况下只需要减短的几个月就可以完工的，然而，大型的河道工程、大型水库的建设，会需要几年，甚至是更长的时间才能够竣工。为此，水利建设工程施工时间的长短便会对工程档案的形成情况造成直接性的影响。

1.3受到时空的约束，水利工程档案具备明显的时机性

在人类对自然的改造活动当中，水利工程建设属于其中的一方面内容，其不可避免的会受到大自然发展变化规律的影响与约束，为此，水利工程建设过程当中形成的档案资料，尤其是在洪涝灾害发生后所采取的抢救紧急工程的相关资料，具有显著的时间及季节性，为此，水利工程档案具备显著的时机性特征。

1.4科技档案与文字档案一体化

水利工程属于施工、管理、规划一体化的运行机制，为此，所形成的业务性资料与科技档案资料相互间存在非常紧密的联系性，具有向科技档案与文字档案一体化发展的趋势。

2 水利工程档案的搜集与整理

2.1分阶段搜集

开展水利工程档案搜集是把水利工程各部分单位及个人手中的工程图纸、资料信息等进行统一的搜集，交给专门的档案负责人进行统一化的经管。目前，水利工程档案逐渐从传统的杂乱分散型向条理集中型的方向转变，开展科学的行之有效的水利工程档案管理促使工程档案更为正规更加标准。针对工程中的相关资料从工程开始到完工进行全过程的档案资料的搜集，这体现在工程的各个阶段当中，同时随时进行档案信息的记录，做好施工日志、竣工报告等资料的登记。

如果在进行工程档案搜集的过程当中查出有缺乏资料或者资料不完善的情况，要在第一时间将工程资料补充完整。针对时间比较长的跨年水利工程项目，因受到其自身施工时间比较长的影响，在工程施工作业过程当中，参与工作者发生的变动情况是比较大的，如果资料未进行及时统一的搜集那么就会有档案资料丢失的现象发生，为此，及时进行工程档案资料的搜集是非常重要的。

水利工程档案管理工作的开展通常将档案资料划分为以下三种类别来进行整理：设计资料、施工作业过程当中的资料信息、竣工验收及资料。通过对工程档案资料进行的类别划分之后就能够对整理的档案信息非常清楚的加以了解，同时在今后的资料查阅上也是非常方便的。

2.2强制性搜集

从字面意义上就可以了解到，强制性搜集是一种通过强制性的方法进行工程档案资料的搜集，这种搜集方法比较适合在设置临时机构比较多的水利工程施工单位或者人员比较复杂分散的施工单位。通常采取的是向施工单位收取一定的档案资料押金的方式。具体的水利工程上报之后，需要施工企业首先交付一定的档案资料押金，在其把完整的档案资料返交档案部门之后才将其押金如数退还，此种档案搜集的方法对于比较复杂的施工企业来讲有着较为显著的制约作用，可有效的促使工程档案资料不会因人为性因素导致资料丢失的情况发生。

3 加强水利工程档案管理具体措施

3.1完善水利工程档案管理制度措施

我国加入世贸组织后，国家在水利工程项目档案管理工作上欠缺对其进行深入的探究与思考，加上最近几年水利工程项目管理工作内容产生了非常显著的不同改变，在此过程当中，国家对于水利工程建设项目管理制度进行不断的革新，逐渐形成一个有形化的市场，截至2001年年底我国有占据58%法人有形建筑市场早已形成，达到与国家政府机构职能完全分离的状态，同时，相关信息化建设进程及科技成果的运用得到显著的提高，目前已经有20多个省市制定了新技术推广运用方案，对以往滞后的技术管理及实施规则完全淘汰。

为了能够赶上国际贸易组织及国际惯例的步伐，我国逐渐进行了政府职能的转变及对水利工程建设项目在审批上的革新，针对已经与目前改革化进程、新形势下不相适应的水利工程档案管理规范进行了全面的清除，重新制定了新的档案资料管理规范，促使工程档案在内容、形式或是规章体制、乃至档案资料的载体上都产生了非常显著的改变，可是，与其对应的各项档案管理制度、法律规章并未在第一时间做出完善的修整，所以，水利工程档案并未从真正意义上加入新的管理制度当中，为此，创建完善的档案管理法律规章制度是亟待解决的事情。

3.2创建档案管理网络 促使档案管理更为规划标准化

加强水利工程档案管理工作，对档案管理进行统一完整的规范化管理，这是非常重要的一方面内容。

3.2.1创建档案管理领导小组，对工程档案管理工作进行统一领导，交由专门的档案管理负责人员对档案管理工作进行任务分配，指定各部门负责人担任专职的档案管理人员；

3.2.2对档案管理信息管理软件进行设计，把输入的数字档案信息进行分门别类的编排，逐步实现数字化档案，同时对档案信息进行有序化的科学管理；

3.2.3创建完善的档案管理制度，在对档案归档的时候一定要针对各文件进行仔细全方位的检查，查看文件在内容上信息是否完整。切记，不管是在水利工程施工过程中或是施工企业内部，一定要确保施工档案各资料的完整无缺，这样才能够实现系统完整的档案规范化管理。

3.3改变传统理念 进行档案科学化管理

长久以来，针对各级档案管理工作当中并未形成一套完整科学的管理理念，档案管理工作并未贯穿于工程的各个细小环节，这造成档案管理部门各自为政的现象广泛存在，这就造成档案资料不完善度较高，管理理念上有待进一步提高。为此，一定要努力的提升自身档案管理理念，制定科学合理的档案管理措施，开展水利工程档案科学化管理，从水利工程复杂性出发，增加档案管理搜集途径。

从目前的具体状况来分析，水利工程建设的复杂性比较高，工程项目从申报到完工涉及到的档案资料纷多复杂，关乎到的部门及施工人员也比较多，管理工作的开展也需要较长的一段时间，一旦有疏漏的情况，便会造成非常严重的后果。通常情况下，小型水利工程施工时间比较紧迫、文件量比较少，为此档案管理人员经常会忽视掉对此方面的档案管理，并且小型水利工程施工人员构成情况比较复杂，通常工程目标并不能够准时完成。为此，为促使工程档案资料能够完整无缺的进行保存及整理，对档案管理工作人员提出了全新的要求，作为档案管理工作人员一定要清楚的了解工程的每一道程序，对工程各类资料详细了解，同时可采取以下档案资料搜集办法，促使档案管理效率得以提升。

3.3.1追踪搜集

档案资料的追踪搜集比较适合在施工周期比较短的水利工程当中，这样进行档案资料整理的时候就会非常便捷，档案管理工作者一定要对施工现场实际状况进行一定的了解，第一时间掌握工程施工实际情况，同时进行相关材料的搜集，追踪搜集方法可及时的对工程状况进行很好的掌握，可是所需的人物力投入也是比较大的。

3.3.2分阶段搜集

在施工周期比较长的水利工程中是比较适合选择分阶段搜集的方法进行档案资料搜集的，针对那些跨年度的大型水利工程，需档案管理人员时常保持与相关部门的密切联系，对工程进展情况进行实时掌握，强化催收，争取最大限度上防止档案资料丢失的情况发生，促使档案的连续完整性能够有力的保证。

3.3.3强制性搜集

对于施工人员比较分散、设置的临时机构比较多的施工企业来讲，强制性搜集是比较适用的。通常可以选择使用搜集档案资料押金的方式对档案资料进行管理及搜集，这就需施工企业交付一部分资料押金，待资料无用之后再转交档案管理部门，同时退回押金。此种方式能够起到一定的制约性作用，同时促使档案资料得到有效的管理。

3.4档案资源管理范围及要求需明确透明化

3.4.1水利工程档案管理范围

水利工程建设项目从立项-可行性报告-涉及-决策-施工-质检-建立-验收-试运行等阶段中逐渐形成，同时以文字、图纸、声像等为载体进行归档保存。

3.4.2档案资料管理具体要求

首先，水利工程档案管理与工程其他方面的管理工作要一同开展；其次，要确保档案的完整准确无误，同时档案相关资料一定要整理好，其中，图片、照片要做好详细的附属说明；再次，工程竣工图纸一定要展现出水利工程的实际状况，一定要做到图文结合，严格做好工程施工-检测-验收的记录及签证，加盖竣工章；第四，水利工程施工作业当中的照片、录音等资料，施工作业中发生的重大事故都一定要配备详细全面的文字解释，对具体工程施工情况作出仔细全面的登记。

3.5加强档案管理人员业务培训 促使档案管理水平进一步提升

档案管理工作人员一定要严格的以工程档案管理要求开展日常管理，为此对档案管理人员提出了高标准的具体要求。作为水利工程档案管理工作者一定要具备高水平的专业技能，具有丰富的管理知识和先进的管理理念。

为此，为能够促使管理工作人员满足水利工程档案管理具体规范及相关要求，需要对档案管理人员进行有计划性的定期培训，针对水利工程建设当中的相关文件资料、具有重要价值的档案的归档问题进行详细的讲解，严格以档案管理要求为依据，对档案进行认真仔细的编写，在平时的工作当中，注意该方面的资料，要知道，只有做好水利工程档案管理工作，才能够促使档案更为标准统一化，进而为工程施工提供强有力的后备力量。

3.6对档案信息进行进一步开发

要想确保档案管理工作水平得到显著的提高，则需要对档案信息进行进一步开发，这就需要在平时的管理工作当中，做好档案各类资料的搜集-归档-保存，这样才能够对档案信息进行综合运用及有效的开发。譬如，某城市区域当中河道的清挖，当时黄河水大发，整个河道完全被淤泥覆盖住，整个水利工程受到非常严重的影响，固然，对农民灌溉也带来较为恶劣的影响。为了促使农民丰收不受任何影响，市县级水利部门开展了河清淤整改措施，水利施工人员对水利工程所有档案进行仔细的阅读，短时间内制定出适合的水利治理方案，调出相关人员进行施工图的设计-测量及数据的统计，最终制定最为适合的清淤方案，第一时间将方案上交政府部门，随之政府部门从现有的水利部门方案处罚，对区域当中的河道状况作出全面的方案调整，短时间内开始实施。这样促使灾情带来的负面影响降到最低的程度，同时，农田损失面积达到最小，由此可见，水利工程档案管理所具有的重要意义。

水利工程档案的形成是水利工作人员集体劳动的结晶，对工程相关的文件资料进行搜集-归档-档案信息未今后水利工程的管理提供了非常有利的参考资料。作为档案管理工作人员，能够在第一时间将所需档案资料提供给水利业务部门，使其能够切身感受到档案信息的重要价值，则对于促使档案管理人员工作积极能动性的提高有着很大的推动性作用。

4结束语

最近几年，在档案管理工作当中实施信息化档案管理，把全部的档案资料输入电脑当中，这样便能够在第一时间为水利业务部门供应完整及时的信息资源，而业务部门技术工作者在对档案资料利用完之后也要准时的将档案及时归档，这样才能够促使工程档案资料的完整性得到最大的保障，推动档案管理工作水平得到进一步提升。

参考文献

[1] 郑欣；；谈如何做好水利工程档案工作[J]；黑龙江档案；2011年04期

[2] 赵光明；杨猛；；水利工程建设项目档案管理措施探究[J]；科技创新与应用；2013年32期