高校档案管理现状及对策研究

陈 婷

（宁波大红鹰学院，浙江 宁波 315175）

高校档案管理现状及对策研究

陈 婷

（宁波大红鹰学院，浙江 宁波 315175）

档案作为对真实信息的有效记录，是高校建设的重要组成部分。虽然目前我国高校对档案以及档案管理工作非常重视，但我国高校档案管理工作还存有一定缺陷。本文从实际出发，分析了目前我国高校档案管理工作存在的问题，并针对问题提出相应的对策建议。

高校；档案管理；对策研究

档案可以真实的记录学校在工作以及其他活动中的成败，因此，档案管理工作是高校日常管理工作的重要一部分。从目前我国高校档案管理的实际情况来看，我国高校的档案管理工作存在很多缺陷。只有不断的改善高校档案的管理工作，才能进一步提升学校的教学以及管理水平，发展高校教育事业。

1　我国高校档案管理现状

虽然目前我国高校对档案的管理有严格的要求，但依然存在很大的缺陷，具体主要表现在如下几方面。

1.1缺少必要的档案管理制度

从目前我国高校档案管理工作来看，很大一部分高校的档案管理工作缺少必要的制度，尤其在对档案管理工作的标准不一的情形下，缺少必要的档案管理统一的制度，导致高校档案管理人员在档案管理工作中将档案随意放在一起。同时，这种随意性导致档案没有按照要求进行分类，当高校以及其他部门将要使用这些档案时，不能及时对档案进行调档，给高校工作带来不便。另外，目前，我国高校档案大部分为手写形式，因此，这种手写档案在保存过程中需要进行装订，而装订档案是一项比较复杂的工作，很多情况下，有关人员只会将档案放在一起，而不进行装订，影响档案的美观性。

1.2高校对档案管理认识不足

长期以来，高校工作人员对档案的认识不足，很多人认为，档案只不过是几张纸、几个文档而已，既在高校中没有什么经济地位，也没有什么重要社会地位，因此认为，档案管理工作以及档案管理部门只是一个可有可无的部门，档案管理无非是整理以及保管一些具有历史意义的东西而已，是简单的劳动，没有什么意义。尤其是学生档案，因学生们对社会的基础并不深刻，对档案的重要程度了解不深，因此，不注重自己的档案，而这种认识容易使档案管理工作人员形成档案管理错误思想，这种错误思想严重制约着我国高校档案管理工作的进步，并具有普遍性。

1.3缺乏必要的档案管理投入

在如今经济社会背景下，任何劳动都需要资金以及人员基础，高校档案管理工作也不例外。在大部分高校档案管理工作中，大部分高校过度强调对科研的建设，使科研经费的投入占据大部分比例。这种资金投入过度集中的现象造成分配到其他项目的资金过少，尤其是档案管理工作需要的资金，甚至一些高校并没有将档案管理工作纳入到高校经费使用规划之中，即使列入其中，相应资金也只占据很小一部分。

同时，高校对档案管理工作投入的人员相对较少，人员素质相对较低。目前，我国高校档案管理人员通常都是由其他工作能力强的人员兼任，或者通过高校内部进行岗位调整而上岗。对档案管理人员也没有进行相应的业务以及素质培训，更不用说进行正规的培训。这种非专业人员上岗的行为制约着我国高校档案管理工作的发展。

2　改善高校档案管理工作的对策

2.1出台高校档案管理制度

要想改善高校档案管理现状，出台一套完善的档案管理制度是非常有必要的。高校档案管理工作应当根据我国的相关法律法规，同时结合高校实际情况，出台一套符合高校自身的档案管理制度。具体可分为以下几点。

首先，出台一套科学完善的档案管理工作机制，并将相应机制形成档案文件，在档案管理工作中做到有章可循。同时，出台档案收集、整理等相关条例，使高校档案管理工作进一步实现正规化、科学化。

其次，落实档案管理责任制。在档案收集以及整理过程中要确保落实，并且要明确档案管理责任人，明确档案管理工作人员的职责。

再次，高校内部应当在出台相关制度后，要严格按照规章制度执行，确保档案管理的正常、有序进行。

2.2提高对档案的认识

在一定程度上，档案管理工作的好坏与学校领导的重视程度有关，因此，要提升高校领导对档案管理工作的认识，只有领导充分认识到档案管理工作的重要性后，才能在高校内形成正确的档案意识，确保档案管理工作的正常进行。另外，学校还应当在学生中大力宣传档案的重要性，提升学生们对档案的重视程度，确保自己档案万无一失。

2.3加大对档案管理工作的投入

高校应当针对当今档案管理工作进行必要的硬件以及软件投入。硬件主要指计算机、打印机等相关设备。在信息化社会中，计算机已成为必不可少的办公用品，而档案也将逐步向电子化发展，因此，档案管理工作需要硬件设备的支持。软件投入主要指人员。高校的档案管理人员应当是具有专业水平的人员，具有丰富的实践经验以及档案业务水平。同时，高校还应当根据需要对相关人员进行培训，以提升档案管理人员的业务素质，让相关人员跟上时代的步伐。

主要参考文献

［1］严晓红.浅析高校档案管理工作现状及对策［J］.中国科技信息，2007（14）.

［2］傅荣校.中外档案管理体制之比较［J］.档案与建设，1998（1）.

［3］张美莉.新时期高校档案管理工作现状及发展策略［J］.沧桑，2013（6）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.130

G647

A

1673-0194（2015）06-0208-01

2015-02-05