建立工程文书档案规范工程项目管理

王泽敬

晋冀鲁豫烈士陵园管理处

建立工程文书档案规范工程项目管理

王泽敬

晋冀鲁豫烈士陵园管理处

工程项目档案管理是工程项目管理工作的重要组成部分，项目档案的完整准确与否、管理水平的高低，不仅关乎项目建设的顺利进行，而且对日后的生产经营、改扩建、维护有着及其重要的作用。建设工程项目档案主要有建设文件、资料、图纸组成，高标准做好工程项目档案管理工作对于搞好项目建设、规范项目管理有着极其重要的意义。本文就如何做好工程项目文书档案管理工作，进一步规范工程项目管理谈些粗浅认识，与同行们商榷。

一、工程项目文书档案的归档范围与特性

工程项目文书档案包括：工程项目文件、资料、图纸等，涵盖工程项目报审、建设、竣工验收、交付使用的全过程。从工程项目进程阶段分类，有项目报审阶段，这个阶段的主要文件有：项目立项报告、项目建议书、工程设计、投资规划、政府部门批复、规划许可、土地使用许可、施工许可、环保审批、文物部门审批文件等文件；项目建设准备阶段主要文件有：招投标文件、建设施工合同、地质、水文探测资料文件、征地文件、拆迁记录、水、电、路使用审批等；项目建设阶段主要文件有：施工图纸资料、材料订购合同文书、工程进度统计、施工监理记录、隐蔽工程验收记录等；竣工验收阶段主要文件有：验收申请、全面验收报告、工程监理全套记录、各种科学检测报告等；交付使用阶段主要文件有：建设维护图纸、工程交接文书、项目质量验收报告、项目预算执行情况说明书等。档案的载体可以使纸质、影象、胶片、光盘等多种形式。工程项目文书档案具备普通档案的共性，还有其特性，主要体现在：一是时效性。二是完整性。三是真实有效性。四是可追溯性。

二、当前工程项目文书档案管理存在的问题

1、对工程项目文书档案管理重视程度不够。主要表现在：作为业主单位，重项目建设质量和成本，而对项目建设中的档案管理和文件资料的收集归档往往不予重视，忽略档案记录数据资料对工程质量的阶段反应的功能和对日后使用维护的重要性。作为建设单位，存有应付心理。上应付政府及各管理部门，下应付业主，在项目档案收集、记录、整理上能省则省，不行再补。作为监理单位，则随业主要求去做，业主严则严，松则松，能省则省，过关为原则。

2、工程项目文书档案管理缺乏规章制度和规范程序。文件收集存在随意性、整理不到位、不规范、保存不重视，随意乱放。整体档案管理没有制度遵守，缺乏程序可循，导致文件收集不全，丢失严重，档案作用得不到发挥。

3、工程项目文书档案管理质量不高，个别文书真实性受质疑。

由于业主单位要求不严，施工单位缺乏专职档案管理人员或管理人员业务素质低，在档案管理方面存在应付思想等原因，导致存在档案事后补填，仿照同类工程仿造等现象，造成档案质量不符合要求，与工程实际不符。更有甚者，为了项目审批，造假现象不无存在，造成档案的真实性受到质疑，给工程建设和日后使用维护带来无限隐患。

4、工程项目文书档案保存不符合规范要求。尽管业主单位建

有档案室，但由于工程施工不是单位的主业，因而工程项目文书档案也就没有成为档案管理的重点，档案管理人员缺乏工程项目专业知识，因此工程项目文书档案管理不能符合规范要求也就成为自然。施工单位对档案管理的重点是关系到自身责任利益的部分，而对全面的建设施工档案规范管理没有积极性。以上原因导致工程项目文书档案保存不全面不规范。特别是对于影像、光盘等信息化档案，没有配备专业设备去保存，往往造成损坏和缺失。

三、规范工程项目文书档案管理的措施

建立工程项目文书档案，规范工程项目档案管理，以此实现对工程项目的规范管理，通过预算计划和工程进度记录档案实现对项目的资金管理；通过监理记录、物资采购合同，实现对项目的质量管理等。这一切的前提是建立规范的工程项目文书档案，并根据工程项目文书档案的特性和存在的问题，提出改进、完善措施，规范工程项目文书档案管理。

1、提高认识，健全队伍，完善各级文控体系。提高认识，重点

是提高业主和施工单位领导的认识，把工程项目文书档案当作百年大计去抓，投入资金，完善档案仓储设施、设备，落实专兼职档案管理人员，建立各级文件管控体系，健全管理制度，理顺工程项目文书档案管理程序，做到文件收集与项目进程同步，传递及时准确，数据真实清楚、科学有据。使每个工程档案都成为完整的历史，体现其独特历史背景和不同的文化理念。成为推动建设文明发展的载体。

2、提高档案质量，完善仓储设施。提高工程项目文书档案质量体现在文书档案的科学性、准确性、真实性、完整性和规范化方面。各级专兼职档案管理员要按照建筑档案管理规范和单位管理制度，认真做好文书档案收集、整理、归档、仓储工作。特别是业主单位的档案管理员，要与施工单位、监理单位以及政府各有关管理部门保持沟通联系，及时收集有关资料，监督各有关部门的文件数据的真实性和准确性，为项目档案负全责，为单位项目管理提供详实准确的档案依据。提高档案仓储质量，按照不同的档案载体，采取不同的特殊的仓储办法，如电子档案的防磁化，建设蓝图防褪色等，配备应有的防护设备，保证档案仓储期限和质量。

3、运用科学手段，实现工程项目文书档案管理现代化。档案管理现代化，就是利用计算机办公系统和网络系统，实现档案管理的电子化和网络化。一是利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传送便当、查询快捷的特性，将纸质档案的目录、编号输入计算机；将电子档案、数字音像档案内容输入计算机，建立文书档案数据库。二是利用计算机办公系统，实现各种档案的快速准确查找、調阅。三是利用网络系统实现档案室与各有关单位的文件传输，做到快速收集、快速借阅。四是利用电子安全、室温、火险监控设备，实现档案室安防自动管理。

4、开展专业培训，提高档案管理人员专业素质素质。建立规范的工程项目文书档案，实现规范管理，离不开专兼职档案管理人员素质的提高，只有标准化、现代化的人，才会有工作的标准化和现代化。提高素质，一是业主单位和施工单位专兼职档案管理人员要有档案专业知识和建筑施工专业知识。二是要对现有档案管理人员进行专业提高培训，使之尽快胜任档案管理和电子技术、计算机网络应用的工作。三是加强档案管理人员的党性、责任感、保密规则教育，提高他们的的职业素质。