信息化背景下加强事业单位财务档案管理研究

杨凤杰

吉林市体育总会办公室

信息化背景下加强事业单位财务档案管理研究

杨凤杰

吉林市体育总会办公室

如今的21世纪早已是信息化时代，为了让事业单位的发展也能跟上时代的潮流，就必须加快档案管理信息化改革的步伐，需要各方不断进行研究摸索，使得财务档案管理水平能不断提高，并推进我国的信息化建设进程。

信息化；事业单位；财务档案管理；研究与探讨

财务档案信息化管理与传统管理方式相比是存在较大的优势的，对于节约资源，实现资源最大化是非常有效的。以下是笔者对于事业单位财务信息化管理优势的一些看法：

1.事业单位财务档案信息化管理的优势

1.1.信息化管理在存储环境上的优势；

据调查研究所示，较多的事业单位还是采用的传统的财务档案管理模式，比如说，人工进行档案信息的记录，以纸张为载体进行存储，而纸张存储存在一个较大的问题就是需要一个防虫防潮的存储空间，而若是存储环境不良就很容易造成字迹模糊、纸张破损等情况的发生。而若是采用信息化管理财务档案的方式，在存储这方面的问题就完全不存在，且能在查找和对账上有极大的便利，而硬盘存储最终财务档案，也能便于保存和管理，对于事业单位财务档案管理水平的提高是极有帮助的。

1.2.信息化管理在使用查询时的优势；

传统的模式对档案进行管理，在档案信息的使用和检索上会有很大的困难，因为根据财务相关查阅制度规定，使用者需要办齐相关的申请和审批手续才能翻阅和调取财务档案的信息，且需要费时费事的进行顺序查找才能找到自己需要的档案信息。值得注意的是，许多人在查阅完之后很难将档案恢复到原来位置，这对财务档案管理人员的工作造成了更大的困难也增加了工作量。

2.我国事业单位财务档案管理工作的现状

其实从总体上来说，我国事业单位的档案管理基本设施还是很完善的，会有专门的档案室，档案管理人员也具备一定的专业素养，在工作表现上也是较为积极向上的。但是，从部分上来说，还是存在较多问题的。

2.1.财务档案管理信息化建设步伐较慢；

由于各事业单位在财务档案管理工作的信息化建设不够重视，在信息化建设上难以做到充分利用现代高新技术进行管理工作的辅助，这导致档案资源难以实现优化配置且档案信息也不能实现规范化管理。

2.2.财务档案管理人员素质需要进一步提高；

信息化管理是现今极为热门且高效的管理方式，在各个不同的领域都得到不断推广，这就使得财务档案信息化管理成为一种趋势和潮流，而这对财务档案管理人员来说提出了更高的要求。就现今管理人员的素质来看，是难以满足信息化管理的要求的，特别是在相关高新软件的熟练使用和新兴知识的接受水平上存在较大的不足，需要得到相关的培训得以进一步提高。

2.3.财务档案管理规范制度不完善；

档案管理的内在要求就是管理规范化，而管理的规范化需要在财务档案管理的各个环节中都要有所体现。然而，在实际管理过程中，会出现由于相关设备落后、上级领导的重视程度不足、各部门人员的业务水平较低导致财务档案管理难以实现规范管理，也严重限制了财务档案管理水平的提高，影响了管理质量。

3.信息化背景下加强事业单位财务档案管理水平的措施

由于上述等问题，事业单位的财务档案管理水平难以提高，为改善此现象，需要不断优化财务档案信息化管理的机制，发挥财务档案管理该有的职能，笔者认为具体可以从以下几方面入手：

3.1.建立科学有效的财务档案管理制度；

国家对于财务档案管理上是有一定的法律规范要求的，而各个单位也有其自己的一套规章流程。笔者认为，单位根据国家颁布的《档案法》等相关法律法规，再根据公司实际情况建立科学有效和完善的档案管理制度，且需确保财务数据、档案的真实性和有效性，这是比较合理的做法。财务档案管理部门也应该认清自己的定位，是服务于财务部门工作的，作为财务档案管理部门的一员，需提高自身素养，促进部门发展，提高工作效率，实现资源利用最大化。

3.2.加强财务档案管理信息化的设备配置；

财务档案管理工作较为繁琐复杂，并不是单个环节就可以完成的，需要各个部门、各个环节间的紧密联系。从最初财务信息的搜集和录入，到最终数据利用与延伸，各个步骤都起着其该有的作用，是密不可分的。故财务档案管理的设备需要齐全和科学，不仅要有计算机这一基本配置，还要有扫描仪、局域网络和安全可靠的数据库，并配置一定数量的安全管理软件和硬件，如此才能保证财务档案信息化水平的不断增长。

3.3.促进财务档案管理水平走向标准化和规范化；

管理制度不可大而化之，需要针对公司的现状和经营发展要求制度，而财务管理档案的指导也是如此，要建立在参照国家档案管理的标准上，再根据实际财务发展状况，制定出最符合自身发展的管理制度。笔者认为，对不同类型的财务数据进行分层管理，不失为一种高效的信息化管理方式，能在统一的标准下对档案内容进行数字化转换，实现资源共享，如此能够避免在财务档案使用过程中的诸多问题，也能促进财务档案数据库的建立。

3.4.加强对财务档案管理人员的培训；

各个领域的专业人才都是十分紧缺的，而人才是21世纪最为重要的资源。在财务档案信息化建设过程中，对工作人员的素养提出了更高的要求，笔者认为，事业单位需要注重对相关人员的专业培训工作，定期开展讲座或者培训课程，让其了解到这个行业内最新的技术和知识，帮助相关管理工作人员提高自身素养，促进知识结构的更新换代，增加其知识储备量，也能帮助财务部门工作效率的提高。

4.结束语

随着现代高新技术水平的不断提升，对于事业单位财务档案管理也提出了更高的要求，而推进其信息化的建设是完全符合时代发展潮流和社会进步的，对于公众来说具有更为深远的现实意义。因此，笔者认为，要在信息化的背景下不断研究探讨如何加强事业单位财务档案管理水平，促进事业单位的可持续科学发展。。

[1]杨欣欣.事业单位财务档案管理探讨[J].城市建设理论研究（电子版）,2014,(25).

[2]陈董来.信息化视角下事业单位档案管理刍议[J].行政事业资产与财务,2014,(18):204.

[3]杨淑芬.如何实现事业单位会计档案管理工作的高效性[J].行政事业资产与财务,2014.

杨凤杰（1963-），女，汉族，吉林省吉林市人，中级档案馆员，本科，财务档案管理。