电子文件档案管理系统设计与应用

温亚男吉林省洮南市戏剧创作室

电子文件档案管理系统设计与应用

温亚男
吉林省洮南市戏剧创作室

摘要：随着我国经济的发展，计算机和互联网的大范围使用，传统的电子档案管理方式也不再适应现代发展的需求。互联网和计算机技术应用到档案管理中已成为档案管理的新形式。这也是在传统管理方式上的延伸与发展。本文针对“电子文件档案管理系统设计与应用”这个主题，先后分析了该系统在国内外的研究现状以及它设计的原理与应用的领域，让人们更深层次的理解该系统，更好的为人们服务。

关键词:电子文件；档案管理；应用

我国的电子文件档案虽然刚起步不久，但是有着政府的强大支持，其发展态势非常乐观。而且随着计算机的发展，电子文件档案已成为档案管理的必然趋势。它不仅可以方便管理的流程，节省大量的人力物力，同时可靠性安全性也比较高，相比较传统的管理模式更先进。可以及时有效地处理各种不同的信息，方便我们进一步开发和利用。

一、国内外的研究现状

在当今形势下档案人员的工作重点已经由原来的实体保管转变为由计算机联网进行远距离的控制。法国人看重电子档案处理中遇到的一系列问题，偏重于解决这些实际性、根本性的问题，提出了要求国际档案管理员应该先转向标准化。继而进行相应的交流。然而在我国，电子档案是近几年才发展和兴起的，发展过程中出现了很多的问题。所以我国国家档案馆借鉴了和吸取了发达国家的一些经验和技术进行改进。同时，由于在电子文件档案管理方面对一些相关的理论不是足够了解，目前在我国国内研究的一些档案管理系统出现了一系列的问题。比如软件的开发和应用平台比较陈旧，有些软件虽然考虑到了电子档案管理过程中的诸多因素，但是对管理对象的了解不是很多，导致很多系统得不到顺利的推广。一些软件在应用过程中没有考虑到归档过程的自动化。本文通过对电子档案管理在国内外的一些研究和认识，以及一些对电子文件档案管理的迫切性要求，来进一步分析国内需求，要求我国也需要克服这些弊端，研究出具备更好性能的电子档案管理系统。

二、需求分析

电子文件档案管理系统需求分析是整个系统设计实现最重要的一个阶段。需求分析就是回答系统该做什么，而不是如何做的问题。档案管理系统设计和实现的基础准确的研究系统需求。简而言之，系统需求分析就是指用户对目标系统各个功能的深入分析。需求分析的主要目标是建立一个准确清晰的描述系统的功能需求、数据需求、性能需求和环境需求。

1、档案管理叙述

正如大家所知道的，档案管理的历史是非常悠久的。传统意义上的档案管理主要是包括两个方面：档案实体管理和对档案工作人员的管理。前者主要是对档案资源的管理。即是指对档案中的所有信息进行收集、整理、管理、反馈，并制定一定的表格进行存储。档案工作人员要保管、整理档案，谨防档案丢失或者损坏。档案管理人员的职责十分重要，对我国电子文件档案的发展也至关重要，所以对人员的相关素质要求很高。

2、对文书类档案管理的方法

档案按照内容进行严格划分可以将其划分为普通档案、按照档案的载体可以划分为一般档案。传统的文书档案管理是在文书档案的管理基础上，随着社会的进步和经济的发展进而出现的。为了进一步克服传统档案管理中的不足，逐步形成了文书档案管理的历史。所以，人们把他们统称为档案学。

3、电子类档案管理的研究

按照档案的内容进行分类电子类档案属于专门档案，按载体又划分为特种档案。电子类档案主要是通过计算机中所用的磁盘、光盘等为载体进行分类管理。电子类档案是由纸质化档案经过加工生成的电子化档案和由办公软件产生的电子化文件。而且在使用过程过，这两类档案的管理方法也不尽相同，所以需要在应用过程中加以区别。

三、电子文件档案管理流程设计

1、电子文件档案收集模块

电子文件档案手机模块是作为依靠计算机控制的电子档案管理系统中的第一个处理环节，其作用是非常重要的。它在电子文件档案管理系统中的主要作用是：电子文件档案管理各个职能部门的工作人员在日常生活中形成相应的电子文件，按照各个部门的管理制度，负责各个职能部门的工作人员就负责模块活动。电子文件档案收集模块需要工作人员与计算机之间进行相互配合，收集活动。

2、电子文件档案鉴定模块

电子文件档案鉴定模块是档案管理工作人员对到期的各种档案进行一定的鉴定和审核。档案管理工作人员可以通过这个模块修改档案记录的保管期限，签署鉴定意见等，所以该模块可以定期检查各种档案，修改文件。

3、电子文件档案整理模块

电子文件档案整理模块是指档案管理人员对电子档案选择合适的组卷方案进行组卷。可供选择的组卷方案有很多，比如：按照电子档案的保管期限、按年度、机构问题、作者、文档内容等。保管的方式是：先将卷属性存入卷目录当中，通过查询电子档案的目录表，将各个满足条件的电子档案进行一定的归类，放入相应的文卷当中。电子文件档案整理模块在整个文档的作用也是至关重要的，需要仔细整理。

总结：

我们如今处于一个信息化的时代当中，电子文件档案对我们查阅各种信息具有很强的帮助。计算机和网络的进步使得人们开始进行信息的制造、存储、编辑、查阅等各种功能。电子文件档案可以传递给我们准确清晰的信息，使我们可以对各种信息进行科学的管理和有效的利用。然而，随着各种技术的不断进步，电子文件档案在开发和利用过程仍然存在很大的问题，这些问题需要我们做进一步的探讨和研究，一步一步地解决这些问题。同时，我国的电子文件档案发展不完善。要想更好地处理这些信息我们需要吸收其他各国的长处，吸取精华。所以，在以后电子档案的发展需要各国相互沟通与交流，取长补短，共同进步。

参考文献：

[1]栾玲.浅谈电子文件档案管理系统后评估研究[D].北京邮电大学,2013.

[2]常安萍.电子文件档案管理系统设计与实现[D].华北电力大学（河北）,2007.

[3]李鹏.电子档案管理系统设计及其功能实现[D].吉林大学,2008.