归档文件整理的组织工作要求探析

张伟

[摘 要]归档文件整理工作涉及到机关形成文件的各个部门，因此这项工作必须进行周密的组织和有效的监督，以保证这项工作能够高质高效地完成。

[关键词]归档文件；整理；组织工作

一、确定整理环节

要根据本机关的实际情况，以最大限度地保证归档文件的齐全完整，便于及时整理和利用，保证整理质量，节省人力、时间，提高工作效率为前提。

（一）文书处理部门立卷制度

文书部门立卷制度是我国机关文书工作中实行的一项基本制度。所谓“文书部门立卷”是与机关档案室直接担负立卷工作任务相对而言的。“文书部门”有时也称“文书处理部门”，是一个比较笼统的概念，实际上，机关中的归档文件整理工作是由机关、部门内从事文书处理工作的人员具体承担的。因此，我们所说的文书部门在实际工作中有可能是一个专门的机构，也有可能是某些文书、业务工作人员。

1.档案室整理的弊端

由档案室整理归档文件会产生以下弊端：由档案室整理该归档的文件，整理工作几乎成了档案室的全部工作。尽管档案人员花费了大量的精力，但由于他们不熟悉、不了解档案业务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系，因此立卷的工作难度大、案卷质量也难以保证。同时，文件由业务部门随办随归档是不可能的，这势必造成文件的散失，归档文件不能保证齐全完整、另外，当年形成的文件要经常使用，如果办完后就归档，每次需要时要到档案室查阅，这就给文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大了档案室年终接收归档文件和分类归卷的工作量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又无法利用。

2.文书部门整理的优点

（1）可以充分发挥文书部门熟悉本机关、业务工作情况，了解文书处理过程的长处，提高整理的质量和工作的效率。（2）文件在本部门随时归卷、可以防止文件散失，有利于文件的安全保管，有利于归档文件材料的齐全、完整和保密。（3）文件部门暂存当年文件，方便了本部门工作人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。（4）有利于档案室工作的全面开展。

（二）整理环节的选择

1.集中式

即将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行：这种形式一般适用于小机关和基层单位；小机关因内设机构和层次少，办公地点集中，文件形成数量不多，工作人员少，文件处理和档案工作都集中在综合部门（办公室，秘书处、科），有的往往由同一人承担。这种机关的归档文件整理工作自然集中在综合部门或档案部门，各部门办理完毕的文件材料定期或不定期交由综合部门的文书或档案人员统一整理。

2.分散式

即将整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。此种形式一般适用于大中型机关和单位。这些机关内部设有二三层机构，业务分工明确，文件形成量也较大，而且各部门往往没有收发或秘书人员，可以承担起归档文件整理工作。采用分散式整理工作的优点是：

（1）可以充分发挥各部门内收发或承办人员熟悉本部门业务工作、了解文件处理情况的长处，提高整理工作质量和效率。（2）归档文件在本部门可以随时办理完毕随时整理，既可以防止文件散失，又可以减轻年终集中整理的压力；（3）集中归档之前，由文书部门或业务部门暂存当年形成的文件，方便部门内查阅利用；（4）档案部门可以有更多的时间进行编录、提供利用等工作，促进机关档案工作的全面开展。

归档文件整理工作采用分散式组织形式时，应特别注意明确综合性会议文件和跨部门联合承办的文件由谁负责整理。

3.集中与分散结合式

即将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分分散在业务部门。此种形式一般适用于中型机关和单位。这样的单位有一定的内部机构，形成的文件较多，文件处理及档案人员多为兼职人员。具体做法是：行政、综合性的文件集中在办公室或秘书部门，年终在档案室的协助下，进行整理编目：对一些业务件比较特殊的部门，如纪检、人事、信访、会计等形成专门档案的部门，由其自行整理，向档案室归挡。

二、重视平时积累

（一）严格登记

收发文件的登记是文件来往的必经关口。因此，把好这一关，就能保证机关单位主要文件的齐全完整。通过登记，对来往于机关内部文件、会议文件等均逐件登记建账，可以做到“家底清楚”、有据可查，是保证机关单位文件齐全完整的一项重要措施。登记时，不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会、检查工作等有关人员带回本单位的文件材料也要认真登记，以使“账外文件”也能及时收回，免出漏洞。

（二）及时收集

及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。收集工作不要等到年底要整理了才进行，而应区分不同情况，明确归档时限。因为有些文件材料在办文部门中留存时间太长，遇上机构变化、人事变动、工作调整时，很容易散失，造成归档文件不齐全、不完整。对办理完毕、属于归档范围的文件材料，应做到办完—件收集—件；也可以采取定期清理的办法，按月或按季度进行；此外还可进行一些临时性的收集工作，如与保密检查、节日清点文件以及人员、机构变动等相结合；对于一些临时性的大型活动，特则是跨部门举办的会议、展览等，在活动结束时，应将归档的文件及时收集起来：

（三）严格检查

对收集来的各种文件材料，应针对以下各方面情况进行捡查。首先，同一事因的文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。其次，文件材料是否齐全完整。同一事由的文件是否收集在一起，包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。再次，这些文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。

（四）随办随归

这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，应按照整理工作的具体要求，或进行完整的整理工作，或进行装订、盖章等前期基础性工作，使收集来的零散文件系统化，以便于日常工作的查阅，并为年终整理归档打下基础。可以事先根据机关档案部门统一的分类方案，准备好不同档案盒，分别存放已办理完毕但未整理的文件。

参考文献：

[1]江善平.组织史文件归档范围及整理[J].浙江档案，2012（05）.

[2]黄安法，郑诗式；基层妇幼保健所文件归档范围及整理[J]；浙江档案；2004年08期