杨威
(大庆市第四十四中学校 黑龙江 大庆 163311)
信息时代对档案会理工作的要求
杨威
(大庆市第四十四中学校 黑龙江 大庆 163311)
信息时代的到来,将计算机网络全面而广泛的带到人们的日常生活中,同时也驱使着各行各业纷纷进行技术革新,以适应当代社会。当然,冲击最大的当属档案管理这种繁琐的传统行业。档案管理是全社会最重要的信息资源管理工作,因此,提高档案数字化、信息化管理尤为重要。本文为提高档案管理工作水平,分析和研究了信息化下的档案管理的要求、存在问题及解决的具体方法。
信息;档案会理;工作要求
档案管理是一份从古代一直延续到现代社会的重要工作,它记载着人文和历史,是社会的重要资源。过去,人们都以传统的笨拙的方法进行管理,然而随着社会的进步,人类进入数字信息时代,原本的方法已无法满足当代高效、高速的节奏,因此,档案管理方法必须进行改革和创新。只有创新才能为档案管理工作注入新的活力,从而满足社会的需求,跟上时代的步伐。
1.1 要时刻保持先进的思想,与时俱进
信息时代,档案管理的好坏,小到决定着某个企业的成功,大到影响整个社会的发展速度。规整的信息,可以让相关工作人员在搜索资料时,减少不必要的麻烦,简单、直接的找到相关资料,极大程度的提高工作效率。现代信息管理与过去传统管理方式相比,过于繁琐和愚钝,不能即时进行档案查询和调配,增加了很多不必要的负担。企业或者社会要想进步,一定要与时俱进,不要墨守成规,不断的完善自己,以适应时代要求。
1.2 档案管理的人员要转换管理方法,以高自身素质
目前,我国大部分人都存在自身素质低,职业素养差的问题,当然也包括从事档案管理的人员。随着时代的进步,很多传统的虽然具备专业的档案管理的职业素养,却不会使用互联网或者无法生存在网络环境中的管理人员,就会表现出专业素养低,不适合从事档案管理工作。同样,管理队伍中需要一些即懂得管理档案,又会熟练的使用计算机的复合型人才加入。在当代,不会使用计算机就是职业素养低的表现,要想长期在档案管理方面工作,必须与时俱进,不断地完善自己,提升自身专业素养。
1.3 革除原有档案管理制度
制度是制约档案管理这样工作的具体要求,要想提高档案管理工作的效率,一定要在根本上革新档案管理制度。当代社会已不再需要纸质管理工作人员和档案摆的简单制度,而是需要建立在网络条件下的新的管理制度。通过网上信息管理,可以轻松的回避档案管理工作中复杂的项目,可以实现档案自动化管理,将整个工作变得规整化、系统化,让曾经古板的工作变得新颖和智能。相反,如果大难管理的工作人员执意沿用传统的管理制度来管理档案,势必会出现工作效率低,阻碍档案信息流动和使用,致使这个企业面临着挑战甚至难以继续发展,最终只能承受被时代淘汰的命运。
2.1 在观念上积极迎合先进思想
在刚刚发展起来的中国社会,人们观念还处于传统阶段,很难接受先进的技术。因此,很多数字化、信息化技术还在普及当中。例如在档案管理方面,传统思想根深蒂固,人们只是单纯的进行整理和保管,很少利用档案进行学习和研究。但是,信息时代下传统的档案管理势必会被社会淘汰,因为当今时代人们对信息的渴求度越来越高,希望在短时间内获取自己所需要的材料,极快的分享和传播信息。这就直接要求档案管理工作必须进行改革。不要顽固的固守本分,从思想上,彻底地接受网络时代和信息时代,才是顺应时代的正确抉择。如果只是表面的将网络、数字引入管理工作中,而内心坚守传统方式,势必会影响工作效率,使所有计划无法顺利开展。这就要求着每一位从事档案管理的人员都要从内心接受新科技,接受网络,从根本上完整的融入信息时代。
2.2 做好信息保护工作,建立网络防火墙
正如上述所言,信息时代下的档案管理工作,必须存在于一个网络信息平台。虽然网络快捷、方便,但是随之而来的安全问题也不可小视。由于我国网络发展不够完善,网络上充斥着各种信息,有好有坏,很多不法分子利用网络,实行犯罪,最典型的当属黑客和电脑病毒。还有些工作人员对网络不熟悉,经常因为操作失误而造成电脑故障,这样都可能使重要信息丢失,严重破坏计算机的系统。由此可见,档案管理必须保证其安全性。针对这一问题,相关企业可以通过两种途径进行处理,其一是引进可以熟练操作计算机的先进人员进行工作或者技术指导,减少错误操作而引起的安全隐患,其二便是建立网络防火墙,阻止存在安全隐患的信息入侵。这样从两个角度入手,可以极大程度的减少网络安全隐患,进而达到高效率的信息化程度。
2.3 培育复合型人才
发展的社会需要与其适应的先进人才,为了建立一个高效、快捷、安全的档案信息管理平台,相关企业必须召集即了解档案管理,又会熟练的运用网络的复合型人才。所谓的复合型人才,就是指在本身具备一种技能的同时兼具另一种才能。在档案管理方面,就是指那些既掌握并可以熟练运用档案管理相关的专业知识,又可以熟知计算机相关知识,完美的操作计算机的人,当然还要具备工作认真负责,有耐心、有责任心、细心等特点的完美人才。当然,还要具备先进的思想观念,懂得与时俱进,不愿落后于时代和社会。但是,复合型人才往往占少数,企业不可为发展而急于求成,企业可以选择培育复合型人才,例如,在进行档案管理工作的空余时间,对传统人员进行授课教育,并让他们理论与实践相结合,快速而精准的培养每一位工作人员。
信息时代更新了人们的生活方式,改变了很多工作的处理方法。档案管理工作在信息时代受到了前所未有重视,地位和作用也变的越来越重要。随着档案管理工作越来越与时代步伐靠拢,使信息资源越来越充分的被利用,价值达到最高。科技不是止步不前的,信息化也还在建设中,相信未来信息化会发展的更加完善,信息管理工作也会创造出更多的价值,为社会以很多的回报。
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