单位文书档案管理存在的问题与对策

普凯

摘要：做好单位文书档案管理工作具有十分重要的作用。但是，就我国人力资源和社会保障部门文书档案管理工作现状来看，还存在一些突出问题，具体表现在文书工作与档案管理脱节，员工培训不足，能力欠缺，文书档案管理机制不规范，库房分散，档案保管成本叠加。为此，要实现文书工作与档案管理工作的有效衔，提升文书档案管理人员的服务意识和综合素质，完善文书档案管理机制。

关键词：人力资源;社会保障;文书;档案

文书档案管理工作是我们了解国家和行业政策法规、执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，是单位健康、稳定发展的重要保证，是档案存在的基础与重要的资源发生地，是衡量一个单位档案管理水平的重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案的质量与完整性。当前，知识经济为文书档案管理工作注入了新内容、新活力，因此，做好文书档案管理工作势在必行。不断加强文书档案管理，可以有效反映单位发展状况的好坏，有利于决策人员在单位发展过程中做出正确、科学的决策。单位文书档案管理人员只有树立文书档案管理工作规范化、标准化意识，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。基于此背景，本文就加强人力资源和社会保障部门文书档案管理工作进行探讨。

一、人力资源和社会保障部门文书档案管理存在的问题

人力资源和社会保障部门档案管理是将有关人力资源和社会保障档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一项基础性工作。对于做好人力资源和社会保障整体工作至关重要。但是，就我国人力资源和社会保障部门文书档案管理工作进行分析发现，问题还十分突出，具体表现在以下方面。

（一）文书工作与档案管理脱节

文书工作是开展档案管理工作的前提，档案管理工作则是文书工作的延续，两者之间既有联系，又有区别，既有相互统一又分工明确，关系密不可分。在日常的工作中，文书工作和档案管理工作最好按照分体式管理体系来管理。但是在实际的工作中文书工作和档案管理实行是分块管理体系，虽然在工作中取得良好的成效，但是在某种程度上这种管理体制却拉大了文书工作和档案工作之间的距离。就现实情况来说，文书工作者的档案意识较为淡薄，而档案管理人员也极少涉及文书工作，这就导致了工作之间的脱节，在衔接上十分不协调。

（二）员工培训不足，能力欠缺

就现实情况看来，有一部分单位的档案管理工作者没有经历过专业的档案管理工作培训，也没有拿到上岗证，对档案分类、立卷等技能掌握不够熟练，没有掌握其关键，管理工作者的个人能力达不到当前文书档案管理工作的要求。有的档案工作者虽然经过培训拿到了上岗资格证，但是后期却缺乏相关技能的继续教育，没能及时的更新知识。除此之外，有些单位由于缺乏专职档案员，于是由文秘人员兼任。在做好本职工作后，再投入到档案管理工作上的精力十分有限。经常导致文书立卷不符合规范、收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、档案保管期限的划分混乱、文书档案收集缺失等问题。

（三）文书档案管理机制不規范

在文书档案管理中，一些数档案未进行集中、统一的管理，对于业务的利用存在着严重的漏洞，单位通常都采用自行管理的方式进行管理，由于业务不同，每个档案室的管理机制、运用流程都各不相同，各自为政，独立性较强，不能做到资源共享。

（四）库房分散，档案保管成本叠加

单位的多个档案室分散在不同的地方，由于没有实行集中管理，每个档案室都配备了档案用具、电脑、空调、除温机等设备，存在重复投资、重复建设、重复管理等问题造成了资源浪费。此外，一些单位由于办公用房紧张，到外面租档案室。还有部分单位没有库房，直接将档案存放在办公室里，不按档案管理规定做到“三分开”，达不到档案保管的防盗、防光、防高温、防尘、防火、防潮、防鼠、防虫等要求，文书档案管理安全况状堪忧。

二、人力资源和社会保障部门文书档案管理要点

（一）实现文书工作与档案管理工作的有效衔

如上所述，文书工作是开展档案管理工作的前提，档案管理工作则是文书工作的延续，两者之间既有联系，又有区别，既有相互统一又分工明确，关系密不可分。没有好的文件就难有高质量的档案。单位文书的规范化处理是高水平文书档案管理的基础，文书人员要不断提高自身的档案意识，在文件的处理过程中就要想到档案工作。妥善处理好文书资料的立卷归档问题，以实现文书工作和档案管理工作的一体化。在工作中，档案管理人员也要把好文件资料的质量关。纸张的大小、文体的规格要统一规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等起草、修改和批阅文件。强化文书资料立卷工作，因为这是档案管理工作的首要环节，也是文书工作与档案管理工作真正意义上的结合点。所以各部门在公文办理完毕后要及时的整理、立卷、归档。从而实现单位文书工作和档案管理工作的有效衔接。

（二）提升档案管理人员的服务意识

思想对行为具有能动作用，要做好人力资源和社会保障系统的文书档案管理，就要提高档案管理服务意识，在具体工作的开展中，要时刻想着为文书档案服务，积极主动的参与到归档工作中，优化好每一份公文，为日后档案管理做好充分的准备。同时，在平时工作中，注意搜集琐碎的文件资料，避免文件的缺失。总之，在日常工作中，必须保证各项资料的齐全与完整。

（三）提升档案管理人员的综合素质

熟练掌握现代化文书档案管理手段，提升专业技术水平。随着经济的发展，计算机、互联网技术在文书档案管理工作中的应用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。

三、结语

对单位文书档案实行全面科学化管理，加强部门间的协调与合作，经常对相关工作者进行职业培训，强化文书工作与档案管理中作的有效衔接，都将有利于实现文书档案管理的规范化、标准化。

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