论系统集成项目中的沟通管理

沈国汉

【摘 要】随着社会项目管理运用领域的不断扩大，系统集成企业必然对项目管理产生更大的需求。项目的成功不仅需要成功的项目经理，而且需要选择合适的项目管理方法以及支持这些方法和阶段工作的工具，应用这些方法和工具可以极大地帮助项目获得成功。笔者依据多年工作经验，结合某数据容灾系统项目的特点，阐述了沟通管理对项目管理的重要性，仅供参考。

【关键词】信息；沟通；容灾；Oracle Golden Gate

引言：

所谓沟通，是人与人之间的思想和信息的交换，是将信息由一个人传达给另一个人，逐渐广泛传播的过程。过去的信息化系统，只集中于信息生命周期中间的交易和行为，忽略了交易或行为前的协同过程，以及交易或协同后的知识管理的协同过程。

目前业界人士对系统集成项目管理都非常重视，由于系统集成项目所涉及的技术、人员、环境都具备很大的不确定性，因此项目管理所起到的良性作用就显得尤为突出。而在项目实施过程中，保持良好沟通、建立良好沟通方式是团队建设的一个重点，同时也被项目管理人员广泛认同。

一.容灾系统简介

容灾技术是系统的高可用性技术的一个组成部分，容灾系统更加强调处理外界环境对系统的影响，特别是灾难性事件对整个IT节点的影响，提供节点级别的系统恢复功能。

2010年6月，笔者作为项目经理开始参与某公司数据容灾系统集成项目，主要负责系统的组织规划与项目管理。容灾系统是指在相隔较远的异地，建立两套或多套功能相同的IT系统，互相之间可以进行健康状态监视和功能切换，当一处系统因意外（如火灾、地震等）停止工作时，整个应用系统可以切换到另一处，使得该系统功能可以继续正常工作。

该数据容灾系统采用Oracle公司的 Golden Gate软件（以下简称OGG），OGG软件是一种基于日志的结构化数据复制备份软件，它通过解析源数据库在线日志或归档日志获得数据的增量变化，再将这些变化应用到目标数据库，从而实现源数据库与目标数据库同步。

考虑到需要实现数据的实时同步传输，故采用了OGG体系架构中的实时复制——独立传输模式作为此次数据容灾的逻辑架构，如下图所示：

二、项目沟通管理

在项目管理过程中，项目经理90%的时间都会花在沟通上，项目经理在沟通中担任主持协调者，调解人，聆听者，解释者等诸多角色。因此有效的沟通管理是项目成功的必备条件。

在本系统项目中，笔者主要使用microsoftproject2007作为辅助沟通工具，并通过灵活运用多种沟通方式，直接与客户及项目组团对沟通，避免中间环节，发展良好的沟通技能，善于运用倾听和反馈，召开高效的项目会议等方法和策略进行项目沟通管理。

（一）运用多种沟通方式，直接与项目组成员沟通。

沟通的方式有很多，比如：电话沟通，电子邮件沟通，BBS系统沟通，但是只有灵活运用才会收到良好的效果。

在本项目中，项目正式启动后，笔者就把参与此次项目建设的团队成员召集在一起，进行了直接面对面的沟通，让他们认识到任务的艰巨，同时也让他们树立完成目标的决心和勇气。

由于项目难度高、时间紧，缺少相关的实施经验，加之客户需求的不明确，笔者也定期的前往客户所在地实地拜访客户，实地了解客户需求，与他们进行一些随意的交谈，并探讨下他们在工作中遇到的问题，征集一些观点和看法。

每周项目团队和客户都会进行一次进度评审，在每个里程碑，笔者们都会举行一次正式的小组会议，对之前的工作情况确认和总结。笔者还专门为此组建了QQ群，可以实时了解项目动态，同时也可以让大家可以在畅所欲言，共同讨论。

平时，项目经理通过电子邮件与项目组成员和客户积极沟通交流，要求他们大胆地反映实际问题，积极参与项目的决策与管理，多提建议和意见。通过大量来信，项目经理收集到了许多对决策有用的信息，为项目的成功奠定了坚实的基础。

（二）发展良好的沟通技能，善于运用倾听和反馈。

在与项目成员和客户的沟通过程中，不随意打断对方说话。如果对方的话很有道理，项目经理会给予适度赞美。在整个过程中，笔者都会心平气和的与对方讲话。

当遇到问题时，运用不同的方案去解决。如果对方听不明白，就会举一些浅显的例子让他尽量明白笔者所说的话。在气氛緊张的时候，项目经理会用幽默的话语来缓解气氛，也就是所谓的能听话，能赞美，能心平气和，能变通，能清楚，能幽默。 在进行沟通时，项目经理还特别注意培养自己的倾听素质，比如呈现给恰当肯定的面部表情，避免出现隐含消极情绪的动作，呈现出自然放开的姿态。当然，适当的地反馈也是非常重要的，项目经理尽量多问少讲，因为项目成员往往比笔者更清楚本职工作中存在的问题。 所以，要多问问题，引导他们自己去思考和解决，笔者只对他们的工作进展作出评价，沟通的重心放在“我们”，在沟通中尽量多使用“我们”少用“你”。同时笔者会把握良机，在适当时候进行反馈，当成员出色地完成了一件事笔者会给予及时的表扬和激励；当成员犯了错误，笔者会等他冷静之后再作反馈；在进行批评时，也坚决不用“没能力”，“失信”等评价性语言。笔者特别注意反馈谈访的内容与书面考评意见的一致，不避重就轻，因为这样会带来不好的效果。

（三）召开高效的项目会议。

项目会议是项目经理沟通项目信息，跟踪项目进展，制定项目计划，形成项目决策，解决项目冲突，确保项目按计划顺利进行的有效手段。

在本系统项目的启动阶段，召开了项目启动动员大会，由该项目当事人双方参与，主要目的是为了士气，统一思想，明确目标，每周会举行一次项目例会，由项目组成员全体参与，主要是检查项目计划的完成情况，发现偏差，并制定和落实纠偏措施。

每日会举行一次项目评审会议，主要目的是总结上阶段工作，布置下阶段任务，在该项目结束后，项目组召开项目总结大会，发起人老总，各部门经理，项目组全体成员都参与，主要目的是为了总结经验，检讨教训，论功行赏。

项目运行一段时间后，笔者们还召开了后评价会议。由很多专家参与，主要是学习和反馈，对项目进行总结，在开会之前，我们都确定了会议的日程，议题，参与人，地点等。并提前通知与会者。

同时控制会议的规模。仅邀请必需人员的参加，并要求按时开会，按时结束，制定防止开会迟到，早退的制度。在会议上不允许讨论与会议议题无关的话题，在会议也要听取不同的观点和意见。

三、项目完成情况概述

该容灾系统在2010年12月下旬在安徽某企业正式上线，完成了项目预期目标，目前系统运行正常，受到客户和有关部门的一致好评，对项目的满意度较高。重新回顾本项目开展过程，项目组成员常常因为技术问题而争论，在解决冲突方面时，虽然处理过程有不妥，技能欠缺，在今后的项目中，整个团队会做出不断的努力和改进。

结束语：

沟通是作为一个项目经理在项目管理中必须具备的最基本也是最重要的技能，项目的成功离不开良好的沟通管理。在信息化项目推动过程中，就需要去了解各个部门的关注点，建立相应的信息化管理机构，探索信息化项目是否符合该单位的信息化规划，项目应如何推动等一系列问题。而这些都需要有一个良好的沟通机制。

参考文献：

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[6]李涛、刘晓洁.信息系统容灾抗毁原理与应用人民邮电出版社