企业档案管理工作规范化的路径探析

杨秀娟

摘 要：伴随着市场经济发展需求与国际化趋同性的趋势，各大企业在迎来一众机遇的同时也面临着更多新的挑战，在此背景下的档案管理作为企业不可或缺的重要组成已日显重要。作为核电站这样的大型企业，档案是企业管理中必不可少的重要资源。与此同时，信息化技术的大面积普及，也为企业档案管理提供了技术支撑。传统档案管理在此形势下已逐渐凸显出与发展脱节的种种迹象，亟待加强规范化管理以与时代相适应，以更好地服务于电站管理，实现企业的长远发展。

关键词：企业行政管理；档案管理规范；信息化建设；企业归档制度

本文主要围绕电站档案管理工作展开，档案载录了电站从选址、设计、建设、调试、运行至退役历程中的点点滴滴，而科学、规范化的档案管理不仅能够为企业文件查阅与利用带来极大便利，使得电站档案管理水平得到切实提高，同时也为企业未来发展提供了强大的资源支撑。

1 企业档案管理工作规范化的意义

社会主义市场经济的深化带动了国内各领域、行业的发展，同时也迎来了更多、更大的挑战与冲击，改革创新已呈必然之势，作为与国民经济息息相关的核电站更应如是。其中，档案管理工作作为全局管理中至关重要的有机组成，需企业上下应给予足够的重视和关注，使之充分发挥职能作用，为企业长期和可持续发展提供有利支撑。

档案资料载录着企业发展的各个印记和发展历程，是企业展现其历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是制定未来发展战略规划的指南针。何以衡量一家企业管理现代化水平的标尺，考量视其档案管理水平的高低即可知一二。档案管理工作内容不仅包含了记录企业上下、生产前线或后勤等一系列资料信息，同时记录着相关财政收入和支出的财务档案；行政文书和企业印章的保存、管理，行政工作登记备案的行政档案；工作人员基本信息与人员流动情况的人事档案；相关产品研究资料的研发档案，等等。基于上述可知，每一类目的档案都各有其收录与管辖范围，中心内容也各不相同，但却都与企业发展与运作密不可分，必须予以高度重视，积极采取规范化管理，借以严谨的发展观提高档案管理的整体水平。

2 企业档案管理工作中的常见现象

（一）档案利用率偏低。新形势下，我国社会经济发展迅速，社会改革不断推进，社会各界对档案的要求亦随之不断提高，因此企业在档案收集工作中遇到的问题越来越明显，尤其档案收集与利用之间脱节严重。例如，企业在进行某项研发和投产分析时，通常较少，甚至从不在以前存留下的同类档案，或是已研讨过的档案中寻找方案或依据，由此造成大量方案被重复研究，不仅在人力、物力与财力上造成了浪费，同时亦有碍于企业发展战略目标的如期实现。也就是说，企业如若对其保存的档案弃之不用，档案管理工作即至始至终毫无存在意义，而档案规范化管理的目的，就在于帮助企业实现有效且高效的档案利用率。

（二）档案收集不完整。因部分企业档案管理结构的不合理，比如过度重视上级发文，而对涉及内部生产经营相关的资料、管理文件、经济合同、报表的管理过于疏忽，资料的收集既不及时，又不完整，没能抓住新形势下企业的工作重点，不仅对企业重点科研成果、重要生产项目资料收集不当，对电子版信息资料的收集也多有缺漏。此外，受人员流动频繁的影响，部分企业档案管理人员也经常更换，有些档案管理人员在变动过程中，没有进行相关的工作交接，甚至将极为重要的文件弄丢或者据为己有，或是在组织架构变动时撤销了档案管理部门，造成资料归档混乱，致使大量档案资料不同程度上的缺漏，这些都大大增加了档案的收集难度。

（三）队伍素养待强化。部分企业档案管理人员长期被动工作，全然不会主动收集资料，坐等相关人员上交，造成档案资料收集出现严重滞后性。同时，随着档案管理信息化程度不断纵深发展，为档案管理提供了先进的科技手段，也对档案管理人员提出了新的要求。然而现实中，大多企业在市场经济的调控和竞争之下，一直都将发展战略重点投放在经营上，对待档案管理工作的态度普遍徘徊在一种“可有可无”的形态中，由此对待档案管理工作人员的重视度自然也就不高，导致愿意投身档案管理事业的人员逐年减少，即便在岗人员，也因长期缺乏专业培训而致使业务能力无法适应档案管理工作的发展需求。

3 实践企业档案规范化管理的工作路径

自电站企业设立了文件档案处，从项目建造、机组调试到电站生产运行，所有的文件和档案工作均由文档处负责，使文档一体化管理得到了体制上的保障。为适应企业建设发展，究其档案管理工作的革新笔者建议如下：

（一）更新档案规范管理理念。此举虽不仅是提高企业档案管理水平的前提和基础，还是规范员工自身行为，维护企业良好形象的有效方法之一。为此，可利用座谈会议、实例分析等活动的开展来宣传档案管理工作的重要性，特别是电站管理层首应以身作则，借以示范带头作用来端正全体员工对档案管理的认知，同时，档案管理人员自身也应清晰认识到本职工作的重要程度，藉以不断强化专业技能，提高工作效率，树立对本职工作的荣誉感和自豪感。

（二）健全档案归档制度规范。档案规范化管理是企业档案管理工作开展的重中之重，对其管理制度的制定必须予以严格审视，参照企业实际情况与需求可能性，以及权衡各部门、各对象受众的利益。比如，制度应对档案管理工作的每一环节作出明确的分工指引，如具体的工作细则，详细的管理要求，人性化的奖惩措施，完善的应急预案等。此外，还应对档案的复印、备份以及保密等手续予以严格限定，以提高档案管理人员的警惕性，最大范围将管理失误风险降至最低。

（三）强化全员管理业务素质。档案收集人员的工作连续性与稳定性，极有利于为企业培养更为专业的档案资料收集管理人员。因档案资料收集管理工作是一项专业性较强的工作，新上岗的人员需要一定时期实习才能完全胜任，所以，要根据内部档案工作具体情况，配备相应的档案收集人员，并确保其工作相对稳定，从而为电站档案管理工作的长足稳定储备人才资源，确保电站档案管理工作得以长期有序开展。

（四）推动档案的信息化建设。信息化的档案管理不仅使得档案更便于相关人员的查阅与利用，同时亦有益于档案资料的长久保存。为此，企业应广泛借鉴先进的管理经验，加大对档案信息化管理的资金投入，结合企业实际情况与经济实力合理适度的引入相关先进设备，对以往纸质档案全面以电子文档形式收编归档，同步设置电子检索功能。需要注意的是，在全面推广信息化管理的同时，要警惕信息技术特性是利弊同在的，故在享受信息技术为档案管理带来的便捷时，也必须强化网络安保措施，防止电子档案遭受病毒漏洞、网络窃取等技术攻击，确保电站内部机密资料的高度安全性。

4 结语

随着我国核电建设的快速发展，核电机组国产化进程的加快，核电档案管理工作水平也会不断踏上新的台阶，为我国核电事业的大发展，提供可靠保障和优质服务。档案管理工作虽看似企业管理中最为基础的工作，但对企业整体管理与发展作用重大。大量新科技及新技术被广泛应用到档案收集工作中，改变了企业档案传统的储存形式，对档案管理工作即带来机遇又是新的挑战，档案管理人员必须厘清档案管理工作难点，积极寻找解决途径，不断在实践中促进档案管理工作更为规范与高效。

参考文献

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