文书档案的特点和价值问题研究

罗伟玲

摘 要：本文主要介绍的是与文书档案相关的知识，主要就是针对水利工程的文书档案的相关内容，首先介绍了文书档案的定义以及档案管理的特点，从五个方面介绍水利工程的档案文书的特点，接着又对文书档案的作用进行介绍，着重给予说明的是管理好水利工程档案的措施，最后对全文进行简单的总结。

关键词：文书文档；水利工程类；特点和价值

1 引言

近些年，我国的社会经济在不断的发展进步，这就很好地促进了我国档案管理工作的发展。我们都知道档案管理工作是一个十分复杂的工作，也是一个比较繁琐的工作，特别是对文书档案的管理更是如此，所以，身为一个档案管理人员，一定要全面的了解掌握文书档案管理的特點，及时的了解和掌握文书档案管理的发展趋势，这样我们就可以采用比较科学有效的文书档案管理方法，也可以提高文书档案管理的效率以及促进文书档案管理工作的顺利进行。

2 文书档案的定义和文书档案的管理特点

2.1 定义

一般来说的文书档案我们也把它叫做管理档案，总的来说就是指各个企业单位和其他的社会组织在管理行政方面活动中保存其有价值的一个总称。虽然文书档案光看表面很简单，但是其重要性是不容忽视的。在当今这个快速发展的社会中，我们的一些企业单位以及一些社会组织在对文书档案的管理工作上都存在着或大或小的一些问题，因此在实际的工作当中一定要及时的研究并找出解决的方法，因为这对于现实中的工作有着十分重要的作用。

2.2 特点

2.2.1水利工程档案的形成周期比较长，档案种类多、数量大

在实际的生产中，水利工程档案就是指水利工程在前期、实施以及竣工验收这几个建设阶段过程中形成的，并且具有一定的保存价值的文字、图表以及声像等一些不同形式的历史记录。当然我们说的这些水利工程档案和普通的文书档案以及会计档案、实物档案是有着许多不同之处的，在现实当中一般档案都是按年度来进行归档整理的，所以各单位以及各部门的一些工作也都在围绕年度计划来进行，针对水利工程建设项目的过程主要包括：勘测、规划、可行性研究以及初步设计和施工图设计等许多个设计阶段，一般来说在它的设计周期内，由于一些条件的影响，例如资金技术和施工条件的影响，导致多数项目都要经过跨年度才能实现，当然这种设计周期的跨年度性也给档案得管理带来一定的难度。另外由于水利工程一般都是由多个单项的工程来组成的，并且它的建设周期也比较的长、投资比较大、要求比较高，这就使整个工程建设中形成的档案种类多，数量大。

2.2.2水利工程档案涉及的领域具有广泛性

一般的水利工程建设都要经过一些特定的过程：项目建议、可行性研究、勘测、设计、施工准备、施工以及竣工验收和最后的投产使用等多个阶段，这其中涉及到很多的方面，主要有：建设、设计、监理、施工以及环保等许多的部门以及企业，同时还涉及到基础工程、主体工程、金属结构以及机电设备等许多个专业和多种技术领域，水利工程档案就是多种技术以及多种工艺的一个综合运用。

2.2.3管理利用具有时效性

一般来说，水利工程档案就是对水利工程建设的全过程的一个真实的反映以及记录，同时它也是对整个工程进行验收结算、运行管理、维护改造以及扩建的重要的依据，一般在工程的寿命结束之后，我们也要把它当做其他工程设计以及建设的借鉴和参考，尤其是在技术档案的整理上要下功夫，因为技术档案对日后的工程设计以及施工等多个环节都有着很重要的指导作用，所以我们一定要把它永久性的保存下去。

3 水利工程档案的价值

在实际的生产中，水利工程档案资料的建设管理以及对整个工程进行的整编在整个水利工程的建设以及运行和对外服务中都发挥着十分重要的作用，有着非常大的意义。首先我们的水利工程档案资料反应的就是工程建设的整个过程以及其整体的质量和建设运行的成果。第二，我们的水利工程的主管部门一般通过工程档案的建设就可以来为外界各种信息性的需求提供一个有效的参考数据。另外，在为未来水利工程的改造扩建以及许多的管理决策提供基础依据上水利工程档案起着十分重要的作用。同时水利工程的档案资料还可以实现对工程建设和运营历史进行全面的记录，这些记录包括对水利工程质量的评定、对工程事故的相关

登记和其中的原因分析以及对工程纠纷的记载，这些信息都和水利工程有着十分紧密的联系。并且我们借助这些方面的具体的记载，可以十分方面以及快捷地来了解到一些工程的其他的状况。在水利工程档案建设以及管理的过程中，我们的工作人员一定要细心负责，否则会造成档案资料信息的不准确和不完善的严重问题，这些问题都会带来许多不利的影响，所以在进行水利工程档案的整编时一定要保障其科学规范性。

4 搞好水利档案管理工作的几点建议

4.1 建立健全水利档案的管理领导责任制

我们为了方便对档案进行管理，一定要把各单位的档案管理工作建成一把手参与以及分管领导负责的形式，做到确保创造一个有人员、有经费以及有完善设施的保密的环境。一定要注重人才的培养，例如对一些专门从事档案管理的人员，我们一定要从政治上、工作上来给予大力的支持，另外对其生活上也要给予重视，在待遇上注重给予倾斜以及照顾，这样就可以更好地调动他们的积极性，更好地保障我们的工作的质量。

4.2 提高档案管理人员的整体素质

一般来说我们对水利档案管理人员的要求是比较高的，他们一定要具备良好的思想政治素质以及较高的档案学知识，另外还一定要对水利专业的相关知识有着比较深入的了解，只有了解了他们才能具有很好的管理能力。一般在实际的生产中，工程在竣工验收的时候，一定要安排档案管理人员及时的参加，并且还要组织一些相关的档案管理人员进行短期培训，让他们学习掌握一些有关的档案管理标准和规范，另外我们的主管部门也一定要经常的组织不定期的检查和交流活动，这样就可以使档案管理人员的视野不断的得到拓展。

4.3 建立水利事业单位档案管理网络

建立水利事业单位档案管理网络就是把分散的档案进行整体管理，做好水利档案工作的组织保证。遵照统—领导、统一制度，分级管理的原则，成立档案工作领导小组、统一协调档案管理工作，在各业务部门指定专业技术人员担任兼职或专职档案员，形成了全部的档案管理网络。同时，完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。

4.4 加强档案管理现代化建设

在我国伴随着水利事业的不断的发展，我们的档案数量以及种类也在不断的增多，信息量也在不断的增大，这就带来档案工作的难度的提升，如果我们一直采用手工书写的方式来进行档案的管理，就会很难提高档案的利用效率以及管理的质量，所以我们必须运用现代化的技术来进行档案的管理。所以，我们一定要加大对档案工作的投入以及及时的配备一些必要的先进设备，同时还要进一步的加快档案管理的现代化的步伐。

5 结束语

水利工程档案管理工作是一项长期的也是基础的工作，既是对工程进行建设的一个重要依据，也是对工程建设成果的一个真实的记录，因此档案管理工作的好坏，将会直接的影响到整个工程的进度以及质量，所以我们一定要运用现代化的手段来努力的提高档案的管理水平，及时的完善管理体制以及做好档案的收集、保管、应用三个方面的工作，使我们对水利工程档案的管理更加的科学以及合理。

参考文献

[1]马勇军 水利工程档案管理与发展 [J] 湖南水利水电 2010（04）：34-45