档案工作信息化建设的思考

范春媛

摘 要：随着信息技术的发展，信息技术在各个领域都得到了广泛应用，信息化已经成为当今世界发展的大趋势，档案工作信息化也成为一个重要的研究课题。本文首先阐述了档案工作信息化建设的重要性和基本点，然后分析了当前档案工作信息化建设过程中存在的资金、人才和配套软件等问题。最后在此基础上，提出了加快我国档案工作信息化建设的建议。

关键词：档案；信息化；建设

电子计算机的快速发展使档案工作逐渐走向信息化，档案工作信息化即在档案管理工作中，对档案的收集、整理、开发和利用等环节使用信息技术，包括了档案利用网络化、档案存储数据化和档案管理标准化几个方面。档案工作信息化建设有助于提高档案工作的管理水平，提供更加高效的档案信息服务。

1 档案工作信息化建设的重要性

档案工作设计的范围广、门类复杂，并且具有很强的专业性。档案不仅包括了行政、党群档案，还包括了各种基建、开发、教学、科研、出版等档案，档案的收集、整理和开发等工作任务繁重。很多档案管理单位中，仍然采用传统的手工操作阶段，信息化利用度不高，造成工作效率低下，并且很容易出现差错，使一些档案成为了死档。由于档案工作没有利用信息化，使档案信息的对外交流较少，缺少必要的发布渠道，对于很多重要历史价值的档案没有得到充分的利用。因此，加强档案工作信息化建设已经成为迫在眉睫的重要任务。

2 档案工作信息化建设的基本点

2.1 技术驱动档案工作信息化建设

技术驱动的档案工作信息化是使用各种计算机技术来实现档案工作的信息化。一直以来，档案管理部门就强调计算机技术在档案工作中的应用，在早期个人计算机时期，档案管理部门中就已经出现了基于局域网的档案管理系统，目前已经发展成为基于开放互联网的档案信息管理与发布体系等，技术已经成为决定档案工作信息化建设的关键因素。

2.2 社会驱动档案工作信息化建设

社会驱动档案工作信息化建设强调档案管理方式和管理思想的变革，不仅仅是信息技术在档案工作中的广泛应用。社会驱动认为档案工作信息化不仅仅是技术性的，而是涉及档案产生与利用的组织本身，以及档案管理方式本身的变化。因此，一个好的档案管理系统不仅受到档案工作管理者本身的认可，还要受到组织和社会的认可。

3 档案工作信息化建设存在的问题

3.1 资金短缺阻碍档案工作信息化建设

资金短缺是阻碍档案信息化建设的最主要的因素，由于资金不足，绝大部分的经费都用于工资和日常的管理活动，根本没有多余的资金来支持档案管理部门的信息化建设，结果造成部分档案管理部门至今还停留在手工操作的阶段。在一些档案管理部门中，连必要的复印机都无法配备，不仅影响到了档案管理工作的效率，还影响到档案的安全。

3.2 从事档案工作的管理人员素质不高

资金短缺制约的是硬件建设，只要资金到位，就可以保证复印机、扫描仪、计算机等硬件设施快速到位，问题可以迎刃而解。但是工作人员素质的提高则是一个长期的过程，当信息化硬件到位之后，档案管理人员不仅要熟悉计算机的操作，还需要适应档案工作信息化带来的新业务等。在部分档案管理部门中，虽然已经配备了计算机和相应的办公软件，但是由于从事档案工作的管理人员大都不属于计算机专业毕业，没有掌握相应的专业知识，对于信息技术中出现的新词语了解较少，运用信息化技术解决档案管理工作的能力普遍不强。

3.3 缺少配套计算机管理软件

虽然一些公司针对档案工作信息化建设开发出了一些软件，但是与档案工作的实际需求相比，还存在较大差距。原因在于部分公司并不从事档案管理工作，对档案工作了解较少，开发出的软件不符合档案管理和分类，操作复杂，界面杂乱。有些档案管理部门自行委托软件开发公司开发的软件只针对本部门，不利于大规模的推广使用。

4 档案工作信息化建设的对策

4.1 正确认识档案工作信息化建设的内涵和重要性

随着档案工作信息化的发展，档案工作应当进入规范化发展的轨道，上级部门应当提高对档案工作信息化建设的认识。有些领导认为档案工作仅仅是对档案的收集和保管，用不到信息化，特别是在资金短缺的情况下，应当将资金用于其他方面。但是在我国城镇化快速推进时期，大量人口进入城市，档案管理部门所要管理的档案数量呈现出几何速度增长的趋势，远远超出了人工处理的要求，这就要求广泛使用信息技术来对档案进行检索、分类和借阅。如果仍然采用原来的技术，必然会影响到档案工作高效化的开展。

4.2 加大对档案工作信息化建设的资金投入

资金是保证档案工作信息化建设的先决条件，随着知识经济的到来，信息的收集、储存、传输和利用等越来越多的依赖于计算机和互联网。档案本身就是信息源的一种，在当今社会发展中具有举足轻重的作用。档案管理部门目前关于档案的信息化建设远远落后于其它部门，还未完全实现计算机管理和互联网查询、利用等。因此档案管理部门应当加大资金投入，添置各种信息技术所需的各种设备，建立和完善档案信息管理系統，使档案管理部门尽快实现信息化。

4.3 开发专业的档案工作信息化的软件

除了配备信息化的硬件设施之外，还应当加快档案管理软件的开发，开发适合档案管理工作的软件。软件的开发不仅要靠软件公司的员工，还应当让一线员工亲自参与，重点是二者结合，联合攻克难关，只有这样，开发出的软件才能满足档案工作信息化的需要。档案信息化软件要充分考虑管理人员的实际需要，基于操作简便、易于维护、易学易懂、功能齐全等思路，使员工可以在短时间内迅速掌握档案信息化软件。

4.4 强化对档案工作信息化管理人员的培训

由于历史原因，档案管理人员大都不熟悉信息技术，甚至连基本的操作和文字处理软件也不会，离档案工作信息化的要求存在较大差距。首先要加强这部分员工的培训，使其快速掌握信息化的软硬件；其次要大力引进专业化人才，通过员工的不断更新，推进档案工作信息化培训工作，实现档案工作的全面信息化。

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