浅析如何提升档案管理工作质量

王永玲

摘 要：随着计算机技术的发展、普及，信息和通讯技术的迅猛发展，档案管理工作随之步入了信息化时代，这就对传统的档案管理工作提出了新的挑战。如何适应改革开放和现代化建设对档案工作越来越高的要求，提高档案管理工作的质量和效率，已成为现阶段广大档案管理工作者迫切需要解决的问题。

关键词：档案管理；人员素质；管理效率

1 概述

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性較强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。研究档案管理工作的现状和改革，是历史赋予档案工作者的光荣使命，对于改变档案工作中存在的不良状况，提升档案管理工作质量，具有极其重要的理论意义和实际意义。

2 现状

1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部人员对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付调查就可以了，轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的在重要性、档案材料的搜集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案搜集意识淡薄。大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

3、档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实不到位，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿，容易引起档案材料霉变，蛀虫，影响档案的美观整洁及完整。

3 档案资源优化

1、改善档案资源结构。注重对档案资源中丰富的经济、科技等档案信息资源的开发利用，不断开发利用文化、教育等方面的档案信息资源，充分开发档案信息资源中与人民群众息息相关的档案信息资源。同时，不断开阔视野，拓展档案工作领域，加强对新建领域建档工作的监管力度。只有这样，档案资源结构才会得到不断改善，才会充分体现地方特征和时代特征。我国的档案资源建设必将大有作为。

2、有效地整合档案资源。对档案资源进行整合就是要突破其来源的限制，充分集聚各种档案资源的特殊优势，最终实现区域范围内档案资源的高度系统性要求。首先，要提前接收对在三个文明建设中有较大现实利用价值的档案；其次，接收范围要扩大，要加强对与人民群众联系密切的档案的收集；最后是开展档案寄存服务工作，与新经济组织兴起和各类情况的出现及个人寄存档案需求日益增长的形势相适应。

4 加强档案管理工作

1.提高认识，加强领导。进一步提高对档案工作的认识，重点强调做好档案管理工作的使命感和责任感，从思想深度彻底摆脱档案工作的“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”的现状，把档案工作作为一项重要事情来抓，逐渐形成人人想档案、人人干档案的深厚氛围。同时，做好档案工作与经济建设相结合，统一领导，统一管理，进一步夯实档案工作的思想基础，真正把档案工作纳入法制化管理轨道，为档案更好的保管和有效利用提供坚实的组织保障、领导保障和物质保障。

2.处理好电子档案与纸质档案的关系。两种不同载体的档案有着各自的特点，既有相对独立性，又具有统一性，这就要求我们在具体的实际工作中既要坚持档案的基本原则，又不至于将纸质档案的管理方法生搬硬套用于电子档案，既有利于创建电子管理方法和技术，也有利于不盲目的将纸质文件档制成电子副本，造成不必要的财力、物力的浪费。只有将二者有机地结合起来，充分发挥各类档案信息资源，才能更好地为社会服务。

3.切实加强档案信息化建设。档案管理部门应运用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平，认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击，充分认识信息化建设所引发的档案工作理论与工作方法的突破与变革，在不断采用现代信息技术装备档案部门、不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，以自己独特的利用服务方式，不断满足社会对档案信息的需求，使档案工作更好地为社会发展服务。

5 提高档案管理人员素质水平

1、档案人员应具有扎实的业务基础素质。许多档案管理人员的管理水平仍停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，有的是理论知识水平较低，有的是理论与实际工作不能有机结合。现代科技的不断进步，高新技术的不断涌现，档案管理手段日益先进，档案信息化是档案现代化的必经之路，这就要求档案人员具备计算机相关能力水平能熟练操作基本的办公软件，能系统科学地将计算机软件应用到档案信息管理中，开发档案管理更方便的手段。

2、档案人员应通过各种形式的继续教育学习，提高自身素质。档案人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。一是积极参加上级档案管理部门举办的专业培训班，通过培训学习，使档案管理人员系统规范的掌握档案专业知识，为今后工作的开展做出良好开端。二是有目的的派遣档案管理人员到档案管理先进单位认真观摩学习，让其从中找出差距和不足，取长补短，逐步达到规范化。

6 提高档案管理效率的对策

1、规范档案管理机制，强化工作责任。建立科学的档案管理体系，建立档案管理的规章制度，是档案管理的关键。档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步发展。

2.调动档案管理人员的工作积极性。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚的认识到自己的工作成绩与其个人发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争、生机勃勃的新局面。在这种情况下，档案部门要积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展，另外也要适应企业信息化建设的流程。借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革，努力使档案管理工作迈上一个新台阶。

7 档案管理信息化的实现途径

1.建立规范体系。档案管理信息化的前提是基础工作的规范化和标准化，然而系统软件移植性差，档案信息化尚无统一标准，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应，所以需要制定统一的、标准的规范体系。切实推动档案标准化、规范化、信息化、科学化。

2.完善安全措施。档案管理信息化最终落实都要靠人来执行，所以人是档案管理信息化安全的第一道保护屏障，电子文件的内容失去固定的形式，使得文件保密性变弱。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁，需采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

3.加大投入、增配软、硬件设施。要舍得投入财力，配置与档案管理信息化相适应的软、硬件，为档案管理信息化提供稳定的外部环境。当前，档案部门的财力主要来源于政府，政府要加大档案工作的经费投入，改善档案工作环境，使档案管理信息化得到快速发展。

8 结束语

总之，在新的历史条件下，档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。科学规范的档案管理不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。