高校档案管理信息化建设现状及对策研究

谭春霞

摘 要：在当前的信息时代背景下，构建数字化校园是我国现代高校发展的主要目标之一，档案管理是高校管理的重要内容，实现档案管理信息化建设是推动高校信息化建设发展的重要举措。然而目前我国高校档案管理信息化建设现状并不容乐观，在实际工作中存在很多问题，该文分析了我国高校当前档案管理信息化建设中常见的几个问题，并且提出了相应的发展对策。

关键词：高校 档案管理 信息化建设 现状 对策

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）04（b）-0144-01

高校档案管理工作具有多种功能，可以为高校教学、科研、人事调动、后勤管理、学校发展等提供重要的凭证和依据。高校信息化建设是时代发展的必然需求，高校档案管理工作也应该与时俱进，大力引入先进的信息技术手段，提高档案管理工作的信息化程度。然而目前我国高校在档案管理信息化建设过程中因为这样或者那样的原因影响，导致信息化发展步伐非常缓慢，为此，该研究者结合自己的工作经验总结了几点关于高校档案管理信息化建设的思考。

1 高校目前档案管理信息化建设现状以及相关问题

1.1 管理意识缺乏，管理观念落后

目前，高校领导者以及相关的工作人员并没有充分重视到档案管理信息化建设工作，进而导致档案管理信息化建设步伐较为缓慢。首先体现在高校领导者身上，他们往往认为档案管理信息化建设应该属于学校档案部门负责的工作，因此对于档案信息化建设的关注不多。同时，高校档案管理人员并没有充分意识到高校档案信息化建设的功能及其作用，仍然抱着传统的档案管理理念，这种片面的认识在很大程度上阻碍了高校档案管理信息化建设步伐。

1.2 信息化建设基础硬件设备较为落后，资金投入不足

高校档案管理信息化必须依赖计算机设备以及相关的软件才可以顺利开展，在高校档案管理信息化建设中对于工作人员、硬件及软件设施都有很高的要求，这就需要投入大量的资金。然而档案管理信息化建设是一项长期项目，必须要持续不断的增加投入，但是高校经费毕竟有限，而且很多高校主要将资金投放在教学、科研上面，花费在档案管理信息化建设上的资金是少之又少，进而导致档案管理信息化建设资金投入不足。正是因为资金投入缺乏，因此大多数高校档案信息管理硬件及软件更新速度非常缓慢，相关管理设备较为陈旧。

1.3 网络安全隐患

现代信息技术的高速发展，虽然具有有利的一面，但是也会在一定程度上增加高校档案管理的难度。因为网络具有开放性的特点，因此在档案管理信息化建设过程中，常常会出现一种尴尬局面，一方面要进行信息资源公开，另一方面相关人物个人隐私权也需要得到保护。同时，随着信息技术的发展，各种黑客攻击、电脑病毒等信息安全事件发生频率也随之增加。而高校档案的信息内容有可能会涉及到文化、经济或者政治等方面的机密，如果一旦信息丢失或者泄露，可能会造成严重的后果。

2 进一步完善、优化高校档案管理信息化建设的相关对策

2.1 应充分认识到高校档案管理信息化建设的必要性及重要性

高校领导者以及档案管理相关人员对于档案管理信息化建设重视度不高是阻碍高校档案管理信息化发展的重要因素之一。只有先树立档案管理信息化观念，才会高度重视该项工作，并且投入大量的时间和精力。因此，应加大对档案管理信息化建设的宣传力度，使更多人，尤其是高校领导者能够认识到档案管理信息化建设的必要性及重要性，提高对档案管理信息化建设的认识，对于高校档案管理每一个阶段中出现的问题能够及时、有效解决。同时，高校领导者应加强档案管理人员的信息化建设意识，使相关管理人员能够解放传统的管理思想，以发展的眼光看待档案管理信息化建设，不断学习档案信息化管理的相关理论知识以及管理技术，做到与时俱进，推动高校档案管理信息化建设步伐。

2.2 应加大对档案管理信息化建设的资金投入

计算机硬件及相关的软件设施、设备是支持高校档案管理信息化建设顺利开展的基础物质保障，高校应加大对档案管理信息化建设的资金投入，进一步完善基础设施建设，提高高校档案管理信息化建设的基础条件，还应该定期更换电脑系统，升级管理软件。其次，高校应注重档案管理人员的培训工作，不断向相关管理人员灌输新的信息管理理念，训练他们的信息技术能力，从而提高高校档案管理员工队伍的整体业务素质水平。

2.3 进一步完善档案管理的信息安全措施

因为高校档案的特殊性、机密性，加上信息化建设的特点，有必要加强档案信息安全措施。高校可以根据档案的保密性将其划分为不同的等级，包括机密、内部、绝密以及秘密，然后再根据不同等级档案在网络上设置相应的访问权限，只有指定身份的用户经验证许可后方可查询档案信息。其次，高校在档案管理信息化建设过程中应制定严格的管理流程，提高档案管理信息化建设的标准化、规范化。而且应采用必要的物理隔离手段、监控手段、逻辑隔离手段积极预防网络黑客的恶意攻击以及其他的电脑病毒，还应该做好纸质档案的备份及保存工作，以防电子档案信息的丢失。

综上所述，高校档案管理信息化建设工作是时代发展的客观要求，也是高校教学、科研进一步发展的内在需求，高校领导者及相关管理人员应充分认识到档案管理信息化建设的重要意义，加大对档案管理信息化建设的投入，尽快实现档案管理信息化，提高高校档案的服务价值。

参考文献：

[1] 李松.试论高校档案管理信息化的现状及对策[J].科技信息，2010（7）.

[2] 高力.高校档案管理信息化建设的思考[J].中外企业家，2011（5）.