提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析

张韶华

摘 要：办公室档案管理工作的重要性不言而喻，对于保障办公室工作稳定、效率具有重要的作用。办公室档案管理工作做得好，能够有效促进企业管理工作的开展，具有非常重要的现实意义。在当前形势下，随着信息技术的不断发展，办公室档案管理也受到了相应的影响。传统的管理方法已经逐渐不再适应工作的要求。论文结合该研究者研究，分析了做好办公室档案管理工作的必要性，以及现阶段面临的主要问题，最后提出了提高办公室档案管理工作效率的途径。

关键词：办公室档案 管理 问题 重要性 途径

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）05（a）-0149-01

所谓办公室档案管理工作，目的就是确保办公室档案的有序性和完整性，以便于在今后的工作中提供检索、查阅服务。这项工作在提高办公室工作效率方面有着重要意义，每一位办公室档案管理工作人员都需要认识到其工作的重要性，做好档案管理工作。

1 做好办公室档案管理工作的必要性

1.1 做好档案管理工作，有助于单位整体工作的顺利开展

众所周知，办公室的档案内容都是单位内较为重要的内容。虽然档案的重要程度不尽相同，但是在其中确有一些档案属于内部的机密文件，关系到单位、企业业务正常的开展。因此，对于办公室档案管理工作而言，只有充分认识到档案管理工作的必要性，才能确保单位整体工作的顺利进行。比如说在一些人事档案的管理过程中，管理人员就要认识到每一个档案都关乎一个人在工作岗位上的状态，只有切实将员工档案管理好，才能确保工作的顺利进行。

1.2 做好重要档案资料管理工作，有助于提升单位工作效率

通过对重要档案资料的管理，就可以将单位工作效率显著的提高。这主要是因为办公室内的资料文件主要是指导性的指令文件，对于各部门工作方法和思路都有一定的指导作用。这样一来，做好了办公室的档案资料管理工作，就可以为以后查阅档案资料提供诸多便利，从而实现工作效率的提高。除此以外，做好了档案管理工作，还可以为今后对档案资料的查阅提供便利的方式，比如在利用信息化技术实现电子档案后，就可以根据精确检索和模糊检索这一系列的功能实现资料查阅的便捷性和效率性。

1.3 做好档案分级管理工作，能够有效保护重要档案资料

不仅如此，通过做好办公室档案管理工作，还可以通过对档案的查阅进行全线设置，以便于不同级别人员查阅资料的分级管理。这样一来，不仅可以保障档案管理工作的效率，还能够将重要的档案资料加以保护，却报其安全性。

2 当前办公室档案管理存在的主要问题

2.1 档案管理工作信息化水平有待提升

随着信息化技术的不断深入发展，越来越多的档案管理工作已经转变为数字化以及信息化，这样不仅便捷高效，还能够有效的保障档案资料。但是在一些办公室中，仍然采用传统的纸质档案管理办法。这样不仅占用了大量的空间资源，还使得需要查阅档案资料时所浪费的时间不断增加。

2.2 办公室档案编研工作较为滞后

基本而言，在一些办公室的档案管理工作中，往往存在缺乏整体、系统、科学规划的状况，档案管理工作仅仅局限于眼前工作中，从而使得档案管理工作的积极性并不是很高。在这样的背景下，一些单位的办公室档案管理工作人员就会产生懈怠的工作情绪，极易产生“等、靠”的消极思想，从而使得档案管理工作严重滞后，整理档案不及时，档案堆压散乱等现象。

2.3 档案管理制度有待于健全

通过调查可以发现，在一些办公室中档案管理工作并不被重视，不仅体现在管理人员意识薄弱，还体现在一些领导认为档案管理工作可有可无。这样一来就缺乏相应的档案管理制度，制度的缺乏导致办公室在进行档案管理工作时发现档案的收集存在诸多纰漏，不是收集不全就是信息错误，或者整理不规范。

3 提升办公室档案管理工作效率的有效途径

3.1 加大资金支持力度，完善单位信息系统

随着时代的发展，档案管理工作也不能再依靠于传统的纸质档案管理，而应该凭借信息化技术的发展，建立科学的信息系统建设，从而提高办公室档案管理的信息化水平，以便提高档案管理工作的效率。但是我们要认识到，单位信息系统的建立和完善并不是一蹴而就的，要实现办公室档案管理工作的信息化，不仅需要大量的时间，还需要大量的资金支持，这就要求单位要加大资金的支持力度。为此就必须确保办公室档案管理工作需要纳入到城市电子政务建设或者信息化建设之中，以便能够获得稳定的资金来源。除此以外，单位还可以将信息系统与当地的信息化建设规划相连接，从而实现资源的共享与资金的节约。

3.2 建立办公室档案服务反馈机制

通过办公室档案服务反馈机制，可以有效的掌握单位各方面的信息，从而确保单位改进工作方法，提高档案的利用效率。一般来说，办公室档案服务反馈信息包括档案价值的高低、信息系统的检索工具是否有效用以及档案具体以什么样的形式进行存放等。需要注意的是，办公室档案管理反馈信息必须具备较强的针对性与实用性，能够具体的指导单位档案管理工作人员进行工作方法、形式和效率的转变，以便于办公室档案管理机制的创新，充分发挥档案价值。

3.3 进一步健全办公室档案管理制度

为了解决办公室档案管理存在的众多问题，首先要求的就是单位领导要加强重视，对该工作予以高度的重视，从而推动档案管理工作的积极有效的推进。为此，就必须进一步健全办公室档案管理制度与工作机制，将办公室档案进行单独存放，确保档案管理能够正常有序的进行。为了今后对档案资料的查阅与整理，档案管理工作人员应该将档案分门别类进行存放，并且贴上相应的标签。在存放档案时，应该有意识的将重要的、易于丢失的档案存放在较高楼层，并且对于与门窗要特别加固，以确保档案存放的安全性。除此以外，对于档案的保密期限应该及时更新，以便其能够随着时间的推移改变保密等级（提高、降低、解密等）。如果档案已经超过保密期，就需要及时加以整理，以便于重新存放。需要注意的是，在进行这方面工作的同时，应该确保工作的监督，确保监控等设备的正常运行，以便于今后的查阅。

4 结语

综上所述，随着我国经济的不断发展以及电子信息技术的不断进步，单位内部的档案管理工作也不断完备。在这样的背景下，办公室内的档案管理工作必须提高工作效率，确保档案真正能够为其他员工服务。在信息技术的支持下，档案管理工作也面临众多挑战。相关工作人员要提高责任意识，通过掌握新的方式和技术不断提高工作效率，确保办公室工作效率的提高。

参考文献

[1] 李惠敏.浅谈档案管理的网络信息化[J].现代农业，2011（10）：108-109.

[2] 单艳梨.浅谈档案管理的网络化及其保护[J].企业技术开发（学术版），2011（1）：112-113.

[3] 张琦.企业档案管理发展的信息化之路[J].现代商业，2010（12）：57-57.