浅析电力行业档案现代化管理

摘 要：电力行业档案是区域电力发展规划、电力工程建设和电力基础设施信息等活动开展的重要信息资源载体，可以有效记载相关资源的历史、文化和数据价值。文章探讨了新时期开展电力行业档案现代化创新管理的方法措施，以确保电力行业档案资料持续合理的开发利用。

关键词：电力行业；档案管理；信息化

电力行业档案是在电力工程实践中不断积累起来的研究、应用的成果和经验，是区域电能资源优化配置、中长期规划研究工作的载体，是电力工程开发建设的指导依据，是电力工程扩容改造的参考依据，同时也能为电力工程行业科学研究提供可靠的资料和数据，对电力事业发展具有非常重要作用[1]。加强电力行业档案管理工作，强化档案法律法规宣传、提高档案管理服务意识，并结合计算机技术、数字扫描技术、模拟识别技术等先进技术，建设高效的电力档案管理和利用服务体系，为电力企业、科研人员、工程设计人员和人民群众提供高效优质的电力档案服务，是各级电力档案管理单位新时期档案管理研究的新方向[2]。

1 加强组织领导，实行规范标准化管理

2015年是完成“十二五”发展目标的收官年，国网陕西省电力公司2015年工作重点是：加快“一交两直”特高压工程建设，形成陕西“两交四直”六个外送通道，加快建设“两纵一环”750千伏骨干网架，建设分区域坚强的330千伏主干网架，加强配电网建设，提高电网智能化水平。陕西省电力工程项目投资资金大、渠道多、项目规模大，这就给我省电力行业档案管理工作提出更高的要求。

各级领导应增强档案管理意识，强调电力工程前期规划设计、投资决策、设计施工、运行管理等环节档案资料的实时性、可靠性和完善性。要实行标准化、规范化、网络化档案管理，尤其应在《档案法》、《档案法实施办法》、《陕西省档案管理条例》等法律、法规的基础上，结合电力行业特性和管理部门实际，按照《电力工程技术档案管理制度》、《电子文件归档与管理规范》、《电力工业企业档案分类规则》等规范文件要求，制订科学合理、全面完善的档案管理暂行办法、档案的借阅保密制度、档案人员岗位责任制等制度体系。通过专业档案管理知识技能和管理软件培训、会议座谈等形式，提高电力行业档案管理人员及其他电力行业工作人员的档案管理知识技能水平和责任意识，规范操作流程实行标准化档案运作管理，有效提高档案管理质量和档案服务水平[3]。

2 加大电力行业档案管理资金投入，强化协作交流，促进档案现代化管理平台建设

电力行业档案事业是政府基础设施整体规划和服务人民群众的重要资源信息载体，国家、地方政府和电力企业应加大电力行业档案事业资金投入。档案工作经费应做到年初有预算安排，尤其是档案维护、档案防护、档案抢救、档案信息化平台建设等方面，应给予充足的资金保证，要建立专项的预算项目。要按《档案馆建设标准》、《标准化档案室建设实施细则》等规范要求，建设好规范化、功能完善化的综合档案室，配置专用档案柜，做好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等安全防护配套措施[2]。应在国网公司统一协调下，强化单位间档案管理工作的协作交流，建立统一、标准、全面的电力行业档案现代化管理软件和数据库，实现统一标准、统一规划、统一设计和统一操作规范。通过添加密集架、电脑、扫描仪、复印机、监视器、消毒灭菌机等现代化设备，促进档案现代化管理平台建设，进一步提高电力行业档案管理现代化、信息化、公开化、人性化服务水平。应通过反复整改完善建设，实现档案库房、借阅室、办公室三室分开，同时，组建完善的运行管理队伍，通过定期和不定期相结合，对档案库房安全设施的运行工况进行详细检查，确保配电、温湿度装置、消防、监控等设备处于良好运行工况，提高档案管理工作质量水平。

3 合理利用计算机技术软件，加强电力行业档案管理信息化建设

通过建立统一标准的电力档案管理系统软件，结合现代信息网络技术使传统纸质版静态档案管理工作向现代电子版动态管理工作转变，实现管理标准系统化、操作电脑规范化、传递信息网络实时准确化和资源共享电子节能重复利用化。在室藏档案资源信息数字化处理过程中，要求档案管理人员或专业的数字处理人员严格按照电子档案制作技术要求和规程标准来制作与管理档案。电力工程图纸、设计报告等纸质文件进行扫描时，应严格按照《电力工程档案管理》各项技术指标要求进行档案分类、编码和扫描存档操作。同时，还要加强数字处理过程中档案的安全保密工作。

4 以人为本，注重知识技能培训，促进电力行业档案管理队伍建设

计算机以其高速运算与极强数据处理能力，给电力行业档案管理工作带来了强有力的科学管理手段与先进的检索方法，提高了档案管理效率和质量水平。标准化档案管理软件平台，对档案管理人员的知识技能提出了更高的要求，要求管理人员不仅要具备图书、情报、档案学等专业档案管理知识，同时还应具备现代网络通信信息技术应用能力和电子文档信息加工处理能力等。要改变常规“重藏轻用”的管理理念，通过专业知识技能培训、专题讲座、业余进修、交流学习等手段，有效提高档案工作者的专业知识和掌握运用现代信息网络技术的技能，培养高素质、高水平的档案管理专业队伍和熟悉档案信息专业的复合型人才，以适应电力行业档案管理现代网络信息化发展需求。

5 整合电力行业档案信息资源，促进开发利用，做到服务创新

电力行业档案是一种社会公益性资源，应转变常规服务于政府、电力企业和电力行业的思想，要树立档案是社会资源的观念真正服务于人民大众，真正实现电力行业档案资源社会化、商品化和服务价值。要在不违反《档案法》相关保密、使用权限和国网公司商业机密等基础上，建立完善可靠的电力行业档案信息更新、发布和共享机制，有效提高电力行业档案信息的公开、共享和人性化服务水平。要对档案资料进行合理权限设置，准确限定那些资料是保密不公开的、那些资料是属于社会共享的，并在此基础上将电力行业档案资料有效推入市场中，实现档案资料的社会化服务性价值。要主动了解电力行业工程建设管理者、企业和人民群众对档案资源信息的需求，积极为相关单位和人员提供及时有效数据信息资源服务，如：提供有价值的文字、图片、多媒体等资料，充分挖掘现存档案资料所具备的历史、文化价值。通过市场竞争不断提升档案管理和开发利用水平，一方面可以向企业或个人提供有偿性公开共享资源，便于档案管理单位利用该部分费用改善档案管理硬、软件条件，实现档案管理工作的可持续良性发展；另一方面，可以有效拓宽电力行业档案服务领域，确保档案资料更好地为电力工程规划建设和社会发展服务。

6 结束语

电力行业档案管理工作人员，应当以电力行业档案管理社会服务理念更新为前提，以电力档案管理资源的优化整合为条件，充分借助现代的计算机网络通信等先进的档案管理技术，努力促进电力行业档案管理模式、平台和服务意识的创新，确保电力行业档案管理资源达到良好配置水平，促进电力行业档案资源的市场化合理化利用，充分发挥其应有的社会服务责任和经济效益价值。

参考文献

[1]杨秉光，陈慧.电力行业档案管理工作测评体系的构建研究[J].档案学通讯，2011（2）：88-90.

[2]张学俊.电力行业EPC项目档案管理探讨[J].档案管理，2013（12）：73.

[3]仇红翠.电力行业如何因应档案管理信息化[J].档案管理，2010（12）：6-7.

作者简介：江寿翠（1965-），女，汉族，陕西安康，本科学历，助理馆员，主要从事档案管理工作。