论集团化OA系统的实施技术

徐金萍

摘 要：文章对集团化企业实施OA系统的整体结构、开发运行平台、系统的功能及实施等问题进行了探讨。着重分析了多层次组织架构在OA系统中的实施与应用，以工作流引擎的方式实现无纸化办公，实现基于知识管理的综合性办公自动化平台。

关键词：OA；多组织架构；工作流

引言

随着网络经济与信息化时代的到来，如何利用现代信息技术加快企业内部信息的交流，优化企业业务流程和管理模式，提高运行效率，降低管理成本，提高企业竞争力，将是摆在企业管理者面前的重要课题。

1 集团化管理及系统职能概述

公司网络协同办公系统要建立起整个集团协同运作的工作平台，帮助企业建立一种高效的日常工作处理模式，通过多层次组织结构、流程控制、知识管理与分享、信息系统集成化等手段，不断的消除存在于企业中的信息孤岛，让所有员工在统一平台上协同办公。该系统是面向所有员工和管理者的用于有效处理公司日常工作和管理的办公自动化管理系统，加强公司的信息流转，支持公司的日常工作、提高工作效率、推进公司无纸化办公，提高公司的整体反应能力。提供电子邮件的收、发、草稿等全部功能；实现公文的收发管理，追踪文件的办理情况。

2 集团化办公系统设计

2.1 集团化管理方式

由控股公司为首形成与各分公司及子公司的树状多层次和多组织的管理结构，达到逐级分配权限，查询、传递、控制的管理思想。实现控股公司与分公司、子公司之间的公文流转、流程审批、统计报表汇总。按照多层次组织授权管理，多级管理节点上可设不同权限的用户，设置多角色管理。在人员和内容管理上设置映射关系。可根据需求实现业务数据、客户数据、资产数据、收发文、公告、项目数据、财务数据的集团交互、汇总统计。

2.2 工作流

系统中应用的工作流采用了先进的J2EE构架。系统为用户提供了一个非常柔性化的工作流程管理工具，可以通过柔性工作流程，随时调整企业内的各种工作流程，图形化的工作流清晰的表达用户的业务流程，用户不需要编程，只需了解公司的业务流程，根据自己的具体需求配置，添加或删除图形元素，定义各节点的权限，从任务列表中选择节点任务等属性，以“拖拉”的方式描绘出复杂的工作流。如审批流程、会议流程、计划流程、公文流、办公用品、会议室管理、接待、委托签发等等工作流程。

2.3 角色权限管理

办公系统中根据集团架构设置控股公司的超级管理员和分公司及子公司的管理员，超级管理员主要负责为各个分公司和子公司的系统管理员进行菜单和权限的分配，由此分公司和子公司的系统管理员才能对本公司的办公系统进行权限和功能菜单的分配，系统菜单以及操作权限由各级管理员逐一的给所属公司员工进行分配；

角色中的成员继承角色的权力，角色与角色没有上下级关系，他们是平行的。通过角色赋予权力，是指按职位或项目的分类来赋予权限而不能实现时，采取的另一种方式，如：系统管理员、考勤员、资料备份员等，他们既要属于某一职位，又要拥有该职位外的一些特殊权限。

在本系统中，还有一些默认的权限，是全体人员都应该有的，如可以看到我的邮件、我的文档、我的任务、我的考勤、我的联系人等目录树；该系统安装完成后有一个系统默认角色，任何新成员都将被自动加入到该角色中，避免了权限分配时的重复劳动。

3 系统总体架构与设计

办公系统从设计到开发都是采用的面向对象的技术，基于J2EE的B/S架构，采用了多种WEB标准技术，其中也包括很多第三方插件、嵌入Office控件、数据库等技术，支持各种输入法、输入方式，集成多协议电子邮件，支持远程联网批阅文件等网上办公需求，从而使系统具有较高的灵活性以及可扩充性。系统具有良好的层次架构，主要包括数据，模型，构件，界面。提供数据访问引擎，构件引擎，界面解析引擎。从流程、数据、模型到界面，都能快速调整，增强了系统柔性，减轻维护压力。

4 系统关键技术实施

集团化办公系统以行政和业务管理为两条主线，以知识管理为核心，以互动管理为解决方案，充分考虑了企业的信息化特点，采用前沿技术，同企业管理系统及ERP系统的无缝连接；提供充分的报表工具、数据挖掘、数据仓库工具进行办公系统同业务系统的整合。

办公系统要突出工作空间的概念，使企业内部的工作由手工或半手工状态向信息化状态转变；通过互动工作平台模块，支持个人工作台的自定义功能；各个业务功能点作为工作台上的一个插件，可由系统应用人员自行调整，充分体现个性化定制所带来的工作乐趣。支持管理流程图形化的定义；信息在整套系统中可以无缝流动。

支持跨平台的连接，包括不同操作系统、不同数据库、不同业务流程的连接。支持同企业管理系统及ERP系统的无缝连接；提供充分的报表工具、数据挖掘公司、数据仓库工具进行办公系统同业务系统的整合。

办公系统主要包括移动办公、知识管理、资源管理等几大系统管理，其中的公文管理系统是办公自动化中最基本、最实用的系统之一。公文管理包括：公文发文拟制、公文收文登记、公文审批、公文发文管理、公文收文管理、公文附件管理、公文副本及管理、待办公文、公文审批、审批公文管理、公文上报及上报管理、公文传阅及传阅管理、待阅公文、公文归档、公文销毁、公文作废还原、公文接收等功能。系统的公文管理充分体现了协同办公、知识管理的思想。

支持视频会议和视频电话，按照管理体系的要求，能够实现控股公司及各分公司间的视频会议，形成各集团公司同下属企业的视频会议，实现企业内部的视频会议和网络视频电话。支持视频监控系统，在企业内部生产车间、关键部位、关键部门等安装视频监控系统，该视频监控系统支持移动办公。

ERP系统定位于生产管理平台，网络协同办公平台为通用性的办公管理平台。因此办公平台中不会生成生产数据，但在办公过程中不可避免的要参照生产过程中的相关数据，为办公系统中的业务审批等功能操作提供数据支持。因此在办公平台需要通过ERP系统获取生产数据、业务报表等信息，做好办公系统与ERP系统的数据接口问题，可以直接在办公系统中统计分析ERP中的生产、销售等相关数据，帮助公司领导层做出决策。

人力资源系统主要是根据公司的组织架构进行人员部门、学历、职务、工资等信息的管理，在办公系统中要体现多层次的组织架构，需要根据人力资源系统中的组织结构进行系统的角色和权限的设置，保证数据的一致性和安全性。

集团化办公系统充分提供完整的ISO文档管理架构，涵盖了企业文档在签核中、签核完待发行、发行后待实施、实施中及旧版归档等五个阶段的文档管理功能，使企业能够根据迅速变化的竞争环境和由于人员变动而发生变化的企业管理环境调整文档管理工作流程，使企业能够提供持续的高品质的服务质量。

通过全面实施集团化办公系统，基本上實现了无纸化办公管理和应用的易用性管理，增强了企业信息化建设的深度和层次，通过多单元、深应用、高技术的标准为中国企业打造信息化建设平台。增强了集团公司内部的信息共享和交流，提高了沟通效率，一定程度上降低了办公和内部沟通费用。

参考文献

[1]北京中科软件科技公司办公自动化系统的设计方案建议书[Z].

[2]王连印，于师孟.政府办公自动化系统的设计、实现和应用[J].2003，24（6）：78-80.