OA系统在企业信息管理中的应用与实现

马凤杰

摘要：办公自动化（OA），将办公特定流程、环节与日常事务联系，使得办公文件在不同工作点进行传输、审批，大大提高了办公效率，该文主要阐述了OA系统在企业信息管理中的重要性，同时对现代企业办公自动化系统的应用进行分析，阐述了构建OA系统的方式。

关键词：OA系统；企业信息管理；应用

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）02-0006-02

Abstract： Office automation （OA）， the office specific process， links and the daily routine contact， making office documents in different working points for transmission， approval， greatly improving the efficiency of the office， this paper mainly expounds the importance of the OA system in the enterprise information management， at the same time， the modern enterprise office automation system application analysis， elaborated the construction of OA system.

Key words： OA system； enterprise information management； application

随着科技的发展，企业引入了办公自动化，提升了管理专家关注重点——企业管理效率，减少不必要的人员，以及公司内部管理层，采用信息技术，追求投入产出比的最优化。在管理过程中，实现资源共享、用户访问统计、信息反馈等。以用户为起点，减少繁琐的信息传递环节，实现异地数据资料传播，便于公共信息的共享，最终满足用户信息需求。其定位优势，提高了企业管理人员的管理能力与效率，为管理者提供了决策依据。

1 信息管理系统的概念与功能

可由人、计算机和其他外围设置对信息采集、传递、存储、加工并维护、使用等操作的系统，为信息管理系统（Office Automation System）。以达到企业信息管理水平为目的，充分利用网络通信技术及计算机软硬件是它需要完成的主要任务。通过调研企业内部的人力、物力、财力和技术设备等各方面资源，发现问题并建立相对完善的基础数据库，根据需求的不同，分别处理加工，最终编制各种信息，为公司管理层的正确决策提供准确数据，为公司的决策层提供最新且最准确的信息，提高管理水平、经济效益，从而促进企业的整体发展。

1）登录的管理：每位用户都拥有属于自己的账号和密码，设置了使用权限，保障了用户的隐私。2）公文收发管理：是需要重点实现的功能模块，主要用来实现收发文的自动处理，使传阅文件变得简单省时，提高了每个部门的办公效率。3）企业工作流：公司办公流程将全部转移至系统中操作，实现工作报告的提交与审批等业务流的操作。4）办公事务：通过请示汇报并实现及时事先传达相关信息，根本上提高了办公处理效率。5）个人事务：个人邮件的收发管理，修改个人信息，实现所需要的日程安排与密码等信息的修改和出差授权等功能。6）档案管理：系统管理员可实现登陆、打印、统计、注销、借阅等一系列操作，还可上传文件实体等，可操作案卷排序、合并等编辑工作。7）网上交流：集成在线交流与网络论坛的功能，满足工作人员及时交流的需要，使办公环境更加灵活，自动化系统更加人性化。8）辅助办公：可管理车辆、办公用品等，以便满足办公室内资源的合理使用。

2 企业引进与实施OA系统管理的意义

1） 发挥作用

企业引进发展OA系统，改进了信息管理工作，促进了企业办公自动化，使企业信息管理方式得到大规模改革。通过搜索方式，查询文件节约了大量时间。OA系统实施办公自动化，主要将企业成员加入系统，采用共享文件或群发邮件形式规范日常工作，从而实现公司内部人员的信息交流传递，达到高效的信息使用，节省了信息搜索时间，减少劳动力，为员工工作提供了方便。OA系统的使用使得企业所有事务在管理过程中形成了较大的信息网络集成，企业上下级人员均可在信息网络中进行工作并交流，打破传统信息传递模式与传统交流方式，实现了信息横向传播，促进企业信息管理。

2） 提高了管理人员的综合素质

OA系统在企业办公自动化管理上带动了信息管理工作的变更，也使得管理人员思想观念以及认识新事物能力有所提升。OA系统的使用，实现办公自动化同时也不断丰富了管理人员的知识，使其掌握科学的管理模式与先进的管理技术。OA系统的使用深化了信息管理人员的管理概念，突破了陈旧思想，引领工作者管理手段步入更加现代化、科学化发展水平，改变其对信息的概念与管理模式，有效提升管理效率，最终达到提高信息管理水平，增强了管理人员的综合素质。

3） 提高信息管理质量

传统方式使用人力管理企业内部信息，通过工作人员对大量信息数据进行统计分析，随着信息时代的到来和信息技术的发展，计算机技术在信息管理过程中逐渐得到使用，一定程度上辅助了信息管理工作，但当数据过多时，借助计算机处理也需要较多时间，从而影响到工作人员工作，在此情况下，需要加大工作人员的工作量。OA系统的使用至今还存在一系列问题，然而该系统使用的自动化上报程序可将文件通过网络形式层层上报，上级人员可分工审批及文件签字，大大提高了工作效率，避免数据处理中的数据损失浪费的较多时间。OA系统具有自动保存功能，可将大数据进行保存，使得信息管理质量得到保障。

4） 加强办公安全可靠性

企业信息管理中存在大量数据内容，非授权用户对系统的非法访问会使得企业信息泄露或发生信息破坏丢失等现象，对此，OA系统根据权限对企业内部信息数据分层管理，不同权限分为不同级别的管理者和用户，管理者对重要文件设置访问密码，避免非相关人员的非法访问。管理者可使用办公自动化系统建立用户管理表或管理数据库，当用户登录输入准确用户名和验证码的同时，系统对用户权限进行自动分配。

2 OA系统在企业管理中的实现

1） 系统设计原则

OA管理系统的构建须遵循以下原则：（1）数据管理：对已归档业务，需要终端用户输入业务关键字，以此作为查询的基础。同时管理人员还可对无效业务进行删除操作。（2）相关数据集成：OA管理系统需要具备处理考勤类型数据的能力，人事管理人员可通过该数据获取工作人员考勤情况。（3）信息发布：根据公司内工作需要，管理人员发布相关信息至OA信息发布区，所有公司内工作者可以通知的形式接受此类消息。（4）支持移动办公：出差人员可通过网络随时登陆OA办公系统，访问公司内信息。

2） 系统的实现

OA系统实现复杂业务流程的电子化流转，其中每项工作的设计均包括表单定义、流程定义和工作流引擎。OA系统主要包括了以下几大流程的处理模块：（1）日常工作模块：包含了工作人员向上级主管领导提交的工作计划申请，由经营管理部门指定权限部门发布的公司内消息通知。（2）费用相关模块：基于财务部门的特殊性及其特殊要求，目前设计了三项流程，借款申请、差费报销、生产采购费用报销，实现纸质与OA系统信息管理审批的同步进行。纸质文件将作为财务人员行为依据，电子文件则是以信息共享的方式让管理部门进行数据统计与分析。（3）公文管理：日常公文管理主要包括了印章的使用与申请、外来文件发布等模块，经营管理部门相关人员将对此模块的内容进行审批与发布。（4）考勤模块：此模块提供的信息可统计人员流动具体情况，包括请假申请、加班申请、市内公出申请等。（5）服务支持：由车辆使用申请、办公用品申领、复印文件申领、耗材申领、会议室使用申请等几大部分组成，模块审批同样需要管理部门相关人员的实施。

3） OA管理系统的信息安全

通过B/S方式，OA系统实现了终端用户对数据的访问，确保了终端用户的身份真实性，是推广该系统应用所要解决的首要问题之一。基于传统的用户名加密码的认证模式，极易造成用户的密码泄漏，导致OA系统数据被非法访问甚至破坏，使得信息无法得到安全保障。

可基于数字证书共建OA管理系统，利用PKI技术进行身份认证，提出安全解决方案。企业CA负责向终端用户发布数字证书，为该用户提供合法身份证明。采用USB Key作为介质，使用限于该介质内的密钥。此模式可解决OA用户认证安全，加上目前OA应用上的单点登录，为OA系统的推广提供了安全保障。

3 OA系统在企业信息管理中的应用效果

1） 提高办公效率：OA系统的应用可以更方便、更快捷地传输共享信息，使办公资源运用合理。改变过去加上手工办公方式，实现全方位信息的采集与处理，根本上提高办公的质量，从而改变办公环境条件，减轻工作压力与劳累度，做到高速、高效、协同工作，防止或尽可能减少人为失误，提高工作效率的同时，实现管理、决策科学化发展。

2） 节约办公经费：OA系统应用在信息管理上，大大减少了过去企业信息管理模式耗费的人力物力。过去一份公文从拟稿到成文，满篇涂改的时代已经过去了，取而代之的是文件资料的电子化，清晰明了，可以通过电脑即时管理与存取，减少纸质浪费，实现无纸化办公，根本上节约了经费，减少了办公成本。

3） 工作人员责任心增强：企业中信息管理应用OA系统，实施此自动化系统后，系统将会记录工作人员在系统中办公的所有操作，这样使得每位工作者的工作细节都有据可查，出现问题时责任可明确到人，提升了每位工作者的责任心。

4） 提高工作人员素质与管理能力：信息管理系统变革为自动信息管理系统的网络办公模式，对每位工作人员的个人素质都有了更高的要求，这不仅是管理方式的升华，更是一种改革。所以只有学好计算机等知识，才能适应时代要求，工作者只有规范日常操作，养成一个好的习惯，才能使公司的信息管理更加规范化，整体提高管理水平。

4 结语

OA系统在企业信息管理的推广应用为企业信息管理的发展带来了极大的促进作用，提高了企业综合管理水平和办事功效，进而提高企业运营能力。

参考文献：

[1] 李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J].计算机应用研究会，2000（7）：47-50.

[2] 刘莹.探计OA系统发展趋势[J].华南金融电脑，2005（3）：46-48.