论秘书的信息工作

王 乐

（中国航天空气动力技术研究院，北京 100074）

论秘书的信息工作

王 乐

（中国航天空气动力技术研究院，北京 100074）

信息，自古以来都是各级领导决策和管理的重要条件和手段。当前，已进入信息爆炸的时代，互联网深刻改变世界，人人都成为信息的接受者和传递者，信息已成为现代社会的宝贵资源之一。而现代社会的秘书工作将是知识和信息高度密集的领域，涉及到信息收集、鉴别、储存、处理、输出、反馈等多个环节。作为秘书，必须做到在信息工作领域内运筹帷幄，为决策者提供有效服务，才能更好地做好领导的参谋和助手。

秘书；信息；管理

1　信息工作在秘书工作中的地位

秘书的信息工作主要是指根据领导与上级部门的要求了解情况、掌握动态，发现问题、加工处理、综合分析，提供信息资料给领导参考。具体来说，表现在以下几个方面。

1.1 是汇报工作、反映情况的重要途径，也是辅助领导科学决策的基本条件

信息是各级领导管理各项事务的依据，特别是在科学决策和管理的过程中，越来越依赖于信息的充分性、准确性和及时性。秘书部门是单位的工作枢纽，这样的性质和定位决定了信息工作是秘书的核心工作内容之一，可概括为收集信息、加工信息、输出信息和反馈信息。具体来说，首先是收集过去和现在的信息，积累大量的重要素材，为迅速形成好的文稿奠定基础；其次，加工处理信息，提供准确、完整、有参考价值的信息，为决策提供强有力的支撑。

1.2信息工作的水平决定了秘书工作的水平

秘书工作的核心是做好领导同志的参谋助手。领导同志对信息有着强烈的需求和很高的要求，秘书要当好参谋助手，信息工作就是其中最重要的一个方面。有价值的信息，可以让领导省去很多时间、少走很多弯路，其意义不可估量。秘书信息工作做得如何，反映出为领导服务的层次和质量，反映出领导的信息敏感性，也反映出秘书工作的整体水平。是否能准确及时的报送信息也就成为了衡量秘书工作的一个重要参考。

1.3信息化发展对秘书信息工作提出了更高的要求

当前，信息的丰富程度前所未有，传播速度越来越快，作用也越来越大。秘书部门作为单位的信息中转站，可以直接接触到单位最重要的信息，一般来说还管理着文书、机要、档案等多个方面的工作，能够保证信息工作环环相扣，加快信息运转速度。随着信息网络技术的不断发展，办公自动化水平日益提高，许多重要的情况通报和上级指示精神的传达，通过现代信息渠道可即时完成，使许多文件和会议得到精简，从而大大提高了秘书部门的工作效率。因此，信息技术对开创秘书工作新局面起着强有力的推动作用，也对秘书信息工作水平提出了更高的要求。

2　秘书信息工作的思路和重点

2.1深入研究信息工作规律

秘书信息工作不断发展的动力，来自于领导的信息需求与信息供应之间的矛盾。领导对信息的需求是复杂的、多方面的，但仍有很多共性；从事信息工作的秘书人员，也存在一定的工作规律。一是信息需求制约。领导对信息需求的重点不同、进度不同、利用不同，决定了不是什么信息都可以报送。二是信息时限制约。领导对信息的需求都有时间上的要求，而信息一般都是体现某阶段工作特点的，具有很强的时效性，一旦超过了时限制约，信息所起到的作用就大打折扣。三是随着时代的发展，信息需求质量提升，各方面的工作标准和领导决策水平不断提高，要求信息工作水平不断提高。四是把握隐性需求。领导不会把所有的信息需求都明确表达出来，这就要求秘书人员善于发现隐性需求，抓住对推动工作具有潜在价值的信息，使信息工作达到更高的水平。

2.2 始终围绕中心工作进行信息工作，加强信息工作的针对性和目的性

领导所关心的重要问题就是单位的中心工作，也是秘书信息工作的出发点和落脚点。秘书的信息工作要紧紧围绕领导关心重视的问题，学会站在领导看问题的角度上，与领导“换位思考”，领会领导意图。一是要多向领导请示汇报，确保信息工作与领导最关心的问题合拍；二是多研究收集反映领导思路的材料，捕捉领导意图，力求信息工作想领导之所想，急领导所急；三是多参加各种会议，交流沟通情况，有针对性地收集重要的信息素材。

2.3转换信息上报角度

在信息工作中，应以本单位的重大举措、重点工作、重要思路、创造性做法、成绩和经验为重点，但若一味强调本工作的重要性，而其又都是单位的正常工作信息，就难以引起上级领导的关注和重视。这就要求秘书人员要善于选择有新意、有吸引力的角度，抓住领导的关注点和兴奋点，与领导需求紧密结合。同时，也要认真研究单位实际情况，将上级精神与实际情况相结合，发挥上级统筹指导的作用，增强本单位工作的活力，使信息工作生机勃勃，并得到上级领导的青睐。

3　加强秘书信息工作的具体措施

3.1深刻理解信息工作重要意义，加强机制建设

秘书要充分意识到信息工作的重要意义，深刻了解信息工作在宣传成绩、反映问题、推动工作等方面的独特作用，为信息工作创造良好的环境和条件。当前社会信息量巨大，仅靠个人力量收集信息并加以分析是难以成功的。因此必须在单位内部建立信息工作机制，建立信息工作的载体和平台，特别要健全信息员队伍建设、信息考核评价机制等，改进信息工作中的薄弱环节。

3.2掌握足够的信息能力和信息知识

秘书应具备收集、分析、处理和运用信息的能力。第一，拓展信息渠道，善于通过各种方式获取信息，达到及时、准确、全面获取信息的要求；第二，认真筛选信息，在繁杂的各种信息中准确地找到领导关心的信息，以便领导能够谋划全局、正确决策；第三，掌握信息处理能力，认真分析获得的信息，找出问题，提出解决措施，不仅仅简单地传递信息，而是开展信息深加工。

而要具备这些能力，就必须有一定的信息知识做铺垫。首先是信息文化知识，即具备基本的科学文化常识，正确的理解和应用信息概念；其次是计算机和信息网络技术常识，掌握基本的办公自动化软件、通讯软件等工具软件使用操作，才能迅速捕捉所需的信息；第三要具备一定的外语和法律法规知识，才能从多角度、多方面了解和接受新信息，确保获得信息的广度和深度。

3.3创新信息工作思路和方法，提高信息工作质量

当今社会发展变化很快，信息过时、老化的周期大大缩短，秘书人员必须牢牢把握信息工作发展方向，不断创新信息方法，在发现有新意的信息上下功夫。一是要在发展、变化中创新，创新是一个过程，只看到自己工作的小范围是不够的，除了这些看得到、摸得着的工作之外，还要关注超前性宏观信息，并加以创新提炼；二是在学习借鉴中创新，不仅要把眼光落在本业务的信息中，还要向其他地方、行业学习，借鉴先进经验，结合本单位实际融会贯通，在外地经验与本地实际结合的过程中，产生创新；三是提高信息工作质量，信息工作要有高度，立足微观，着眼宏观，围绕大局，反映中心工作，更要有深度，不仅是叙述现状，更要分析问题、解决问题、提出对策，这样的信息才是领导真正需要的。

3.4加强信息保密意识

办公自动化系统的大规模使用，提高了办事效率，但同时也为信息泄露和被窃取提供了便利。秘书人员在获取和使用信息的过程中，必须遵循法律和相关规定，加强道德修养建设和保密意识，自觉保护他人的知识产权和隐私权，防止信息泄密事件的发生，避免危害社会或侵犯他人的合法权益。

4　结　语

信息是现代社会的重要资源，信息工作也是各单位展示宣传、获取支持的主要平台，其意义重大，任务艰巨。对秘书来说，掌握信息工作是基本素质，信息工作的好坏是衡量秘书工作是否合格的重要标准。只有不断提高秘书人员对信息的搜集、理解、分析、处理能力，使其掌握更多、更及时、更有价值的信息，才能为领导工作提供基础和依据，才能在科学决策中掌握主动权，才能在未来的竞争中立于不败之地。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.159

C931.46

A

1673-0194（2015）12-0215-02

2015-04-16