加强人事档案管理的措施研究

陈艳茹

（鄂尔多斯市疾病预防控制中心，内蒙古 鄂尔多斯 017000）

加强人事档案管理的措施研究

陈艳茹

（鄂尔多斯市疾病预防控制中心，内蒙古 鄂尔多斯 017000）

在目前的人事代理制度下，作为单位重要档案组成部分的人事档案，主要由本单位以及地方人才交流中心同时进行管理。但是，人才交流中心对档案管理有一定的限制，疾控机构人事档案某些方面材料很难纳入人才交流中心代管档案范围内；另一方面，人才交流中心对人事档案的办理也有周期限制，需要调用时，办理手续也比较繁琐。因此笔者认为，为适应平时的工作需求，结合实际情况，应对人事代理制度下的人事档案管理做适当的调整。

人事档案；疾控；人才交流中心；档案管理

1　建立具有较强专业性的人事信息数据库

要建立一个专门管理疾控工作人员的信息数据库，将全部疾控中心工作人员的基本情况、工资构成、学历水平、擅长技术、培训记录等录入数据库，保证数据的正确性，并使之随人事变动进行相应的数据修改。为最大限度的支持疾控工作，在建立数据库的过程中，应结合实际情况采集信息。信息采集是数据库建立中最重要的环节之一，保证数据的准确性是所有工作的出发点。为保证信息的准确性，经过不断研究并结合实际情况，制定了信息审核制度、信息采集制度及保密制度，由专门的工作人员进行信息采集，仔细审核。

如果信息采集过程中出现差错，会导致建立的数据库没有意义，甚至还会给疾控工作带来不必要的损失，因此信息采集人员一定要有强大的责任心，认真工作，保证数据的正确性。

2　发挥疾控人事数据库的作用

通过上文所述，可以把数据库建立起来，用以管理疾控部门的档案信息。在遇到突发事件时，通过查询数据库，能快速获得处理突发事件的合适人选，最大限度的调动资源，使损失最小化。标准化的数据库，能够实现信息自由检索，很大程度上减少了工作量，提高了工作效率， 简化办事流程，避免疾控工作中由于信息不准确带来的失误。

如何最大化充分利用疾控档案数据库，对疾控档案的工作人员来说仍具有一定的挑战性。首先，必须要懂得建库工作重在应用，得不到应用的数据库毫无价值，同时要不断升级数据库，逐渐完善软件的各项功能。在输入数据时，可根据系统提供的视图、列表、模板等多种方式逐项录入所需的信息；在工资管理方面，利用系统预置的国家机关事业单位工资标准体系，自动完成工资晋级、定级、晋职、晋档等各项数据的调整。为进一步验证数据库的可靠性，可先利用系统对一部分信息进行操作，然后再采用人工办法对相同的数据进行操作，比较两个结果，若结果一致，则进一步说明了系统的可用性。通过录入详细的档案信息，所有复杂的统计工作均由系统自动完成，并按照设置好的格式生成报表，这在很大程度上提高了工作效率，节约劳动成本，并能保证信息的准确性，及生成的各种表格、报表的正确性，为工作提供了极大的方便。此外，利用数据库可以快速生成各种表格，如人员基本情况登记表、干部任免审批表、工资套改登记表、工资异动审批表、社会保险申报表等。利用计算机读取数据，直接产生各种相应表格，提高了疾控部门的工作效率。在干部选拔时，通过对各种数据的读取，短时间内就能理清候选人信息，做出相应报告，为上级领导提供准确的信息，为领导决策提供正确依据，提高决策精准度。使用现代化信息技术管理疾控中心的人事档案，能有效保证疾控部门人事信息的正确性与安全性，降低人为因素的干扰，大大提高信息利用率，提高工作效率。

3　拓宽专业性强的干部人事数据库服务范围

在专业性较强的事业单位，专业技术人员的流动比较频繁。过去，人员的调动、转岗、退休手续极为复杂，现在只要轻轻敲打键盘，所需资料几分钟就能办妥。要充分发挥干部人事数据库的作用，使软件中的格式随形势变化而变化，并使文字保持与时俱进。

利用计算机管理干部人事档案，逐步开发档案信息为干部人事工作服务的层面。可通过中心内部局域网实现干部档案信息资源共享，使组织领导能够直观快捷地了解和掌握各级干部队伍状况，有效地提高干部人事档案信息的利用率和使用价值，为各业务科室快速提供人事信息服务打下基础。在搞好干部人事档案信息系统的建设和开发利用工作的同时，改变传统的干部人事档案管理方式，实现档案编目、档案转递、材料收集等多项基础登记工作的计算机管理，逐步把干部人事档案管理从手工操作方式中解脱出来。

4　结　语

人事档案作为单位人事管理的重要组成部分，其管理水平对人事制度的改革有重大影响。努力开发并高效利用档案信息资源，为疾控工作提供优质服务是疾控档案工作的立足点和出发点，是权衡疾控档案工作好坏的基本标准。实现疾控人事档案网络化管理和信息化管理，是信息快速发展的必然趋势，是政务电子化发展的最终选择。在信息化快速发展的今天，传统的疾控档案管理方式已不能适应当前形势，要结合疾控工作的需要，尽快开展疾控档案信息化的工作。

主要参考文献

［1］ 林晓云.关于人事档案管理创新的几点建议［J］.北京档案，2011（7）.

［2］李宪寅，张燕超，张务恒.做好档案工作促进企业发展［J］.煤炭工程，2011（z1）.

［3］王雨霞.浅析人事档案的现代信息化管理方法［J］.华章，2011（9）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.150

G275.9

A

1673-0194（2015）12-0202-01

2015-04-22